Mẫu 940 và thuế FUTA là gì?

Câu trả lời ngắn gọn

Mẫu 940 là tờ khai liên bang hằng năm dùng để báo cáo thuế FUTA, viết tắt của Federal Unemployment Tax Act. Nói đơn giản, nó giúp tài trợ cho các chương trình thất nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên, bạn có thể cần phải nộp.

FUTA thường là khoản thuế do người sử dụng lao động chi trả. Điều này có nghĩa là nó thường không bị trừ vào tiền lương của nhân viên như thuế thu nhập liên bang hay thuế An sinh Xã hội (Social Security) và Medicare. Nhiều chủ doanh nghiệp lần đầu để ý đến vấn đề này khi họ thiết lập payroll hoặc khi nhà cung cấp payroll hỏi về tài khoản thất nghiệp liên bang và tiểu bang.

Quy định cụ thể phụ thuộc vào tình huống payroll của bạn, tiểu bang của bạn, và việc bạn có đáp ứng ngưỡng nộp hồ sơ của IRS hay không. Quy tắc và hạn nộp có thể thay đổi, nên đây chỉ là thông tin chung. Hãy xác nhận yêu cầu riêng của bạn với một nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện, và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang.

Ai thường phải nộp Mẫu 940

Nhiều người sử dụng lao động cần nộp Mẫu 940 nếu họ đã trả lương cho nhân viên và đáp ứng bài test của IRS cho FUTA. Một quy tắc phổ biến mà chủ doanh nghiệp hay nghe là: bạn có thể cần nộp nếu bạn trả $1,500 trở lên tiền lương trong một quý theo lịch, hoặc nếu trong năm bạn có ít nhất một nhân viên trong 20 hoặc nhiều tuần khác nhau (ít nhất trong một phần ngày). Có các quy định đặc biệt cho nhân viên làm việc trong hộ gia đình, lao động nông trại và một số trường hợp khác.

Nếu bạn mới hoàn toàn với payroll ở Mỹ, ý quan trọng là: việc thuê nhân viên có thể tạo ra trách nhiệm thuế thất nghiệp liên bang, dù khoản thuế này nhìn chung do doanh nghiệp chi trả chứ không bị khấu trừ từ tiền của người lao động. Thuế thất nghiệp của tiểu bang cũng có thể áp dụng, và quy định từng tiểu bang khác nhau.

Nếu bạn không chắc người lao động của bạn là nhân viên hay là người làm tự do (independent contractors), hãy tìm hướng dẫn chuyên nghiệp trước khi nộp. Gán nhầm loại hình lao động có thể gây ra vấn đề về payroll và thuế.

Cách tính thuế FUTA thường được thực hiện

FUTA thường được tính dựa trên một phần nhỏ tiền lương của mỗi nhân viên, nhưng chỉ áp dụng đến giới hạn lương hằng năm được đặt theo quy định liên bang. Nhiều chủ doanh nghiệp nghe mức thuế suất FUTA liên bang tiêu chuẩn, sau đó nghe thêm về khả năng được khấu trừ (credit) cho thuế thất nghiệp của tiểu bang nếu đã nộp đúng hạn. Khoản credit đó có thể làm giảm chi phí liên bang thực tế của nhiều doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng vậy.

Nói theo cách dễ hiểu: doanh nghiệp có thể phải nộp thuế thất nghiệp liên bang FUTA cho phần đầu tiên của tiền lương hằng năm của mỗi nhân viên, và số tiền thực tế có thể thay đổi tùy tình huống thuế thất nghiệp ở tiểu bang của bạn và việc tiểu bang của bạn có chịu quy tắc giảm trừ credit liên bang đặc biệt hay không.

Vì quy định của tiểu bang thay đổi và một số tiểu bang có thể ảnh hưởng đến số tiền liên bang cuối cùng, đừng cho rằng một ví dụ đơn giản trên mạng sẽ khớp với doanh nghiệp của bạn. Hãy xác nhận mức thuế suất hiện tại, mức lương tính thuế (wage base), và mọi khoản credit với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế.

Khi nào nộp Mẫu 940 và khi nào trả FUTA

Mẫu 940 thường được nộp 1 lần mỗi năm. Dù biểu mẫu là theo năm, các khoản thanh toán FUTA có thể cần phải được nộp (deposit) trong năm nếu tổng thuế FUTA bạn đã tích lũy vượt ngưỡng deposit của IRS cho một quý.

Dịch vụ payroll thường sẽ theo dõi giúp bạn, tính xem cần nộp bao nhiêu và xử lý việc nộp hồ sơ lẫn deposit nếu phần đó có trong kế hoạch. Nếu bạn tự làm payroll, bạn cần theo dõi cẩn thận các ngưỡng và hạn nộp. Bỏ sót một khoản deposit hoặc nộp hồ sơ trễ có thể dẫn đến thông báo, tiền phạt hoặc tiền lãi.

Nếu bạn thuê ngoài payroll, hãy hỏi nhà cung cấp giải thích rõ ràng là họ chỉ tính FUTA hay họ cũng thực hiện deposit và nộp Mẫu 940 cho bạn. Hãy xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản trước khi bạn ký.

Dịch vụ payroll có thể giúp gì

Dịch vụ payroll thường có thể giúp mở/thiết lập tài khoản thuế thất nghiệp, tính FUTA, theo dõi hạn deposit, nộp Mẫu 940 và sắp xếp các công việc payroll cuối năm. Nhiều dịch vụ cũng hỗ trợ chạy lương (pay runs), chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), nộp tờ khai thuế payroll và các mẫu W-2 hoặc 1099.

Chi phí payroll thông thường cho doanh nghiệp nhỏ hay rơi vào mức phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo từng nhân viên. Một mức ước tính rất sơ bộ có thể là khoảng $25 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ cho mỗi người được trả lương, với khả năng có thêm phí cho payroll đa tiểu bang, dịch vụ nộp tờ khai thuế, các mẫu cuối năm, phí thiết lập, hoặc hỗ trợ nhanh hơn. Đây là các khoảng giá chung, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tần suất trả lương, những gì được bao gồm và tiểu bang của bạn.

RunWise Pay là dịch vụ ghép miễn phí, không phải nhà cung cấp payroll, kế toán, nhân viên ghi sổ (bookkeeper) hay tư vấn thuế. Chúng tôi không chạy payroll hoặc nộp thuế. Chúng tôi giúp bạn so sánh các lựa chọn từ những nhà cung cấp payroll tham gia để bạn có thể chọn người/đơn vị để thuê. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép miễn phí hoặc tìm hiểu thêm về các dịch vụ payroll.

• Hỏi xem việc nộp Mẫu 940 có được bao gồm không
• Hỏi xem việc deposit FUTA có được bao gồm không
• Hỏi xem việc nộp hồ sơ thất nghiệp của tiểu bang có được bao gồm không
• Hỏi về phí thiết lập, phí cuối năm và thời gian phản hồi hỗ trợ

Cờ đỏ và mẹo thực tế trước khi thuê dịch vụ

Nếu một nhà cung cấp diễn giải mơ hồ về việc nộp hồ sơ thuế payroll, hãy cẩn thận. Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng “payroll dịch vụ trọn gói (full-service payroll)” có nghĩa là mọi tờ khai và deposit đều được bao trả, nhưng các gói có thể khác nhau. Một nhà cung cấp có thể bao gồm Mẫu 940 và phần xử lý thuế thất nghiệp, trong khi nhà cung cấp khác có thể tính thêm phí hoặc để một số bước lại cho bạn.

Hãy để ý các cờ đỏ như giá mơ hồ, phí ẩn, không có cam kết rõ ràng về việc nộp tờ khai thuế, hỗ trợ kém hoặc bị gây áp lực ký nhanh. Nếu việc liên hệ hỗ trợ khó khăn trước khi bạn trở thành khách hàng, đó có thể là dấu hiệu cảnh báo.

Dùng checklist đơn giản này khi bạn so sánh các lựa chọn:
1. Hỏi chính xác các tờ khai payroll liên bang, tiểu bang và địa phương nào được bao gồm.
2. Hỏi ai là người xử lý deposit FUTA và Mẫu 940.
3. Hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu việc nộp hồ sơ bị trễ hoặc sai.
4. Xin tất cả các khoản phí bằng văn bản, bao gồm phí thiết lập, các mẫu cuối năm, sửa đổi (amendments) và thông báo.
5. Hỏi cách hoạt động của bộ phận hỗ trợ và họ phản hồi nhanh như thế nào.
6. Xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản trước khi bạn ký.

Nếu bạn vẫn đang học những kiến thức cơ bản, các hướng dẫn của chúng tôi có thể giúp bạn. Và nếu bạn muốn một cách dễ hơn để so sánh các nhà cung cấp, RunWise Pay có thể ghép miễn phí cho bạn. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và mục đích kinh doanh như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), số người bạn trả lương, tiểu bang và ngôn ngữ bạn muốn — không bao giờ thu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ nhân viên.