Chạy payroll: chu kỳ trả lương, giờ làm và lương thực nhận

“Chạy payroll” nghĩa là gì?

Chạy payroll là quy trình lặp lại để trả lương cho nhân viên của bạn một cách chính xác và đúng hạn vào mỗi kỳ lương. Một dịch vụ payroll thường thu thập giờ làm hoặc số tiền lương, áp dụng mức lương, tính các khoản khấu trừ và khoản khấu trừ thuế, rồi tạo ra “lương thực nhận” của từng người — tức số tiền họ thực sự mang về.

Với nhân viên theo giờ, điều này thường bao gồm giờ làm thường, làm thêm giờ, thời gian nghỉ được hưởng lương, tiền thưởng, hoặc khoản hoàn trả (nếu nhà cung cấp hỗ trợ). Với nhân viên hưởng lương theo tháng (salaried), thường là việc kiểm tra số lương, các thay đổi (nếu có), và các khoản khấu trừ trước khi duyệt để chạy payroll.

Dịch vụ payroll cũng có thể hỗ trợ tạo phiếu lương, gửi chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), và lưu hồ sơ cho từng kỳ lương. Một số nhà cung cấp bao gồm cả việc nộp thuế payroll và các mẫu biểu cuối năm, trong khi một số khác tính thêm phí, nên điều quan trọng là cần xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký hợp đồng.

RunWise Pay không chạy payroll và cũng không nộp thuế. Chúng tôi là dịch vụ đối sánh miễn phí giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ so sánh các nhà cung cấp payroll cho các dịch vụ như chạy payroll, nộp thuế, chuyển khoản trực tiếp, và các mẫu biểu cuối năm.

Nhà cung cấp payroll thường xử lý chu kỳ trả lương như thế nào

Một nhà cung cấp payroll tốt nên giúp mỗi chu kỳ lương trôi chảy và rõ ràng, không gây căng thẳng. Thông thường họ sẽ đưa cho bạn lịch trình, cho bạn biết ngày/cutoff để nộp giờ làm hoặc các thay đổi, và cung cấp bản tóm tắt trước khi payroll được hoàn tất.

Các bước cụ thể sẽ khác nhau tùy nhà cung cấp, tiểu bang của bạn, và việc bạn trả lương cho nhân viên, người làm theo hợp đồng (contractor), hay cả hai. Quy định và hạn chót có thể thay đổi, vì vậy đây chỉ là thông tin tổng quát — bạn hãy xác nhận quy trình hiện tại với nhà cung cấp và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang.

• Thiết lập mức lương theo từng nhân viên, lịch trả lương và các cài đặt payroll cơ bản
• Thu thập giờ làm đã được phê duyệt, số tiền lương, tiền boa, tiền thưởng hoặc các thay đổi
• Tính lương tổng (gross pay), các khoản khấu trừ, khoản khấu trừ thuế và lương thực nhận
• Rà soát và phê duyệt payroll trước thời hạn xử lý
• Gửi tiền bằng chuyển khoản trực tiếp, séc, hoặc phương thức khác do họ cung cấp
• Tạo phiếu lương và báo cáo payroll để bạn lưu hồ sơ

Lương tổng, khấu trừ, khấu trừ khác và lương thực nhận — nói đơn giản

Lương tổng (gross pay) là tổng số tiền bạn kiếm được trước khi thuế và các khoản khấu trừ được trừ ra. Ví dụ: nếu một người làm 40 giờ với mức lương theo giờ, thì lương tổng bắt đầu từ việc nhân số giờ đó với mức lương, cộng thêm làm thêm giờ hoặc các khoản thu nhập khác nếu có.

Khoản khấu trừ (withholdings) là số tiền bị trích ra để đóng thuế. Khấu trừ khác (deductions) có thể bao gồm các khoản khác bị trừ từ lương, như một số phúc lợi hoặc khoản khấu trừ theo lệnh (garnishments), nếu áp dụng. Lương thực nhận (net pay) là số tiền người lao động nhận được sau khi đã trừ các khoản đó.

Dịch vụ payroll sử dụng thông tin payroll của bạn để tính ra kết quả “tổng đến thực nhận” cho mỗi kỳ lương. Vì quy định thuế, quy định địa phương và tình huống của từng nhân viên có thể khác nhau, bạn nên xác nhận với nhà cung cấp cách họ xử lý cho tiểu bang của bạn, tần suất trả lương, quy tắc làm thêm giờ, và mọi khoản trả lương đặc biệt.

Nếu bạn mới làm payroll ở Mỹ, hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích bản tóm tắt chạy payroll của bạn bằng lời đơn giản trước khi kỳ payroll đầu tiên được xử lý. Một nhà cung cấp đáng tin thường có thể cho bạn thấy mỗi dòng có ý nghĩa gì mà không vội vàng ép bạn.

Chi phí dịch vụ payroll thường là bao nhiêu

Giá dịch vụ payroll thường dựa trên phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo mỗi người. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ payroll đơn giản có thể rơi vào khoảng $25 đến $100 mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15 cho mỗi nhân viên hoặc mỗi contractor được trả lương. Một số doanh nghiệp phải trả nhiều hơn nếu cần payroll đa tiểu bang, theo dõi thời gian, các khoản khấu trừ phúc lợi, tích hợp bảo hiểm bồi thường cho người lao động (workers’ compensation), hoặc cần hỗ trợ mạnh hơn.

Nếu việc nộp thuế, các mẫu W-2 hoặc 1099 cuối năm, phần thiết lập, payroll ngoài chu kỳ (off-cycle), hoặc chuyển khoản trực tiếp không được bao gồm, thì có thể là các khoản phí riêng. Một số nhà cung cấp cũng tính phí cho việc sửa các vấn đề payroll trước đó, thay đổi tiểu bang, hoặc chuyển dữ liệu payroll cũ.

Các khoảng giá này chỉ là thông tin tổng quát, không phải báo giá. Giá thực tế phụ thuộc vào việc bạn trả lương cho bao nhiêu người, tần suất bạn chạy payroll, các tính năng được bao gồm, và tiểu bang của bạn. Trước khi bạn đồng ý bất cứ điều gì, hãy yêu cầu bảng giá đầy đủ bằng văn bản và xem kỹ. Bạn cũng có thể so sánh thông tin giá cả chung trước khi được đối sánh.

Trước khi chọn nhà cung cấp, bạn nên để ý điều gì

Sai sót trong payroll có thể gây ra vấn đề thật: trả lương trễ, tính sai thuế, nhân viên không hài lòng và tốn công sửa hồ sơ. Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, hãy hỏi thẳng các câu hỏi quan trọng.

Dấu hiệu cảnh báo thường khá đơn giản. Hãy cẩn thận nếu giá cả mơ hồ, nếu các dịch vụ quan trọng được mô tả chung chung, nếu bộ phận hỗ trợ khó liên hệ, hoặc nếu ai đó gây áp lực để bạn ký nhanh. Bạn cũng nên hỏi liệu họ có hỗ trợ tiểu bang của bạn hay không và liệu họ có đứng ra chịu trách nhiệm với quy trình nộp thuế của họ hay không.

Một chủ doanh nghiệp cẩn thận sẽ giữ quyền kiểm soát bằng cách so sánh báo giá, kiểm tra những gì được bao gồm, và lấy chi tiết bằng văn bản. RunWise Pay là miễn phí cho doanh nghiệp của bạn, và bạn quyết định nên nói chuyện với nhà cung cấp nào và có thuê họ hay không.

• Hỏi phí theo tháng có bao gồm những gì và những khoản nào tính thêm
• Xác nhận bằng văn bản liệu việc nộp thuế payroll có được bao gồm hay không
• Hỏi ai là người nhập giờ làm và ai là người phê duyệt từng kỳ payroll
• Kiểm tra thời điểm cutoff để nộp payroll và gửi direct deposit
• Hỏi cách xử lý việc sửa lỗi, hủy giao dịch (void), hoặc các kỳ payroll bị bỏ sót
• Đảm bảo rằng bộ phận hỗ trợ sẵn sàng khi bạn thường chạy payroll

Cách được đối sánh với nhà cung cấp payroll

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm nhà cung cấp để chạy payroll cho doanh nghiệp, RunWise Pay có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn. Chúng tôi không phải là nhà cung cấp payroll, không phải kế toán (accountant), không phải kế toán sổ sách (bookkeeper), và cũng không phải tư vấn thuế (tax advisor). Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa ra lời khuyên về payroll, kế toán, thuế hoặc pháp lý.

Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho chủ doanh nghiệp. Các nhà cung cấp tham gia trả phí để được đối sánh, nhưng việc yêu cầu được đối sánh và so sánh các nhà cung cấp luôn miễn phí cho bạn.

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ cơ bản và thông tin định hướng kinh doanh để giúp kết nối bạn với các nhà cung cấp có thể phù hợp nhu cầu. Có thể bao gồm tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email tùy chọn, bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số An sinh Xã hội cá nhân của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Để bắt đầu, hãy vào get matched. Bạn có thể so sánh các lựa chọn, hỏi câu hỏi, xem bảng giá, và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi quyết định thuê ai.