Dịch vụ payroll tốn bao nhiêu trên mỗi nhân viên?

Trả lời nhanh: doanh nghiệp thường trả bao nhiêu cho mỗi nhân viên

Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ payroll có thể tốn khoảng $5 đến $15 mỗi nhân viên mỗi tháng, cộng với một khoản phí cơ bản hàng tháng có thể vào khoảng $20 đến $100 hoặc hơn. Đây là các mức giá phổ biến trên thị trường, không phải báo giá.

Chi phí thực tế của bạn phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tần suất bạn trả lương, bạn có dùng chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) hay không, và dịch vụ nào được bao gồm. Một số nhà cung cấp tính thêm tiền cho việc nộp thuế, mẫu biểu cuối năm, thanh toán cho nhà thầu (contractor), payroll đa tiểu bang, báo cáo người mới, hoặc hỗ trợ.

Nếu bạn muốn cách đơn giản hơn để so sánh lựa chọn, hãy được ghép nối với các nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi không xử lý payroll hay tư vấn thuế; chúng tôi chỉ giúp bạn được ghép nối với nhà cung cấp dịch vụ payroll.

Những gì làm thay đổi giá

Giá theo từng nhân viên chỉ là một phần của tổng chi phí. Nhà cung cấp có thể báo mức phí thấp cho mỗi người, nhưng tổng chi phí hằng tháng có thể cao hơn khi bạn cộng thêm phí thiết lập, direct deposit, nộp thuế payroll, mẫu biểu cuối năm, hoặc thêm các gói hỗ trợ.

Các yếu tố tính giá phổ biến gồm:

• Số lượng nhân viên và nhà thầu
• Tần suất trả lương, như hàng tuần hoặc hai tuần một lần
• Số tiểu bang nơi bạn có nhân sự
• Nhà cung cấp có nộp hộ thuế payroll cho bạn hay không
• Có bao gồm W-2 và 1099 hay không
• Có tính thêm chi phí theo dõi thời gian (time tracking), công cụ HR hoặc hỗ trợ cùng ngày hay không

Nếu bạn mới làm quen với hệ thống payroll tại Mỹ, bạn nên hỏi rõ những gì được bao gồm trước khi ký. Quy định, thuế và hạn chót khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xác nhận thông tin hiện tại với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.

Một báo giá “hợp lý” thường bao gồm những gì

Báo giá tốt cần nêu rõ về phí cơ bản, phí theo từng nhân viên và mọi khoản phí phát sinh khác. Báo giá cũng nên cho biết liệu việc nộp hồ sơ thuế payroll, direct deposit và mẫu biểu cuối năm có được bao gồm hay không.

Hãy xin tổng chi phí hàng tháng cho đúng số lượng nhân sự của bạn, không chỉ nhìn vào giá trên mỗi nhân viên. Ví dụ, doanh nghiệp có 5 nhân viên có thể thấy tổng chi phí khác rất nhiều so với doanh nghiệp có 25 nhân viên, ngay cả khi phí theo từng nhân viên trông có vẻ tương tự.

Trước khi ký, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm. Đây là một trong những cách tốt nhất để tránh bất ngờ về sau.

Các dấu hiệu cảnh báo cần để ý khi chọn payroll

Một số nhà cung cấp ban đầu có vẻ rẻ nhưng về sau lại đắt. Hãy để ý các mức giá mơ hồ, phí ẩn, trách nhiệm nộp thuế không rõ ràng, chăm sóc khách hàng yếu, hoặc áp lực phải ký nhanh.

Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm:

• “Gọi để nhận báo giá” mà không có bảng phân tích rõ ràng
• Phí phát sinh chỉ xuất hiện sau khi đã thiết lập
• Không có tuyên bố bằng văn bản về việc nộp thuế hoặc mẫu biểu cuối năm
• Hỗ trợ khó liên hệ khi đến hạn payroll
• Ép bán để bạn ra quyết định trước khi bạn hiểu hợp đồng

Nhà cung cấp nên giải thích rõ họ làm gì, họ không làm gì, và bạn sẽ phải trả bao nhiêu. Nếu bất kỳ điều gì không rõ, hãy yêu cầu họ cung cấp bằng văn bản trước khi bạn đồng ý.

RunWise Pay giúp như thế nào

RunWise Pay là dịch vụ ghép nối miễn phí dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ, đặc biệt là chủ doanh nghiệp mới bắt đầu với payroll hoặc mới đến từ Hoa Kỳ. Chúng tôi không cung cấp payroll, không nộp thuế và không đưa ra tư vấn kế toán, thuế hay pháp lý.

Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và nhu cầu kinh doanh, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hay hồ sơ nhân viên.

Nếu bạn muốn so sánh các nhà cung cấp mà không cần bắt đầu từ con số 0, hãy dùng các dịch vụ của chúng tôi hoặc được ghép nối. Bạn vẫn hoàn toàn chủ động: bạn so sánh báo giá, xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm và chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp của bạn.