Khai nộp và nộp thuế bảng lương

:

What payroll tax filing and deposits mean

Khi bạn trả lương (run payroll) ở Mỹ, bạn thường phải làm nhiều hơn là chỉ trả tiền cho nhân viên. Bạn cũng cần khấu trừ một số loại thuế nhất định từ tiền lương, tính thuế của người sử dụng lao động, gửi các khoản thuế đó đến đúng cơ quan vào đúng thời điểm, và nộp các biểu mẫu thuế bảng lương theo lịch.

Một nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể làm phần việc đó thay cho bạn. Nhìn chung, họ sẽ bao gồm việc tính thuế bảng lương cho từng kỳ trả lương, thực hiện các khoản tạm nộp thuế liên bang và tiểu bang, nộp các biểu mẫu như tờ khai định kỳ hằng quý và hằng năm, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2 và đôi khi là 1099 (tùy theo những dịch vụ được bao gồm).

Các loại thuế, biểu mẫu và hạn nộp chính xác sẽ phụ thuộc vào tiểu bang của bạn, quy mô payroll, bạn trả lương cho nhân sự theo tần suất nào, và bạn có nhân viên, nhà thầu (contractor) hay cả hai. Quy định của tiểu bang và địa phương cũng có thể thay đổi, nên điều quan trọng là bạn phải xác nhận yêu cầu hiện hành với một nhà cung cấp payroll đủ điều kiện, kế toán (accountant), hoặc chuyên gia thuế (tax professional) và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang.

RunWise Pay không phải là nhà cung cấp payroll, không phải kế toán, không phải người ghi sổ (bookkeeper), và không phải tư vấn thuế. Chúng tôi là dịch vụ miễn phí giúp bạn so sánh các nhà cung cấp cho công việc này.

What a payroll provider usually handles

Một nhà cung cấp payroll có hỗ trợ khai nộp thuế và khoản tạm nộp thường sẽ thu thập các thông tin payroll cần thiết cho từng kỳ trả lương, tính thuế dựa trên các thông tin đó, và nộp các khoản thanh toán và biểu mẫu bắt buộc cho IRS và các cơ quan tiểu bang. Nhiều chủ doanh nghiệp thuê ngoài vì thời điểm rất quan trọng và việc khai nộp trễ hoặc không đúng có thể dẫn đến thông báo, tiền phạt hoặc phát sinh thêm công việc khắc phục.

Các công việc phổ biến mà nhà cung cấp có thể làm bao gồm:
- Tính toán phần thuế khấu trừ từ lương của nhân viên và thuế payroll của người sử dụng lao động
- Lập lịch và gửi các khoản tạm nộp thuế payroll liên bang
- Nộp các biểu mẫu liên bang như Form 941 và Form 940 khi được yêu cầu
- Nộp các biểu mẫu thuế payroll của tiểu bang và các tờ khai thất nghiệp của tiểu bang
- Chuẩn bị các biểu mẫu W-2 cuối năm cho nhân viên
- Xử lý một số khoản thanh toán hoặc báo cáo liên quan đến 1099 nếu được bao gồm
- Lưu trữ hồ sơ các lần nộp, xác nhận và báo cáo payroll

Một số nhà cung cấp cũng hỗ trợ báo cáo tuyển dụng nhân sự mới (new-hire reporting), thuế bảng lương địa phương, khấu trừ theo lệnh (garnishments), và các thông báo từ cơ quan thuế. Nhưng không phải nhà cung cấp nào cũng có mức dịch vụ giống nhau, và một số tính thêm phí cho các biểu mẫu cuối năm, tờ khai đã sửa đổi (amended returns), nhiều tiểu bang, các kỳ trả lương ngoài lịch (off-cycle payrolls), hoặc khoản thanh toán cho nhà thầu (contractor payments).

Trước khi bạn ký, hãy yêu cầu một danh sách bằng văn bản nêu rõ chính xác những gì được bao gồm. Danh sách đó nên bao gồm các khoản tạm nộp, hồ sơ khai nộp, biểu mẫu cuối năm, hỗ trợ cho thông báo của cơ quan, payroll nhiều tiểu bang, và mọi khoản phí phát sinh thêm.

How the process usually works

Một nhà cung cấp payroll tốt thường sẽ thiết lập tài khoản cho bạn trước, sau đó chạy payroll theo lịch, và cuối cùng xử lý các khoản tạm nộp và hồ sơ khai nộp dựa trên dữ liệu payroll. Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát với tư cách là chủ doanh nghiệp, vì bạn xem những gì bạn đang được tính phí, phê duyệt payroll khi cần, và chọn người để thuê.

Cách thiết lập đơn giản thường giống như sau:
1. Bạn chia sẻ các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và payroll với nhà cung cấp.
2. Nhà cung cấp thiết lập lịch trả lương, các loại chi trả cho nhân viên, tài khoản thuế, và các thiết lập tờ khai.
3. Trước mỗi kỳ payroll, bạn gửi số giờ, thay đổi lương, tiền thưởng (bonus), hoặc các khoản thanh toán cho contractor nếu cần.
4. Nhà cung cấp tính lương ròng (net pay), phần thuế khấu trừ, và thuế của người sử dụng lao động.
5. Lương của nhân viên được gửi bằng chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) hoặc phương thức chi trả khác.
6. Các khoản tạm nộp thuế được thực hiện đến đúng cơ quan theo đúng lịch yêu cầu.
7. Các biểu mẫu thuế bảng lương bắt buộc được nộp hằng quý, hằng năm và vào cuối năm.

Nếu bạn đang chuyển từ một hệ thống payroll khác, việc thiết lập có thể cần cẩn thận hơn. Nhà cung cấp mới có thể cần xem lại những gì đã được trả và đã được nộp trong năm trước đó để tránh nộp trùng hoặc thiếu tổng số. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn chuyển đổi giữa chừng trong năm.

Nếu bạn chưa chắc bạn cần mức độ hỗ trợ nào, bạn có thể bắt đầu tại tổng quan dịch vụ payroll của chúng tôi hoặc yêu cầu ghép cặp miễn phí qua Get Matched.

Typical cost range for payroll tax filing service

Nhiều doanh nghiệp nhỏ trả một khoản phí cơ bản hằng tháng, kèm theo phí theo từng người cho payroll. Một mức dao động chung thường vào khoảng $30 đến $150 mỗi tháng cho phí cơ bản, cộng với khoảng $4 đến $15 cho mỗi nhân viên hoặc contractor được trả lương. Một số doanh nghiệp trả nhiều hơn nếu họ có nhiều tiểu bang, nhu cầu hỗ trợ cao hơn, tính chi phí theo công việc (job costing), các quyền lợi (benefits), theo dõi thời gian (time tracking), hoặc tình huống thuế phức tạp.

Các biểu mẫu cuối năm, thiết lập, chỉnh sửa (amendments), kỳ trả lương ngoài lịch (off-cycle payrolls), và hỗ trợ theo thông báo thuế đặc biệt có thể được bao gồm hoặc có thể tốn thêm phí. Một số nhà cung cấp gộp việc tạm nộp thuế và khai nộp vào giá payroll thông thường, trong khi những nhà khác lại tính riêng cho một số loại hồ sơ khai nộp hoặc công việc cuối năm.

Những mức dao động này chỉ là thông tin chung, không phải báo giá. Con số thực tế còn phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, tiểu bang của bạn, và mức độ phức tạp của payroll. Luôn yêu cầu bảng giá đầy đủ bằng văn bản trước khi bạn đồng ý.

Bạn cũng có thể xem thông tin giá để hiểu cấu trúc chi phí payroll phổ biến trước khi bạn so sánh các lựa chọn.

What to watch for before you choose a provider

Công việc thuế bảng lương nghe có vẻ đơn giản cho đến khi có sự cố xảy ra. Những vấn đề lớn nhất thường đến từ điều khoản dịch vụ không rõ ràng, hỗ trợ kém, hoặc giả định về việc ai chịu trách nhiệm cho phần nào. Một nhà cung cấp tốt nên giải thích quy trình của họ bằng ngôn ngữ đơn giản và xác nhận trách nhiệm của họ bằng văn bản.

Hãy để ý các “cờ đỏ” sau:
- Giá hoặc phí không rõ ràng, chỉ xuất hiện sau khi đã thiết lập
- Không có tuyên bố rõ ràng về trách nhiệm tạm nộp thuế và khai nộp thuế
- Không có phần giải thích bằng văn bản về việc sẽ xảy ra gì nếu hồ sơ khai nộp bị trễ hoặc không đúng
- Hỗ trợ kém khi bạn hỏi về hạn nộp, thông báo, hoặc biểu mẫu cuối năm
- Bị gây áp lực phải ký nhanh trước khi bạn hiểu rõ dịch vụ
- Tính thêm phí cho các báo cáo cơ bản hoặc các biểu mẫu cuối năm tiêu chuẩn mà ban đầu không được công bố

Trước khi ký, hãy hỏi thẳng:
- Những hồ sơ khai nộp liên bang, tiểu bang và địa phương nào được bao gồm?
- Khoản tạm nộp thuế có được bao gồm cho mỗi kỳ trả lương không?
- Các W-2 và phần hỗ trợ 1099 (nếu cần) có được bao gồm không?
- Nếu có thông báo thuế hoặc vấn đề về hồ sơ khai nộp thì sẽ xử lý thế nào?
- Có thêm phí cho payroll nhiều tiểu bang hoặc chuyển đổi giữa chừng trong năm không?
- Nếu tôi cần trợ giúp nhanh thì liên hệ ai?

Xác nhận mọi thứ được bao gồm bằng văn bản. Bao gồm cả giá, phạm vi khai nộp, mức độ hỗ trợ, thời gian thiết lập và mọi khoản phí phát sinh. Việc này có thể giúp bạn tránh rất nhiều căng thẳng về sau.

How RunWise Pay helps you get matched

RunWise Pay không chạy payroll và cũng không khai nộp thuế bảng lương. Chúng tôi là dịch vụ miễn phí giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Mỹ so sánh các nhà cung cấp dịch vụ payroll cho các công việc như tính thuế bảng lương, các khoản tạm nộp, khai nộp, chuyển khoản lương trực tiếp (direct deposit), và các biểu mẫu cuối năm.

Để được ghép cặp, bạn chỉ cung cấp các thông tin liên hệ cơ bản và ý định liên quan đến doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội (Social Security) của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Sau đó, bạn có thể so sánh các nhà cung cấp, đặt câu hỏi, xem bảng giá và quyết định thuê ai. Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát quyết định. Các nhà cung cấp tham gia sẽ trả phí để được ghép cặp, và dịch vụ luôn miễn phí cho chủ doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, hãy bắt đầu tại đây: Get matched.