Nộp tờ khai W-2 và 1099 cuối năm

Nộp W-2 và 1099 cuối năm là gì?

Vào cuối năm, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị các tờ khai thuế cho biết trong năm mình đã trả cho người lao động bao nhiêu. Nói đơn giản, W-2 thường dùng cho nhân viên, và 1099-NEC thường dùng cho người làm độc lập (contractor). Những mẫu này giúp người lao động tự khai thuế, đồng thời giúp các cơ quan chính phủ đối chiếu các khoản thanh toán và báo cáo thuế.

Nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể tổng hợp số liệu payroll, rà soát tiền lương và phần thuế bị khấu trừ, chuẩn bị các mẫu, nộp cho đúng cơ quan, và cung cấp bản cho người lao động. Một số nhà cung cấp còn thực hiện các công việc liên quan vào cuối năm như báo cáo tiền lương theo từng bang, sửa đổi (corrections), và hỗ trợ truy cập online để người lao động tải mẫu về.

Các mẫu tờ khai và các bước nộp cụ thể phụ thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn được thiết lập, bạn đã trả cho ai, và bạn hoạt động ở bang nào. Quy định có thể thay đổi, và một số doanh nghiệp có thể có thêm mẫu hoặc hạn chót khác. Hãy xác nhận các yêu cầu hiện hành của IRS và từng bang với nhà cung cấp payroll, kế toán, hoặc chuyên gia thuế đủ chuyên môn.

• W-2: thường dùng cho nhân viên
• 1099-NEC: thường dùng cho nhiều khoản trả cho contractor
• Hạn chót và quy định theo bang có thể khác nhau và thay đổi

Nhà cung cấp payroll thường làm gì cho bạn

Một nhà cung cấp payroll tốt thường bắt đầu bằng việc kiểm tra dữ liệu payroll lũy kế đến thời điểm hiện tại (year-to-date). Họ có thể so sánh các đợt trả lương, phần thuế khấu trừ, thông tin nhân viên, tổng số tiền trả cho contractor, và thông tin doanh nghiệp để phát hiện vấn đề trước khi tạo mẫu. Nếu có gì đó có vẻ không đúng — ví dụ: thiếu thông tin người lao động hoặc khoản lương đã được ghi nhận ngoài hệ thống payroll — họ có thể yêu cầu bạn sửa trước.

Sau đó, nhà cung cấp sẽ chuẩn bị các mẫu, nộp điện tử khi cần hoặc khi có sẵn, và sắp xếp để người lao động nhận được bản sao. Một số gửi bản giấy qua bưu điện, một số cho tải online, và một số làm cả hai. Với doanh nghiệp có contractor, nhà cung cấp cũng có thể chuẩn bị và nộp các mẫu 1099 nếu dịch vụ này được bao gồm.

Một nhà cung cấp cẩn thận nên giải thích họ cần gì từ bạn, họ sẽ làm gì, các hạn chót là gì, và sẽ xử lý ra sao nếu cần sửa đổi sau khi đã nộp. Trước khi ký, bạn hãy xác nhận bằng văn bản rõ ràng: những mẫu cuối năm nào được bao gồm, việc gửi cho người lao động có được bao gồm không, và nếu có corrections thì có mất thêm phí không.

Nếu bạn vẫn đang thiết lập payroll hoặc đang dọn dẹp một năm đã bị rối, bạn có thể so sánh lựa chọn thông qua RunWise Pay’s service matching. Dành cho chủ doanh nghiệp là MIỄN PHÍ, nhưng chúng tôi không phải là nhà cung cấp payroll, kế toán, người giữ sổ sách (bookkeeper), hay cố vấn thuế.

• Rà soát tổng payroll lũy kế đến cuối năm
• Chuẩn bị mẫu W-2 và/hoặc 1099
• Nộp tờ khai và cung cấp bản cho người lao động
• Hỏi cách xử lý corrections

Nhà cung cấp có thể cần những thông tin gì

Để các mẫu cuối năm chính xác, nhà cung cấp thường cần hồ sơ payroll đầy đủ và thông tin cơ bản của người lao động đã có sẵn trong hệ thống payroll. Có thể bao gồm tổng tiền lương, phần thuế bị khấu trừ, địa chỉ, ngày bắt đầu/kết thúc, và việc người lao động được phân loại là nhân viên hay contractor. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, việc nộp cuối năm có thể chậm hơn và tốn kém hơn.

Nếu bạn đã trả tiền cho người khác ngoài hệ thống payroll của bạn, dùng nhiều phương thức payroll, hoặc đổi nhà cung cấp trong năm, hãy cho nhà cung cấp biết sớm. Những trường hợp này thường cần rà soát thêm để các mẫu cuối cùng phản ánh đúng toàn bộ năm.

RunWise Pay không thu thập các hồ sơ payroll nhạy cảm. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và chi tiết nhằm mục đích kinh doanh như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả cho bao nhiêu người, bang nào, và ngôn ngữ bạn muốn dùng để chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các nhà cung cấp. Đừng gửi cho chúng tôi SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

• Cho nhà cung cấp biết nếu bạn đã đổi hệ thống payroll trong năm
• Nêu sớm các khoản trả ngoài lịch (off-cycle) hoặc trả thủ công
• Giữ riêng các câu hỏi phân loại người lao động cho một chuyên gia đủ chuyên môn

Khung chi phí thường gặp cho việc nộp W-2 và 1099

Nhiều nhà cung cấp payroll bao gồm việc nộp W-2 cuối năm cơ bản trong gói payroll định kỳ, nhưng không phải lúc nào cũng có. Một số nơi tính phí theo tháng cơ bản cộng thêm phí theo từng nhân viên trong năm, rồi cộng thêm phí cuối năm cho W-2, 1099, phí gửi thư (mailing), corrections, hoặc các khoản nộp theo từng bang. Nhìn chung, doanh nghiệp nhỏ có thể thấy giá dịch vụ payroll khoảng $30 đến $150+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $12+ mỗi người lao động cho mỗi lần trả lương hoặc mỗi tháng tùy theo cách bạn thiết lập. Phí nộp cuối năm có thể dao động khoảng $50 đến $300+ cho doanh nghiệp nhỏ, và trong một số trường hợp sẽ có thêm phí theo từng mẫu hoặc phí gửi thư.

Nếu bạn chỉ cần hỗ trợ cho các mẫu cuối năm, một số nhà cung cấp có thể có dịch vụ dọn dẹp hoặc hỗ trợ bắt kịp (cleanup/catch-up) một lần, nhưng có thể tốn hơn nếu hồ sơ chưa đầy đủ. Payroll đa bang, các lỗi trước đó, doanh nghiệp có nhiều contractor, hoặc corrections sau khi đã nộp cũng có thể làm tăng tổng chi phí.

Đây là các khung giá chung, không phải báo giá. Giá thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, hồ sơ của bạn sạch sẽ đến đâu, và bang. Hãy xin toàn bộ giá bằng văn bản trước khi bạn đồng ý bất cứ điều gì. Bạn cũng có thể xem phần payroll pricing chung và so sánh các nhà cung cấp khác nhau có gì trong gói.

• Hỏi xem việc nộp W-2 có được bao gồm trong giá payroll định kỳ không
• Hỏi xem việc nộp 1099 có tính thêm phí không
• Hỏi về phí gửi thư, sửa đổi (amendments) và phí nộp theo bang

Những vấn đề cần để ý trước khi bạn ký hợp đồng

Các vấn đề khi nộp cuối năm gây căng thẳng vì hạn chót quan trọng và việc corrections có thể mất thời gian. Hãy để ý các dấu hiệu như: báo giá mơ hồ, phí cuối năm bị giấu, hỗ trợ không rõ ràng, và áp lực bán hàng để ký nhanh mà không có danh sách dịch vụ cụ thể. Nhà cung cấp phải có thể giải thích bằng ngôn ngữ dễ hiểu: từ khâu rà soát đến nộp tờ khai, rồi đến việc gửi mẫu cho người lao động.

Ngoài ra, hãy hỏi liệu nhà cung cấp có đứng ra chịu trách nhiệm cho quy trình nộp thuế hay không, và nếu nộp nhầm thì sẽ xử lý thế nào. Cụm từ “tax-filing guarantee” có thể mang nhiều ý nghĩa khác nhau, vì vậy hãy hỏi chính xác phần nào được bao gồm và phần nào không. Lấy câu trả lời đó bằng văn bản.

Các dấu hiệu đỏ gồm: nhà cung cấp không giải thích ai làm phần nào, từ chối thảo luận các hạn chót, hoặc không nói cho bạn biết corrections được xử lý ra sao. Chủ doanh nghiệp vẫn là người kiểm soát: bạn so sánh báo giá, xác nhận những gì được bao gồm, và chọn ai để thuê.

Nếu bạn muốn tìm hiểu các lựa chọn, hãy xem see payroll services hoặc get matched với các nhà cung cấp xử lý công việc payroll cuối năm. RunWise Pay luôn MIỄN PHÍ cho chủ doanh nghiệp.

• Báo giá mơ hồ hoặc có phí cuối năm phát sinh bất ngờ
• Không có câu trả lời rõ ràng về corrections hoặc trách nhiệm nộp
• Hỗ trợ kém trong giai đoạn sát hạn
• Áp lực phải ký trước khi bạn xem chi tiết bằng văn bản

Cách được ghép với một nhà cung cấp

Nếu bạn cần hỗ trợ cho việc nộp W-2 và 1099 cuối năm, bước tiếp theo đơn giản nhất là so sánh các nhà cung cấp có xử lý công việc này cho các doanh nghiệp như của bạn. RunWise Pay là dịch vụ ghép nối MIỄN PHÍ, không phải nhà cung cấp payroll, và chúng tôi không nộp mẫu hay đưa ra lời khuyên về thuế.

1. Cho chúng tôi biết các thông tin cơ bản về doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả cho bao nhiêu người, bang, và ngôn ngữ bạn muốn dùng.
2. Chúng tôi dùng các thông tin đó để giúp bạn được ghép với các nhà cung cấp payroll có thể phù hợp nhu cầu của bạn.
3. Bạn trao đổi với nhà cung cấp, so sánh giá và hỗ trợ, và hỏi các dịch vụ cuối năm nào được bao gồm.
4. Trước khi ký, hãy xác nhận bằng văn bản: ai là người chuẩn bị mẫu, ai là người nộp, người lao động nhận bản sao như thế nào, và corrections tốn bao nhiêu.

Nhờ vậy, bạn có thể chọn nhà cung cấp có giá và hỗ trợ rõ ràng hơn, mà không phải tự tìm kiếm. Bắt đầu tại đây: get matched.