Как облагается налогом бонус или комиссия в payroll?

Короткий ответ: бонусы и комиссии обычно являются налогооблагаемыми заработками

В большинстве случаев бонус или комиссия рассматриваются как заработная плата для целей payroll. Это значит, что обычно удерживаются федеральный подоходный налог, налоги Social Security и Medicare, а также часто — подоходные налоги на уровне штата и/или местные удержания, в зависимости от того, где находится ваш бизнес и ваш сотрудник.

То, что чаще всего путает владельцев, вот что: способ удержаний в платежной ведомости может выглядеть иначе, чем при обычной зарплате. Бонусный чек может иметь другой расчет federal withholding, чем обычный расчет. Комиссионная выплата тоже может рассчитываться иначе — в зависимости от того, как именно она выплачивается. Но в целом это все равно налогооблагаемая зарплата в payroll.

Правила, ставки и сроки могут меняться, а отношение на уровне штатов — различаться. Эта страница — только общая информация, не payroll-, accounting-, tax- или legal-совет. RunWise Pay — бесплатный сервис подбора, а не провайдер payroll. Если вам нужна помощь с оформлением bonus или commission payroll, мы можем бесплатно подобрать вам payroll-сервисы для этого.

Почему удержания могут выглядеть иначе, чем при обычной зарплате

IRS часто называет бонусы, комиссии, переработки (overtime), чаевые (tips) и похожие дополнительные выплаты «supplemental wages» (дополнительные заработки). Работодателям могут разрешить или обязать использовать определенный способ удержания (withholding) в зависимости от того, как оформлена выплата.

Например, если вы добавляете бонус в обычную зарплатную ведомость, payroll-система может рассчитать удержания вместе с обычными заработками сотрудника. Если вы проводите бонус отдельной выплатой, программное обеспечение или провайдер может использовать другой федеральный метод withholding. В любом случае сотрудник может заметить, что с этого чека удержали больше или меньше налога, чем он ожидал.

Это не всегда означает, что сотрудник заплатил за год неправильную общую сумму налога. Удержания из чека — это примерная сумма, которую в течение года направляют налоговым органам. Обычно итоговое налоговое обязательство сотрудника уточняется позже — в налоговой декларации.

Поскольку методы различаются по типу выплаты, настройкам и штату, разумно заранее подтвердить у вашего payroll-провайдера, как именно они обрабатывают supplemental wages, прежде чем вы одобрите расчет.

Как обычно обрабатывают bonus и commission в payroll

Вот практичная версия для владельцев: бонусы и комиссии обычно вводятся в payroll как специальный тип начисления (special earnings type), а не как выплата «мимо кассы» (off-the-books). Затем payroll-система рассчитывает налоговые удержания и налоги работодателя в payroll на основе текущих настроек и налоговой информации сотрудника.

Провайдер или payroll-платформа обычно помогут вам решить, стоит ли:
1. Добавить бонус или комиссию к обычному расчету сотрудника.
2. Провести это как отдельный расчет (отдельный payroll).
3. Правильно закодировать, чтобы начисление корректно отображалось в payroll-отчетах и формах на конец года (year-end forms).
4. Удержать и подать налоги по текущим федеральным, штатным и местным правилам.

Если вы платите комиссии регулярно, спросите, может ли провайдер автоматизировать этот тип начисления. Если бонусы вы даете только иногда, спросите, берут ли они доплату за off-cycle payroll (расчеты не по обычному графику). Многие сервисы payroll берут ежемесячную базовую плату плюс оплату за каждого сотрудника, а некоторые также берут плату за расчеты в тот же день или off-cycle, за формы на конец года, налоговые уведомления или настройку для нескольких штатов. Типичный диапазон для малого бизнеса может быть примерно $25-$100+ в месяц плюс около $4-$15 за каждого оплачиваемого человека, но это не является офертой/котировкой. Реальная цифра зависит от размера команды, частоты выплат, того, что включено, и штата.

Перед тем как подписывать договор с любым провайдером, подтвердите в письменном виде, что считается обычным расчетом payroll, будут ли доплаты за runs только с бонусами или только с комиссиями, и включены ли подача налогов и формы year-end.

Распространенные ошибки, которых стоит избегать

Частая ошибка — выплатить бонус или комиссию вне payroll, например, написав простой чек или отправив деньги другим способом, не проводя их через payroll. Если это выплаты в виде заработной платы (wages), оформление вне payroll может создать проблемы с налоговой отчетностью, ошибки в отчетах и недовольство сотрудников к концу года.

Другая частая проблема — неправильная классификация работников. Сотрудникам обычно платят через payroll с withholding. Независимые подрядчики (independent contractors) обычно оформляются иначе и могут получить 1099, если это требуется. Неправильная классификация может дорого обойтись. Если вы не уверены, подтвердите детали у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или tax-специалиста.

Еще владельцы «спотыкаются» на сроках (timing). Комиссия, заработанная в одном периоде, может быть выплачена в другом. Бонус на конец года влияет на сроки отчетности и ожидания сотрудников. Штаты также могут иметь свои правила окончательного расчета (final pay), справки по зарплате (wage statement) и withholding.

Если payroll стал запутанным, начните с провайдера, который может проверить вашу настройку и объяснить процесс простыми словами. Вы можете посмотреть guides или узнать больше о payroll services до того, как решите, кого нанимать.

Сигналы, на которые стоит обратить внимание, когда payroll-провайдер обрабатывает bonus или commission pay

Не каждый payroll-сервис предоставляет одинаковый уровень поддержки. Если вы платите бонусы, комиссии или другие нестандартные виды заработка, задайте прямые вопросы до того, как вы двинетесь дальше.

Обратите внимание на такие красные флаги:
- Нечеткие цены или ответы вроде «разберемся потом» ("we'll figure it out later.").
- Скрытые комиссии за off-cycle payroll, исправленные (amended) подачи, или формы year-end.
- Нет понятного объяснения, как кодируются начисления bonus или commission.
- Нет гарантии по налоговой отчетности или неясно, кто отвечает, если произошла ошибка при подаче.
- Служба поддержки отвечает медленно, когда вы задаете вопросы по payroll.
- Давление подписать быстро, пока вы не понимаете, что именно включено.

Попросите письменное подтверждение:
- Ежемесячных платежей и платы за каждого сотрудника (per-employee fees).
- Взимаются ли доплаты за runs с бонусами и комиссиями.
- Какие налоги они подают и в каких штатах.
- Включена ли поддержка W-2 и 1099, если это актуально.
- Кто отвечает на налоговые уведомления.
- Что будет, если возникнет ошибка в подаче или удержании.

Владелец остается у руля. Сравнивайте варианты, задавайте вопросы и подтверждайте в письменном виде, что включено, прежде чем подписывать.

Если нужна помощь — воспользуйтесь бесплатным сервисом подбора

Если вы настраиваете payroll впервые, меняете провайдера или пытаетесь исправить проблемы с bonus или commission payroll, вам не нужно разбираться во всех вариантах в одиночку.

RunWise Pay — бесплатный сервис подбора для компаний в США малого и среднего размера. Мы не payroll-провайдер, не бухгалтер, не bookkeeper и не tax-advisor, и мы не запускаем payroll и не подаем налоги. Мы просто сопоставляем владельцев бизнеса с payroll-сервисами, которые могут подойти под ваши задачи.

Для вашего бизнеса пользоваться этим бесплатно. Мы собираем только базовые данные контакта и намерения по бизнесу, такие как название компании, имя контактного лица, телефон, опциональный email, сколько человек вы оплачиваете, ваш штат и предпочтительный язык. Мы не запрашиваем SSN, EIN, номера банковских счетов, Social Security номера сотрудников или личные записи сотрудников.

Если вы хотите сравнить варианты, вы можете оформить подбор, а затем спросить каждого провайдера, как они обрабатывают бонусы, комиссии, tax filing, off-cycle runs и поддержку.