Tiền thưởng hoặc hoa hồng được tính thuế thế nào trong payroll?

Trả lời nhanh: tiền thưởng và hoa hồng thường là tiền lương chịu thuế

Trong hầu hết các trường hợp, tiền thưởng hoặc hoa hồng được xem như tiền lương dùng cho payroll. Điều đó có nghĩa là thường sẽ bị khấu trừ thuế thu nhập liên bang, các khoản thuế An Sinh Xã Hội (Social Security) và Medicare, và đôi khi còn có cả khấu trừ theo quy định của tiểu bang và địa phương nữa—tùy vào nơi doanh nghiệp của bạn và nhân viên làm việc.

Điều khiến nhiều chủ doanh nghiệp băn khoăn là điểm này: cách tính khấu trừ trên phiếu lương có thể trông khác so với tiền lương thông thường. Phiếu chi tiền thưởng có thể được tính thuế khấu trừ liên bang theo công thức khác so với một lần chi trả lương bình thường. Tiền hoa hồng cũng có thể được tính theo cách khác tùy vào cách bạn chi trả. Tuy nhiên, nhìn chung, nó vẫn là khoản payroll chịu thuế.

Quy tắc, mức thuế và thời hạn có thể thay đổi, và mỗi tiểu bang có cách xử lý khác nhau. Trang này chỉ cung cấp thông tin chung — không phải tư vấn payroll, kế toán, thuế hay pháp lý. RunWise Pay là dịch vụ ghép miễn phí, không phải nhà cung cấp payroll. Nếu bạn cần hỗ trợ xử lý payroll cho tiền thưởng hoặc hoa hồng, chúng tôi có thể ghép bạn với các dịch vụ payroll miễn phí.

Vì sao phần khấu trừ có thể trông khác so với lương bình thường

IRS thường gọi các khoản như tiền thưởng, hoa hồng, làm thêm giờ, tiền tip và các khoản chi trả thêm tương tự là “supplemental wages” (tiền lương bổ sung). Nhà tuyển dụng có thể được phép hoặc bắt buộc dùng một phương pháp khấu trừ thuế cụ thể tùy theo cách thanh toán.

Ví dụ, nếu bạn cộng tiền thưởng vào cùng một phiếu lương thông thường, hệ thống payroll có thể tính phần khấu trừ chung cùng với tiền lương bình thường của nhân viên. Nếu bạn chi trả tiền thưởng như một khoản riêng, phần mềm hoặc nhà cung cấp có thể dùng phương pháp khấu trừ liên bang khác. Dù thế nào đi nữa, nhân viên có thể thấy số thuế bị khấu trừ trên phiếu đó nhiều hơn hoặc ít hơn dự kiến.

Điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là nhân viên đã đóng/khấu trừ sai tổng thuế cho cả năm. Khấu trừ trên phiếu lương là một ước tính gửi cho các cơ quan thuế trong suốt năm. Thuế thực tế của nhân viên thường sẽ được quyết toán sau đó khi nộp tờ khai thuế.

Vì mỗi loại khoản chi trả có thể khác nhau về cách làm, về thiết lập, và theo quy định từng tiểu bang, bạn nên xác nhận với nhà cung cấp payroll của mình chính xác họ xử lý “supplemental wages” như thế nào trước khi phê duyệt chạy payroll.

Cách thường được xử lý tiền thưởng và hoa hồng trong payroll

Dưới đây là phiên bản thực tế dành cho chủ doanh nghiệp: tiền thưởng và hoa hồng thường được nhập vào payroll như một loại thu nhập đặc biệt, chứ không phải là khoản “chi ngoài”/ngoài sổ. Sau đó, hệ thống payroll sẽ tính phần khấu trừ thuế và thuế payroll của chủ lao động dựa trên các thiết lập hiện tại và thông tin thuế của nhân viên.

Một nhà cung cấp hoặc nền tảng payroll thường sẽ giúp bạn quyết định xem:
1. Cộng tiền thưởng hoặc hoa hồng vào lần chạy payroll lương bình thường của nhân viên.
2. Chạy như một lần payroll riêng.
3. Mã hóa đúng để hiển thị chính xác trên báo cáo payroll và các biểu mẫu cuối năm.
4. Khấu trừ và nộp thuế dựa theo quy định liên bang, tiểu bang và địa phương hiện hành.

Nếu bạn chi trả hoa hồng thường xuyên, hãy hỏi xem nhà cung cấp có thể tự động hóa loại thu nhập đó không. Nếu bạn chỉ thỉnh thoảng mới chi tiền thưởng, hãy hỏi xem họ có tính thêm phí cho các lần chạy payroll ngoài chu kỳ (off-cycle) hay không. Nhiều dịch vụ payroll tính phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo từng nhân viên, và một số cũng tính thêm cho chạy cùng ngày (same-day) hoặc chạy ngoài chu kỳ, biểu mẫu cuối năm, thông báo thuế, hoặc thiết lập nhiều tiểu bang. Mức chi phí phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ có thể vào khoảng $25-$100+ mỗi tháng cộng khoảng $4-$15 cho mỗi người được trả lương, nhưng đây không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự trong đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang.

Trước khi ký hợp đồng với bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy xác nhận bằng văn bản: thế nào là một lần chạy payroll “thông thường”, các lần chỉ gồm tiền thưởng hoặc chỉ gồm hoa hồng có tính thêm phí không, và liệu phần nộp thuế cũng như biểu mẫu cuối năm có được bao gồm hay không.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Một lỗi hay gặp là chi tiền thưởng hoặc hoa hồng ngoài payroll, ví dụ như viết một tờ séc đơn giản hoặc chuyển tiền theo cách khác mà không đưa vào payroll. Nếu đó là khoản tiền lương (wages), việc xử lý ngoài payroll có thể tạo ra vấn đề về nộp/khai thuế, sai sót khi báo cáo, và khiến nhân viên không hài lòng vào thời điểm cuối năm.

Một vấn đề phổ biến khác là phân loại người lao động sai. Nhân viên thường được chi trả qua payroll kèm theo phần khấu trừ. Người làm hợp đồng độc lập (independent contractors) thường được xử lý khác và có thể nhận 1099 nếu có yêu cầu. Phân loại sai có thể tốn kém. Nếu bạn không chắc, hãy xác nhận với nhà cung cấp payroll đủ năng lực, kế toán (accountant) hoặc chuyên gia thuế.

Chủ doanh nghiệp cũng dễ vướng vì vấn đề thời điểm. Hoa hồng kiếm được trong một giai đoạn có thể được chi trả ở giai đoạn khác. Tiền thưởng cuối năm có thể ảnh hưởng đến hạn báo cáo và kỳ vọng của nhân viên. Một số tiểu bang cũng có quy định riêng về khoản thanh toán cuối cùng, bảng kê lương (wage statement) và quy tắc khấu trừ.

Nếu payroll trở nên phức tạp, hãy bắt đầu với một nhà cung cấp có thể rà soát thiết lập của bạn và giải thích quy trình bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Bạn có thể xem các hướng dẫn hoặc tìm hiểu thêm về dịch vụ payroll trước khi chọn thuê ai.

Dấu hiệu cảnh báo khi nhà cung cấp payroll xử lý tiền thưởng hoặc hoa hồng

Không phải dịch vụ payroll nào cũng cung cấp mức hỗ trợ giống nhau. Nếu bạn đang chi trả tiền thưởng, hoa hồng, hoặc các khoản lương không theo chuẩn, hãy hỏi thẳng trước khi bạn tiến hành.

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo này:
- Giá hoặc câu trả lời mơ hồ kiểu “để lát tính sau.”
- Phí ẩn cho các lần chạy payroll ngoài chu kỳ, khai bổ sung (amended filings), hoặc biểu mẫu cuối năm.
- Không có giải thích rõ ràng cách mã hóa (code) khoản thu nhập từ tiền thưởng hoặc hoa hồng.
- Không có cam kết nộp/khai thuế, hoặc trách nhiệm không rõ ràng nếu xảy ra lỗi khi nộp/khai.
- Hỗ trợ chậm khi bạn có câu hỏi về payroll.
- Bị gây áp lực phải ký nhanh trước khi bạn hiểu họ bao gồm những gì.

Yêu cầu xác nhận bằng văn bản về:
- Phí theo tháng và phí theo từng nhân viên.
- Liệu các lần chạy tiền thưởng và hoa hồng có tính thêm phí không.
- Họ nộp các loại thuế nào và ở những tiểu bang nào.
- Liệu có bao gồm hỗ trợ W-2 và 1099 hay không, nếu có liên quan.
- Ai sẽ phản hồi khi có thông báo về thuế.
- Sẽ xử lý thế nào nếu có sai sót khi nộp/khai hoặc khi khấu trừ.

Chủ doanh nghiệp vẫn là người kiểm soát. So sánh các lựa chọn, hỏi câu hỏi và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ, hãy dùng dịch vụ ghép miễn phí

Nếu bạn đang thiết lập payroll lần đầu, chuyển đổi nhà cung cấp, hoặc cố gắng khắc phục các vấn đề liên quan đến payroll cho tiền thưởng hoặc hoa hồng, bạn không cần tự sàng lọc mọi lựa chọn một mình.

RunWise Pay là dịch vụ ghép miễn phí cho các doanh nghiệp Mỹ nhỏ và vừa. Chúng tôi không phải nhà cung cấp payroll, không phải kế toán (accountant), không phải người ghi sổ (bookkeeper), và không phải cố vấn thuế (tax advisor), đồng thời chúng tôi cũng không chạy payroll hay nộp thuế. Chúng tôi chỉ giúp chủ doanh nghiệp ghép với các nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể phù hợp nhu cầu.

Doanh nghiệp của bạn dùng hoàn toàn miễn phí. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và nhu cầu như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), số người bạn chi trả, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, số An Sinh Xã Hội của nhân viên, hoặc các hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép rồi hỏi từng nhà cung cấp cách họ xử lý tiền thưởng, hoa hồng, việc nộp thuế, các lần chạy ngoài chu kỳ và hỗ trợ.