Подача W-2 и 1099 в конце года

Что означает подача W-2 и 1099 в конце года

В конце года компании обычно нужно подготовить налоговые формы, которые показывают, сколько они заплатили работникам за год. Проще говоря, форма W-2 обычно используется для сотрудника, а форма 1099-NEC — для независимого подрядчика. Эти формы помогают работникам подать свои налоги, а также помогают государственным органам сопоставлять выплаты и налоговую отчетность.

Сервис payroll может собрать итоги по payroll, проверить заработок и налоговые удержания, подготовить формы, подать их в нужные органы и выдать копии работникам. Некоторые поставщики также берут на себя связанные задачи на конец года, например отчетность по зарплате в штат, исправления и онлайн-доступ для работников, чтобы они могли скачать свои формы.

Точные формы и шаги подачи зависят от того, как устроен ваш бизнес, кому и сколько вы платили, и в каком штате вы работаете. Правила могут меняться, и некоторым компаниям могут понадобиться дополнительные формы или сроки. Уточняйте актуальные требования IRS и штата у квалифицированного поставщика payroll, бухгалтера или налогового специалиста.

• W-2: как правило, для сотрудников
• 1099-NEC: как правило, для многих выплат подрядчикам
• Сроки и правила штата могут отличаться и меняться

Как обычно поставщик payroll делает эту работу

Хороший поставщик payroll обычно начинает с проверки ваших итогов payroll за текущий год (year-to-date). Они могут сравнить начисления (pay runs), налоговые удержания, данные по сотрудникам, итоги выплат подрядчикам и информацию о бизнесе, чтобы выявить проблемы до того, как будут подготовлены формы. Если что-то выглядит неправильно — например, отсутствуют данные о работнике или оплата была отражена вне системы payroll — они могут попросить вас сначала это исправить.

Затем поставщик готовит формы, подает их электронно, если требуется или доступно, и делает копии доступными работникам. Некоторые отправляют бумажные копии по почте, некоторые дают онлайн-скачивание, а некоторые делают и то, и другое. Если у вас есть подрядчики, поставщик может также подготовить и подать формы 1099, если эта услуга включена.

Внимательный поставщик должен объяснить, что им нужно от вас, что они сделают, каковы сроки и что произойдет, если потребуется исправление после подачи. Перед тем как подписать договор, подтвердите письменно, какие формы на конец года включены, входит ли доставка работникам, и будет ли взиматься дополнительная плата за исправления.

Если вы еще настраиваете payroll или приводите в порядок запутанный год, вы можете сравнить варианты через подбор услуг RunWise Pay. Мы бесплатны для владельцев бизнеса, но мы не поставщик payroll, не бухгалтер, не bookkeeper и не налоговый консультант.

• Проверка итогов payroll за текущий год
• Подготовка форм W-2 и/или 1099
• Подача форм и предоставление копий работникам
• Уточнение, как обрабатываются исправления

Какая информация может понадобиться поставщику

Чтобы формы на конец года были корректными, поставщику обычно нужны полные записи payroll и базовые данные о работниках, которые уже есть в системе payroll. Это может включать итоги выплат (pay totals), налоговые удержания, адреса, даты начала или окончания, а также то, как работника классифицировали: как сотрудника или как подрядчика. Если данные неполные, подача в конце года может стать дольше и дороже.

Если вы платили людям вне вашей системы payroll, использовали больше одного способа payroll или меняли поставщика в течение года — сообщите об этом поставщику заранее. В таких ситуациях часто требуется дополнительная проверка, чтобы итоговые формы точно отражали весь год.

RunWise Pay не собирает чувствительные записи payroll. Мы собираем только контактные и данные о намерениях бизнеса, такие как название компании, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочитаемый язык — чтобы помочь вам сравнить поставщиков. Не отправляйте нам SSN, EIN, номера банковских счетов, номера Social Security сотрудников или персональные записи сотрудников.

• Сообщите поставщикам, если вы меняли системы payroll в течение года
• Раннее упоминание выплат вне графика (off-cycle) или ручных выплат
• Оставляйте вопросы о классификации работников квалифицированному профессионалу отдельно

Типичные диапазоны стоимости подачи W-2 и 1099

Многие поставщики payroll включают базовую подачу W-2 на конец года в обычный пакет payroll, но не всегда. Другие берут ежемесячную базовую плату плюс плату за одного сотрудника в течение года, а затем добавляют плату за подачу W-2, 1099, рассылку, исправления или подачу в штат на конец года. В качестве общего ориентировочного диапазона небольшие компании могут видеть цены на сервис payroll примерно $30 to $150+ в месяц, плюс около $4 to $12+ за одного работника за каждый pay run или в месяц — в зависимости от настройки. Подача на конец года может стоить примерно от $50 до $300+ для небольшого бизнеса, иногда с дополнительными платами за форму или за рассылку.

Если вам нужна только помощь с формами на конец года, некоторые поставщики могут предлагать разовую “очистку” (cleanup) или поддержку, чтобы догнать упущенное (catch-up), но это может стоить больше, если записи неполные. Также общую стоимость могут увеличить multi-state payroll, прежние ошибки, бизнес с большим числом подрядчиков или исправления после подачи.

Это общие диапазоны, а не котировки. Реальная цена зависит от размера команды, частоты выплат, того, что включено, насколько “чистые” ваши записи, и от штата. Попросите полную стоимость в письменном виде до того, как соглашаться. Также вы можете посмотреть общие цены на payroll и сравнить, что включают разные поставщики.

• Спросите, включена ли подача W-2 в регулярную цену payroll
• Спросите, стоит ли подача 1099 дополнительно
• Уточните платы за рассылку, исправления (amendments) и подачу в штат

На что обратить внимание перед тем, как подписать

Проблемы с подачей в конце года — стрессовые, потому что важны сроки, и исправления могут занять время. Следите за туманными условиями по цене, скрытыми платами на конец года, неясной поддержкой и “давлением продаж” подписать быстро, без четкого списка услуг. Поставщик должен уметь объяснить простыми словами, что происходит: от проверки до подачи и выдачи работникам.

Также спросите, поддерживает ли поставщик свою налоговую подачу и что будет, если при подаче допущена ошибка. Формулировка “tax-filing guarantee” может означать разные вещи, поэтому спросите точно, что покрывается и что — нет. Получите этот ответ в письменном виде.

Сигналы риска включают поставщика, который не объясняет, кто именно делает что, отказывается обсуждать сроки или не может сказать, как обрабатываются исправления. Контроль остается у владельца: вы сравниваете предложения, подтверждаете, что входит, и выбираете, кого нанять.

Если вы хотите изучить варианты, посмотрите сервисы payroll или получите подбор с поставщиками, которые занимаются работой на конец года. Для владельца бизнеса RunWise Pay всегда бесплатно.

• Нечеткая цена или неожиданные доплаты на конец года
• Нет ясного ответа по исправлениям или чьей это ответственности
• Слабая поддержка в период дедлайнов
• Давление подписать до того, как вы увидите детали в письменном виде

Как получить подбор поставщика

Если вам нужна помощь с подачей W-2 и 1099 в конце года, самый простой следующий шаг — сравнить поставщиков, которые делают эту работу для бизнесов, похожих на ваш. RunWise Pay — бесплатный сервис подбора, а не поставщик payroll, и мы не подаем формы и не даем налоговые советы.

1. Сообщите базовые данные о бизнесе: название компании, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочитаемый язык.
2. Мы используем эту информацию, чтобы помочь подобрать поставщиков payroll, которые могут подойти под ваши задачи.
3. Вы общаетесь с поставщиками, сравниваете цены и поддержку и уточняете, какие услуги на конец года включены.
4. Перед подписанием подтвердите письменно, кто готовит формы, кто их подает, как работники получают копии и во сколько обойдутся исправления.

Так вы сможете выбрать поставщика с более понятными ценами и поддержкой, не тратя время на самостоятельные поиски. Начните здесь: get matched.