Tôi đăng ký thuế bảng lương tiểu bang như thế nào?
Thông thường, bạn đăng ký thuế bảng lương của tiểu bang với cơ quan thuế của tiểu bang trước khi bắt đầu trả lương cho nhân viên. Các bước chính xác sẽ khác nhau tùy tiểu bang, nên hãy kiểm tra quy định hiện hành của tiểu bang của bạn—hoặc dùng dịch vụ ghép cặp miễn phí của chúng tôi để tìm nhà cung cấp bảng lương có thể hỗ trợ thiết lập.
Trả lời ngắn gọn
Đúng—nếu bạn thuê nhân viên, nhìn chung bạn cần đăng ký thuế bảng lương tiểu bang tại tiểu bang nơi nhân viên của bạn thuộc phạm vi chi trả. Thường sẽ liên quan đến việc tạo tài khoản cho các loại như thuế khấu lưu thu nhập tiểu bang và thuế thất nghiệp tiểu bang, nhưng các khoản thuế và quy định cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng tiểu bang.
RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải là nhà cung cấp bảng lương, kế toán, hay tư vấn thuế. Chúng tôi không đăng ký tài khoản hay nộp thuế thay bạn. Tuy vậy, chúng tôi có thể ghép bạn với các nhà cung cấp dịch vụ bảng lương giúp doanh nghiệp nhỏ thiết lập và vận hành bảng lương.
Nếu bạn không chắc mình cần những tài khoản thuế tiểu bang nào, hãy xác nhận chi tiết với cơ quan của tiểu bang, nhà cung cấp bảng lương đủ điều kiện, hoặc chuyên gia thuế trước khi bắt đầu trả lương.
Việc đăng ký thường gồm những gì
Hầu hết các tiểu bang yêu cầu thông tin cơ bản về doanh nghiệp, thông tin liên hệ và thông tin về loại nhân viên bạn có. Một số tiểu bang cũng muốn biết bạn đã trả lương vào thời điểm nào, bạn dự kiến có bao nhiêu nhân viên, và liệu bạn đã có tài khoản nhà tuyển dụng liên bang (federal employer account) hay chưa.
Các đăng ký bảng lương tiểu bang phổ biến có thể bao gồm:
- Tài khoản khấu lưu thu nhập tiểu bang (state income tax withholding account), nếu tiểu bang của bạn yêu cầu người sử dụng lao động khấu lưu thuế thu nhập tiểu bang từ tiền lương của nhân viên
- Tài khoản bảo hiểm thất nghiệp tiểu bang (state unemployment insurance account), thường dành cho thuế bảng lương của người sử dụng lao động
- Các tài khoản bảng lương khác theo quy định của tiểu bang, tùy vào tiểu bang và loại hình doanh nghiệp của bạn
Bạn không nên gửi cho chúng tôi hồ sơ cá nhân nhạy cảm của nhân viên. RunWise Pay chỉ thu thập các thông tin liên hệ và ý định của doanh nghiệp, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), số người bạn trả lương, tiểu bang, và ngôn ngữ ưa thích.
Các bước thường làm để đăng ký
- Tìm website của cơ quan thuế tiểu bang hoặc cơ quan lao động (labor agency) của bạn.
- Xác nhận bạn cần những tài khoản thuế bảng lương nào cho tiểu bang và loại hình doanh nghiệp của mình.
- Chuẩn bị các thông tin về doanh nghiệp mà tiểu bang yêu cầu.
- Nộp đăng ký online, gửi qua bưu điện, hoặc theo quy trình khác của tiểu bang.
- Chờ số tài khoản, thông báo, và mọi hướng dẫn thiết lập.
- Lưu các thông báo ở nơi an toàn và đảm bảo hệ thống bảng lương của bạn sử dụng đúng các tài khoản của tiểu bang.
Một số chủ doanh nghiệp tự làm việc này. Những người khác nhờ nhà cung cấp bảng lương xử lý phần thiết lập như một phần của quy trình onboarding. Nếu bạn đang so sánh các nhà cung cấp, hãy hỏi họ sẽ đăng ký những gì, nộp những gì, và phần nào vẫn cần sự phê duyệt của bạn.
Nên hỏi gì trước khi chọn đơn vị hỗ trợ
Nếu bạn muốn được hỗ trợ, hãy hỏi từng nhà cung cấp thật cụ thể những gì được bao gồm và yêu cầu họ cung cấp bằng văn bản trước khi bạn ký. Điều này có thể giúp bạn tránh những bất ngờ về sau.
Tìm câu trả lời rõ ràng cho các câu hỏi sau:
- Bạn có đăng ký các tài khoản thuế bảng lương tiểu bang cho nhà tuyển dụng mới không?
- Bạn có nộp thuế khấu lưu tiểu bang và thuế thất nghiệp theo từng kỳ trả lương không, hay chỉ nộp sau khi thiết lập?
- Bạn có xử lý các mẫu biểu cuối năm như W-2 và 1099 không?
- Bạn hỗ trợ những tiểu bang nào?
- Việc nộp tờ khai thuế có được bao gồm không, hay là phí phát sinh?
- Nếu có thông báo từ tiểu bang thì tôi sẽ nhận được hỗ trợ gì?
Giá dịch vụ bảng lương thường có thể bao gồm phí cơ bản theo tháng cộng với phí tính theo mỗi nhân viên, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ của bạn, tần suất trả lương, tiểu bang, và những gì được bao gồm. Những khoảng chi phí này không phải là báo giá.
Những dấu hiệu cần chú ý
Hãy cẩn thận nếu một nhà cung cấp không nói rõ họ sẽ đăng ký những gì, họ sẽ nộp những gì, hoặc bạn sẽ nhận được hỗ trợ ra sao.
Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm:
- Giá cả khó hiểu hoặc thay đổi sau khi bạn ký
- Phí ẩn cho việc thiết lập, nộp thuế, các mẫu cuối năm, hoặc hỗ trợ
- Không có cam kết rõ ràng rằng thuế bảng lương sẽ được nộp đúng hạn
- Tạo áp lực để bạn ký nhanh trước khi bạn so sánh các lựa chọn
- Hỗ trợ chậm hoặc không hữu ích khi bạn có thông báo từ tiểu bang hoặc gặp vấn đề về bảng lương
Luôn xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn chọn nhà cung cấp. Và nếu nội dung trong thông báo từ tiểu bang không rõ ràng, hãy nhờ nhà cung cấp bảng lương đủ điều kiện, kế toán, hoặc chuyên gia thuế xem xét.
Để đăng ký thuế bảng lương tiểu bang, hãy làm theo quy định hiện hành của tiểu bang bạn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ, hãy so sánh các nhà cung cấp bảng lương và xác nhận bằng văn bản mọi dịch vụ được bao gồm.