Chi phí dịch vụ tính lương bao nhiêu?

Hầu hết doanh nghiệp nhỏ trả gì cho dịch vụ tính lương

Nhiều doanh nghiệp nhỏ thấy chi phí tính lương thường gồm: một khoản phí cơ bản theo tháng, cộng thêm phí theo từng nhân viên hoặc theo từng người nhận hợp đồng. Một mức phổ biến là khoảng $20 đến $100+ mỗi tháng cho phí cơ bản, cộng thêm khoảng $4 đến $15 cho mỗi người được trả lương. Một số nhà cung cấp tính thêm nếu bạn chạy bảng lương thường xuyên, cần tính lương đa tiểu bang, hoặc muốn các tiện ích/bổ sung.

Nếu bạn chỉ cần dịch vụ tính lương cơ bản cho một đội nhỏ ở một tiểu bang, chi phí của bạn có thể rơi vào đầu mức thấp. Nhưng nếu bạn có nhân viên theo giờ, lịch thay đổi, nhiều tiểu bang, khấu trừ phúc lợi, hoặc chi trả cho người làm theo hợp đồng, giá có thể tăng.

Một số nhà cung cấp cũng có gói tính lương dịch vụ đầy đủ, trong đó họ phụ trách nộp thuế và các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099s. Những đơn vị khác lại tính riêng cho phần nộp thuế, chuyển khoản trực tiếp, báo cáo nhân sự mới, biểu mẫu cuối năm, hoặc hỗ trợ. Vì vậy, mức giá thấp được quảng cáo không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với tổng chi phí thực tế thấp.

Đây là các khoảng giá chung, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang của bạn, vì quy định tính lương và yêu cầu nộp hồ sơ thay đổi theo thời gian và khác nhau giữa các nơi.

Những gì có thể làm chi phí tăng hoặc giảm

Những yếu tố làm chi phí thay đổi lớn nhất là: bạn trả lương cho bao nhiêu người, bạn chạy bảng lương thường xuyên đến mức nào, và mức độ phức tạp của việc tính lương. Một doanh nghiệp trả lương cho 3 nhân viên hưởng lương cố định mỗi hai tuần thường sẽ đơn giản hơn so với nhà hàng hoặc công ty xây dựng có nhân viên theo giờ, làm thêm giờ, khoản hoàn trả chi phí, và nhân viên mới.

Tiểu bang cũng quan trọng. Nếu bạn có người lao động ở nhiều tiểu bang, việc tính lương thường phức tạp hơn vì thuế, quy định thất nghiệp và yêu cầu đăng ký có thể khác nhau. Một số nhà cung cấp tính thêm theo từng tiểu bang bổ sung hoặc theo từng lần thiết lập thuế.

Các tính năng cũng ảnh hưởng đến giá. Chuyển khoản trực tiếp, công cụ tự phục vụ của nhân viên, chấm công, khấu trừ phúc lợi, theo dõi PTO, tích hợp bồi thường lao động, và các công cụ HR có thể được gộp trong gói hoặc tính riêng. Hỗ trợ nộp hồ sơ cuối năm có thể được bao gồm, hoặc có thể là một khoản phí thêm.

Nếu bạn đang so sánh các lựa chọn, hãy hỏi tổng chi phí dự kiến theo tháng và các khoản phí thiết lập một lần có thể xảy ra. Ngoài ra, hãy hỏi điều gì sẽ xảy ra nếu số lượng nhân sự tăng, nếu bạn thêm người làm theo hợp đồng, hoặc nếu bạn mở rộng sang một tiểu bang khác.

Các khoản phí phụ mà chủ doanh nghiệp hay bỏ sót

Đây là nơi nhiều chủ doanh nghiệp bị bất ngờ. Một nhà cung cấp có thể báo giá gồm phí cơ bản và phí theo mỗi người, nhưng hóa đơn thực tế có thể còn bao gồm phí thiết lập, phí biểu mẫu cuối năm, phí nộp hồ sơ đã sửa (amended filing), phí chạy lương ngoài chu kỳ (off-cycle payroll), phí thay đổi tài khoản, và các khoản phí cho hỗ trợ vượt quá dịch vụ cơ bản.

Một số doanh nghiệp cũng phải trả thêm cho việc chi trả cho người làm theo hợp đồng, phiếu chi gửi qua đường bưu điện, nộp hồ sơ thuế địa phương, xử lý khấu trừ lương theo lệnh (garnishment), quản trị phúc lợi, hoặc các công cụ chấm công. Nếu bạn đang chuyển sang nhà cung cấp khác, hãy hỏi liệu chi phí hỗ trợ chuyển dữ liệu hay chi phí nhập dữ liệu bảng lương trước đó có tính thêm không.

Các dấu hiệu cảnh báo thường khá đơn giản: giá mơ hồ, phí ẩn, không nói rõ trách nhiệm nộp hồ sơ thuế, hỗ trợ kém, hoặc gây áp lực phải ký nhanh. Trước khi bạn đồng ý bất cứ điều gì, hãy xác nhận bằng văn bản rõ ràng chính xác những gì được bao gồm và những khoản nào tính thêm.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh nhà cung cấp, RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí cho doanh nghiệp. Chúng tôi không phải là nhà cung cấp dịch vụ tính lương, kế toán, người ghi sổ (bookkeeper) hay cố vấn thuế, và chúng tôi không chạy bảng lương hoặc nộp thuế.

Cách đơn giản để so sánh báo giá tính lương

Khi bạn so sánh báo giá, hãy cố gắng so sánh cùng mức dịch vụ từ mỗi nhà cung cấp. Một báo giá có thể trông rẻ hơn chỉ vì phần nộp thuế, biểu mẫu cuối năm, hoặc hỗ trợ không được bao gồm.

Dùng checklist đơn giản này:
1. Hỏi phí cơ bản theo tháng.
2. Hỏi phí theo từng nhân viên hoặc theo từng người làm theo hợp đồng.
3. Hỏi liệu phần tính và nộp thuế cho bảng lương có được bao gồm không.
4. Hỏi liệu chuyển khoản trực tiếp có được bao gồm không.
5. Hỏi liệu xử lý W-2 và 1099s có được bao gồm không và có phí cuối năm hay không.
6. Hỏi về phí thiết lập, điều khoản hủy, và phí cho tiểu bang bổ sung, bảng lương ngoài chu kỳ, hoặc hồ sơ đã sửa.
7. Hỏi bạn liên hệ với ai khi có sự cố về bảng lương và hỗ trợ hoạt động thế nào.

Cũng nên hỏi chi phí của tháng đầu tiên, chi phí theo tháng thông thường sau khi đã thiết lập, và bất kỳ khoản phí hằng năm hoặc phí cuối năm nào. Điều này sẽ cho bạn bức tranh trung thực hơn so với chỉ nhìn một mức giá ban đầu được quảng cáo.

Để xem phân tích chi tiết hơn, xem payroll service cost hoặc duyệt danh sách các payroll services.

RunWise Pay làm gì

RunWise Pay giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ so sánh các lựa chọn của nhà cung cấp dịch vụ tính lương. Dịch vụ của chúng tôi MIỄN PHÍ cho chủ doanh nghiệp. Các nhà cung cấp tham gia trả phí để được ghép cặp.

Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải nhà cung cấp dịch vụ tính lương. Chúng tôi không xử lý bảng lương, không giữ tiền lương của bạn, không nộp thuế, và không đưa ra lời khuyên về kế toán, thuế, pháp lý hay tính lương. Vai trò của chúng tôi là giúp bạn kết nối với các nhà cung cấp để bạn có thể so sánh các lựa chọn.

Để được ghép cặp, chúng tôi chỉ thu thập các thông tin liên hệ cơ bản và mục đích kinh doanh như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Bạn vẫn luôn nắm quyền kiểm soát. Bạn so sánh báo giá, xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, và chọn ai để thuê. Nếu bạn muốn bắt đầu, bạn có thể get matched.

• Miễn phí cho chủ doanh nghiệp
• Chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn về tính lương, kế toán, thuế hay pháp lý
• Bạn tự xác nhận các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang, các hạn chót, và điều khoản của nhà cung cấp