Подача отчетности по налогам с зарплаты и перечисления
Налоги с зарплаты имеют строгие сроки, а ошибки могут быстро обойтись дорого. RunWise Pay — бесплатный сервис подбора, который помогает сравнить сервисы payroll, способные рассчитывать, перечислять и подавать налоги с зарплаты для вашего бизнеса.
Что значит подача отчетности по налогам с зарплаты и перечисления
Когда вы выплачиваете зарплату в США, обычно вы делаете не только выплаты сотрудникам. Также нужно удержать определенные налоги из зарплат, рассчитать налоги работодателя, вовремя отправить эти платежи в нужные ведомства и подать формы по налогам с зарплаты по установленному графику.
Поставщик payroll-сервиса может взять эту работу на себя. В целом это включает: расчет налогов с зарплаты при каждом начислении (pay run), внесение федеральных и региональных налоговых перечислений, подачу форм — например, квартальных и годовых отчетов — и подготовку годовых форм вроде W-2, а иногда и 1099, в зависимости от того, какие услуги входят.
Точные налоги, формы и сроки зависят от вашего штата, размера payroll, того, как часто вы платите, и есть ли у вас сотрудники, подрядчики или и те, и другие. Правила штата и местные требования тоже могут меняться, поэтому важно уточнять актуальные требования у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или налогового специалиста и самостоятельно проверять действующие правила IRS и вашего штата.
RunWise Pay — не payroll-провайдер, не бухгалтер, не bookkeeper и не налоговый консультант. Мы — бесплатный сервис подбора, который помогает сравнить провайдеров для этой работы.
Что обычно делает payroll-провайдер
Payroll-провайдер, который предлагает поддержку по подаче отчетности и перечислениям налогов, обычно запрашивает данные payroll для каждого pay run, рассчитывает налоги на основе этих данных и отправляет необходимые платежи и формы в IRS и региональные агентства. Многие бизнес-владельцы передают это на аутсорсинг, потому что важны сроки, а подача с опозданием или с ошибками может привести к уведомлениям, штрафам или дополнительной работе по исправлениям.
Часто провайдер может делать следующее:
- Расчет удержаний налогов с сотрудников и налогов работодателя
- Планирование и отправка федеральных налоговых перечислений с зарплаты
- Подача федеральных форм, таких как Form 941 и Form 940, когда это требуется
- Подача форм налогов с зарплаты на уровне штата и уведомлений по безработице
- Подготовка годовых форм W-2 для сотрудников
- Обработка некоторых выплат, связанных с 1099, или отчетности, если это включено
- Ведение записей по поданным формам, подтверждений и отчетов payroll
Некоторые провайдеры также помогают с отчетностью о новых сотрудниках, местными налогами с зарплаты, гарнишментами (garnishments) и уведомлениями от налоговых агентств. Но не каждый провайдер включает одинаковый уровень сервиса, и некоторые берут дополнительную плату за годовые формы, исправленные отчеты (amended returns), несколько штатов, выплаты вне стандартного графика (off-cycle payrolls) или платежи подрядчикам.
Перед тем как подписать договор, попросите письменный список того, что именно входит. В нем должны быть отражены перечисления, подача форм, годовые формы, поддержка уведомлений от агентств, payroll в нескольких штатах и любые дополнительные сборы.
Как обычно работает процесс
Хороший payroll-провайдер обычно сначала настраивает ваш аккаунт, затем запускает payroll по графику, а затем выполняет перечисления и подачу отчетности на основе данных payroll. При этом вы остаетесь под контролем как владелец бизнеса: вы проверяете, за что платите, при необходимости утверждаете payroll и выбираете, кого нанимать.
Простая схема часто выглядит так:
1. Вы делитесь с провайдером базовыми данными о бизнесе и payroll.
2. Провайдер настраивает графики выплат, виды оплаты сотрудников, налоговые счета и параметры подачи отчетности.
3. Перед каждым payroll вы передаете часы, изменения по зарплате, бонусы или суммы по подрядчикам — если нужно.
4. Провайдер рассчитывает чистую сумму (net pay), удержания налогов и налоги работодателя.
5. Выплата сотрудникам отправляется прямым перечислением (direct deposit) или другим способом.
6. Налоговые перечисления делаются в нужные агентства по требуемому графику.
7. Требуемые формы по налогам payroll подаются ежеквартально, ежегодно и в конце года.
Если вы переходите с другой системы payroll, настройка может потребовать больше внимания. Новому провайдеру, возможно, нужно будет проверить, что уже было выплачено и подано в текущем году, чтобы избежать дублирования подач или пропуска итоговых сумм. Это особенно важно, если вы меняете провайдера в середине года.
Если вы не уверены, какой уровень поддержки вам нужен, начните с обзора payroll-сервисов или запросите бесплатный подбор через Get Matched.
Типичный диапазон стоимости сервиса для подачи налогов с зарплаты
Многие небольшие бизнесы платят ежемесячную базовую комиссию плюс комиссию за каждого человека (per-person fee) за payroll. Частый общий диапазон — примерно $30 до $150 в месяц за базовую услугу, плюс примерно $4 до $15 за каждого сотрудника или подрядчика, которому платят. Некоторые компании платят больше, если у них несколько штатов, высокие требования к поддержке, job costing, льготы, учет времени (time tracking) или сложные налоговые ситуации.
Годовые формы, настройка, исправления (amendments), payroll вне обычного графика (off-cycle payrolls) и поддержка при специальных налоговых уведомлениях могут входить, а могут стоить дополнительно. Некоторые провайдеры объединяют налоговые перечисления и подачу отчетности в обычную цену payroll, а другие берут отдельно за определенные подачи или годовые работы.
Эти диапазоны — только общая информация, не коммерческие предложения (не quotes). Реальная сумма зависит от размера команды, частоты выплат, того, что входит в пакет, вашего штата и того, насколько сложен ваш payroll. Всегда запрашивайте полную цену в письменном виде, прежде чем соглашаться.
Также вы можете посмотреть информацию о ценах, чтобы понять типичные структуры стоимости payroll, прежде чем сравнивать варианты.
На что обратить внимание перед выбором провайдера
Работа с налогами с зарплаты кажется простой, пока что-то не пойдет не так. Самые большие проблемы обычно возникают из-за неясных условий сервиса, слабой поддержки или предположений о том, кто за что отвечает. Хороший провайдер должен объяснить свой процесс простыми словами и подтвердить свои обязанности письменно.
Следите за этими тревожными признаками:
- Нечеткие цены или комиссии, которые появляются только после настройки
- Нет четкого заявления о налоговых перечислениях и ответственности за подачу налоговой отчетности
- Нет письменного объяснения, что будет, если подача будет поздней или с ошибками
- Плохая поддержка, когда вы спрашиваете о сроках, уведомлениях или годовых формах
- Давление подписать быстро, пока вы еще не понимаете, что входит в сервис
- Дополнительные начисления за базовые отчеты или стандартные годовые формы, которые не были заранее раскрыты
Задайте прямые вопросы до подписания:
- Какие федеральные, региональные и местные подачи отчетности включены?
- Включены ли налоговые перечисления каждый pay run?
- Включены ли W-2 и любая необходимая поддержка по 1099?
- Что произойдет, если придет налоговое уведомление или возникнет проблема с подачей?
- Есть ли дополнительная плата за payroll в нескольких штатах или при смене провайдера в середине года?
- К кому обратиться, если нужна быстрая помощь?
Подтвердите все, что входит, письменно. Это включает цену, покрытие по подачам, уровень поддержки, сроки настройки и любые дополнительные комиссии. Это сильно сэкономит нервы в дальнейшем.
Как RunWise Pay помогает вам подобрать провайдера
RunWise Pay не выполняет payroll и не подает налоги с зарплаты. Мы — бесплатный сервис подбора, который помогает малым и средним компаниям в США сравнить payroll-провайдеров для работ вроде расчета налогов с зарплаты, перечислений, подачи отчетности, direct deposit и годовых форм.
Чтобы вас подобрали, вы делитесь только базовыми данными контакта и намерением по бизнесу: названием бизнеса, именем контактного лица, телефоном, (необязательно) email, сколько людей вы оплачиваете, штатом и предпочтительным языком. Мы не запрашиваем SSN, EIN, номера банковских счетов, Social Security numbers сотрудников или персональные записи сотрудников.
После этого вы можете сравнить провайдеров, задать вопросы, посмотреть цены и решить, кого нанять. Решение остается за вами. Провайдеры, которые участвуют, платят за подбор, а для владельца бизнеса сервис всегда бесплатный.
Если вы хотите сравнить варианты, начните здесь: Get matched.
Если налоги с зарплаты кажутся запутанными или рискованными, RunWise Pay поможет вам сравнить payroll-провайдеров, которые могут взять на себя расчеты, перечисления и подачи отчетности.