Ведём payroll: зарплатные выплаты, часы и чистая сумма

Что значит «вести payroll»

Payroll — это повторяющийся процесс корректной и своевременной выплаты сотрудникам в каждый расчетный период. Зарплатный сервис обычно собирает часы или суммы оклада, применяет ставки оплаты, рассчитывает удержания и налоговые удержания и формирует чистую зарплату каждого человека — сумму, которую он реально получает на руки.

Для почасовых работников это часто включает обычные часы, сверхурочные, оплачиваемый отпуск, премии или компенсации, если сервис это поддерживает. Для сотрудников на окладе обычно подразумевается проверка суммы оклада, любых изменений и любых удержаний до утверждения payroll.

Зарплатный сервис также может помогать формировать расчетные листки (pay stubs), отправлять прямые депозиты (direct deposits) и вести записи по каждому расчетному циклу. Некоторые поставщики включают налоговую отчетность по зарплате и формы на конец года, а другие берут за это дополнительную плату, поэтому важно заранее подтвердить в письменном виде, что именно входит, прежде чем подписывать договор.

RunWise Pay не ведёт payroll и не подаёт налоги. Мы — бесплатный сервис подбора, который помогает малым и средним компаниям в США сравнить поставщиков payroll для услуг вроде расчетных выплат (pay runs), налоговой подачи, прямых депозитов и форм на конец года.

Как поставщик payroll обычно ведёт расчетный цикл

Хороший поставщик payroll должен делать каждый расчетный цикл понятным, а не стрессовым. Обычно он дает вам график, сообщает дату отсечки, когда нужно подать часы или изменения, и показывает сводку до того, как payroll будет окончательно запущена.

Точные шаги зависят от поставщика, вашего штата и от того, платите ли вы сотрудникам, подрядчикам или и тем и другим. Правила и дедлайны могут меняться, поэтому это общая информация — подтвердите актуальный процесс у поставщика и самостоятельно проверьте текущие правила IRS и штата.

• Настроить ставки оплаты сотрудников, график выплат и базовые настройки payroll
• Собрать одобренные часы, суммы оклада, чаевые, премии или изменения
• Рассчитать брутто (gross pay), удержания, налоговые удержания и чистую сумму (net pay)
• Проверить и утвердить payroll до дедлайна на обработку
• Выплатить деньги через прямой депозит, чек или другой предложенный способ
• Создать расчетные листки и отчеты по payroll для ваших записей

Брутто, удержания, вычеты и чистая сумма — простыми словами

Брутто (gross pay) — это полная сумма заработка до того, как вычитаются налоги и удержания. Например, если человек отработал 40 часов по почасовой ставке, брутто начинается с этих часов, умноженных на ставку, плюс сверхурочные или другие виды заработка, если они применяются.

Удержания (withholdings) — это суммы, которые удерживают для налогов. Вычеты (deductions) могут включать и другие суммы, которые удерживаются из зарплаты, например определенные льготы или удержания по судебным исполнительным документам, если это применимо. Чистая сумма (net pay) — это то, что получает работник после вычитания всех этих сумм.

Зарплатный сервис использует ваши данные payroll, чтобы рассчитать итог «брутто → нетто» для каждого расчетного цикла. Поскольку налоговые правила, местные правила и ситуации сотрудников могут отличаться, важно уточнить у поставщика, как они обрабатывают ваш штат, частоту выплат, правила по сверхурочным и любые особые элементы начислений.

Если вы только начинаете с payroll в США, попросите поставщика объяснить вам сводку по расчетному циклу простым языком до того, как обработают первую payroll-выплату. Надежный поставщик должен уметь показать, что означает каждая строка, без спешки.

Сколько обычно стоит сервис payroll

Ценообразование payroll часто строится как ежемесячная базовая плата плюс плата за каждого человека. Для многих небольших компаний простой сервис payroll может обойтись примерно в $25–$100 в месяц, плюс около $4–$15 за каждого сотрудника или подрядчика, которому платят. Некоторые компании платят больше, если им нужна payroll на несколько штатов, учет времени, удержания по льготам, интеграции по компенсации работникам (workers’ compensation), или более сильная поддержка.

Если налоговая подача, формы W-2 или 1099 на конец года, настройка, внеплановые payroll, или прямые депозиты не включены, эти услуги могут оплачиваться отдельно. Некоторые поставщики также берут плату за исправление проблем в ранее проведенных payroll, смену штатов или перенос старых данных payroll.

Эти диапазоны — только общая информация, не котировки. Реальная цена зависит от того, сколько людей вы оплачиваете, как часто вы запускаете payroll, какие функции входят в пакет, и от штата. Прежде чем соглашаться на что-либо, запросите полную стоимость в письменном виде и внимательно ее проверьте. Вы также можете сравнить общую информацию о ценах до того, как вас сопоставят с подходящими вариантами.

На что обратить внимание до выбора поставщика

Ошибки в payroll могут создать реальные проблемы: задержки выплат, неверные налоги, недовольных сотрудников и дополнительную работу по исправлению записей. Поэтому помогает заранее задать прямые вопросы до подписания.

«Красные флаги» обычно простые. Будьте осторожны, если цена сформулирована размыто, если важные услуги описаны слишком общо, если поддержку трудно найти, или если кто-то давит, чтобы вы подписали быстро. Также спросите, поддерживают ли они ваш штат, и стоят ли за их процессом налоговой подачи.

Внимательный владелец бизнеса сохраняет контроль, сравнивая предложения, проверяя, что входит, и получая детали в письменном виде. RunWise Pay бесплатно для вашего бизнеса, и вы решаете, с каким поставщиком говорить и нанимать ли его.

• Уточните, что входит в ежемесячную цену и за что берут доплату
• Проверьте в письменном виде, включена ли налоговая подача payroll
• Спросите, кто вносит часы и кто утверждает каждую payroll-выплату
• Проверьте время отсечки для подачи данных по payroll и для прямого депозита
• Уточните, как обрабатывают исправления, отмены (voids) или пропущенные payroll
• Убедитесь, что поддержка доступна, когда вы обычно обрабатываете payroll

Как пройти подбор с поставщиком payroll

Если вам нужна помощь с поиском поставщика, который будет вести payroll для вашего бизнеса, RunWise Pay может помочь вам сравнить варианты. Мы не поставщик payroll, не бухгалтер, не снабженец книг (bookkeeper) и не налоговый консультант. Мы не ведём payroll, не подаем налоги и не даём консультации по payroll, бухгалтерии, налогам или юридическим вопросам.

Наш сервис бесплатен для владельца бизнеса. Поставщики, участвующие в подборе, платят за то, чтобы их сопоставляли с вами, но для вас всегда бесплатно запросить подбор и сравнить поставщиков.

Мы собираем только базовые контактные данные и детали о намерении бизнеса, чтобы помочь связать вас с поставщиками, которые могут подойти под ваши задачи. Это может включать название вашего бизнеса, имя контактного лица, номер телефона, необязательную электронную почту, сколько людей вы оплачиваете, ваш штат и предпочитаемый язык. Мы не запрашиваем SSN (Social Security Number), EIN, номера банковских счетов, персональные номера Social Security сотрудников или персональные записи сотрудников.

Чтобы начать, перейдите по получить подбор. Вы сможете сравнить варианты, задать вопросы, посмотреть цены и подтвердить в письменном виде, что входит, прежде чем решите, кого нанимать.