Что такое форма 940 и налог FUTA?

Короткий ответ

Форма 940 — это годовая федеральная отчетность, используемая для отражения налога FUTA, который означает налог по Закону о федеральном страховании по безработице (Federal Unemployment Tax Act). Проще говоря, он помогает финансировать программы по безработице. Если в вашем бизнесе есть сотрудники, вам может понадобиться подать эту форму.

Обычно FUTA — это налог, который платит работодатель. То есть он, как правило, не удерживается из заработной платы сотрудников, как подоходный налог или налоги на Social Security и Medicare. Многие владельцы впервые сталкиваются с этим, когда настраивают payroll, или когда payroll-провайдер спрашивает про федеральные и штатные счета по безработице.

Точные правила зависят от вашей ситуации с payroll, вашего штата и того, выполняете ли вы пороги для подачи отчетности в IRS. Правила и сроки могут меняться, поэтому это только общая информация. Подтвердите ваши конкретные требования у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или налогового специалиста и сами проверьте актуальные правила IRS и вашего штата.

Кто обычно должен подавать форму 940

Многие работодатели обязаны подать форму 940, если они платили зарплату сотрудникам и выполняют тест IRS для FUTA. Частое правило, которое слышат владельцы: форму может потребоваться подать, если вы заплатили $1,500 или больше в качестве зарплаты в течение календарного квартала, или если у вас был хотя бы один сотрудник на протяжении части дня в 20 или более разных неделях в течение года. Есть отдельные правила для домашних работников, сельскохозяйственных работников и некоторых других ситуаций.

Если вы только начинаете разбираться с payroll в США, ключевая идея такая: наем сотрудников может создать обязанности по федеральному налогу по безработице, даже если обычно этот налог платит бизнес, а не удерживают из выплат работникам. Также могут применяться налоги по безработице на уровне штата, и правила штата отличаются.

Если вы не уверены, кто ваши работники — сотрудники (employees) или независимые подрядчики — получите профессиональную консультацию, прежде чем подавать отчетность. Ошибки в классификации работников могут привести к проблемам с payroll и налогами.

Как обычно рассчитывается налог FUTA

Обычно FUTA рассчитывается исходя из небольшой доли зарплаты каждого сотрудника — но только в пределах годового лимита по федеральным правилам. Многие владельцы сначала узнают стандартную федеральную ставку FUTA, а затем — о возможном кредите за налоги по безработице штата, которые были уплачены вовремя. Этот кредит может уменьшить фактическую федеральную стоимость для многих работодателей, но не всегда.

Если сказать простыми словами: бизнес может быть должен федеральный налог по безработице на первую часть годовой зарплаты каждого сотрудника, а итоговая сумма может меняться в зависимости от вашей ситуации с налогом по безработице в штате и того, подчиняется ли ваш штат специальным правилам снижения федерального кредита.

Так как правила штатов меняются и некоторые штаты влияют на итоговую федеральную сумму, не думайте, что простой пример из интернета точно совпадает с вашим бизнесом. Уточните текущую ставку, базу по зарплате и любые кредиты у вашего payroll-провайдера или налогового специалиста.

Когда подается форма 940 и когда платится FUTA

Форма 940 обычно подается один раз в год. Даже если форма годовая, платежи по FUTA могут требоваться перечислять в течение года, если накопленный налог FUTA превышает порог IRS для квартала.

Payroll-сервис часто отслеживает это за вас, рассчитывает сумму к уплате и выполняет подачу отчетности и депозиты, если это входит в ваш план. Если вы ведете payroll самостоятельно, нужно внимательно следить за порогами и сроками. Пропуск депозита или подачи может привести к уведомлениям, штрафам или начислению процентов.

Если вы отдаете payroll на аутсорс, попросите провайдера четко объяснить, рассчитывают ли они только FUTA или также делают депозиты и подают форму 940 за вас. Подтвердите, что именно входит в услугу, письменно до подписания.

Чем может помочь payroll-сервис

Payroll-сервис часто помогает настроить счета по налогам по безработице, рассчитать FUTA, отслеживать сроки депозитов, подать форму 940 и держать годовые задачи по payroll в порядке. Многие также помогают с расчетом выплат, прямым депозитом, подачей payroll-налогов и формами W-2 или 1099.

Типичное ценообразование payroll для малого бизнеса часто включает ежемесячную базовую плату плюс плату за каждого сотрудника. Очень грубый диапазон может быть примерно $25 до $100+ в месяц, плюс примерно $4 до $15+ за каждого оплаченного сотрудника, при этом возможны дополнительные сборы за payroll в нескольких штатах, за сервис по подаче налоговой отчетности, за годовые формы, настройку или за более оперативную поддержку. Это общие диапазоны, а не предложения (quotes). Реальная стоимость зависит от размера команды, частоты выплат, того, что входит в услугу, и от штата.

RunWise Pay — это бесплатный сервис подбора, а не payroll-провайдер, бухгалтер, bookkeeper или налоговый консультант. Мы не ведем payroll и не подаем налоги. Мы помогаем вам сравнить варианты от участвующих payroll-провайдеров, чтобы вы могли выбрать, кого нанять. Если вы хотите помощь с сравнением вариантов, вы можете получить подбор или узнать больше о сервисах payroll.

• Уточните, входит ли подача формы 940
• Уточните, входит ли в услугу перечисление депозитов FUTA
• Уточните, входят ли подача отчетности по налогам по безработице в штате
• Уточните сборы за настройку, годовые сборы и время ответа поддержки

Сигналы риска и практичные советы перед тем, как нанять

Если провайдер расплывчато говорит о подаче payroll-налогов, будьте осторожны. Владельцы часто предполагают, что «полный сервис payroll» означает, что покрываются все подачи и депозиты, но планы могут отличаться. Один провайдер может включать форму 940 и работу с налогами по безработице, а другой может взимать доплату или оставить часть шагов вам.

Следите за сигналами риска: расплывчатое ценообразование, скрытые комиссии, отсутствие четкой гарантии по подаче налогов, слабая поддержка или давление «подписать срочно». Если до того, как вы стали клиентом, сложно связаться с поддержкой, это может быть тревожным признаком.

Используйте этот простой чек-лист при сравнении вариантов:
1. Спросите, какие именно федеральные, штатные и местные payroll-подачи включены.
2. Спросите, кто занимается депозитами FUTA и формой 940.
3. Спросите, что будет, если подача просрочена или сделана с ошибкой.
4. Попросите предоставить все сборы письменно, включая настройку, годовые формы, исправления (amendments) и уведомления.
5. Спросите, как работает поддержка и насколько быстро они отвечают.
6. Подтвердите, что именно входит в услугу, письменно до подписания.

Если вы все еще осваиваете базовые принципы, наши гайды могут помочь. А если хотите более простой способ сравнить провайдеров, RunWise Pay может подобрать вас бесплатно. Мы собираем только базовые контактные данные и данные о намерении вести бизнес: название компании, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочитаемый язык — никогда не SSN, EIN, номера банковских счетов или записи сотрудников.