Báo cáo nhân viên mới là gì và có bắt buộc không?
Đúng—báo cáo nhân viên mới (new-hire reporting) thường là bắt buộc khi bạn tuyển dụng hoặc thuê lại một nhân viên tại Mỹ. Việc này có nghĩa là gửi các thông tin cơ bản về người lao động và người sử dụng lao động đến chương trình báo cáo nhân viên mới của bang của bạn trong thời gian sớm sau ngày bắt đầu làm việc.
Câu trả lời ngắn: báo cáo nhân viên mới là gì
Báo cáo nhân viên mới là một báo cáo bắt buộc của người sử dụng lao động gửi lên bang sau khi bạn tuyển dụng ai đó, và thường là sau khi bạn thuê lại ai đó. Các bang dùng thông tin này để thực hiện cưỡng chế cấp dưỡng con cái và các chương trình đối chiếu của chính phủ khác.
Nói đơn giản: khi một người bắt đầu làm việc cho doanh nghiệp của bạn với tư cách là nhân viên, thường bạn cần báo việc tuyển dụng đó với bang trong một số ngày nhất định. Hạn chót và quy trình cụ thể tùy theo từng bang, và quy định có thể thay đổi theo thời gian.
Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ payroll có thể xử lý việc này như một phần của giai đoạn thiết lập hoặc onboarding. Nhưng không phải dịch vụ nào cũng tự động bao gồm, vì vậy hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi ký.
RunWise Pay là dịch vụ miễn phí ghép cặp, không phải nhà cung cấp payroll, không phải kế toán, không phải người giữ sổ (bookkeeper), và không phải cố vấn thuế. Chúng tôi có thể giúp bạn so sánh các nhà cung cấp payroll có thể xử lý các việc như báo cáo nhân viên mới, nhưng bạn nên tự xác nhận quy định hiện hành của bang và với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.
Có bắt buộc không?
Thường là có, nếu bạn thuê nhân viên tại Mỹ. Ở hầu hết các bang, người sử dụng lao động phải báo cáo cả nhân viên mới được tuyển dụng và thường cả nhân viên được thuê lại. Nếu bạn bỏ lỡ hạn chót, doanh nghiệp có thể bị thông báo, bị phạt hoặc gặp thêm các vấn đề tuân thủ khác tùy theo từng bang.
Quy định này thường áp dụng cho nhân viên, không phải mọi loại hình người lao động. Việc có phải báo cáo đối với người làm theo hợp đồng độc lập (independent contractor) hay không tùy thuộc vào bang và tình huống cụ thể. Phân loại người lao động là rất quan trọng, vì vậy nếu bạn không chắc một người là nhân viên hay là nhà thầu, hãy xác nhận với nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới—đặc biệt nếu bạn mới làm quen với hệ thống payroll tại Mỹ—đây là một trong những bước tuân thủ đầu tiên cần học. Nó tách biệt với việc chạy payroll, khấu trừ thuế và nộp các mẫu tờ khai thuế payroll hàng quý—dù đôi khi cùng một dịch vụ payroll có thể hỗ trợ tất cả.
Nếu bạn muốn được giúp so sánh các dịch vụ có thể xử lý công việc tuân thủ, bạn có thể bắt đầu với các hướng dẫn của chúng tôi hoặc đăng ký để được ghép cặp miễn phí.
Thông tin nào thường được báo cáo
Thông thường, báo cáo sẽ bao gồm các thông tin nhận dạng cơ bản của người sử dụng lao động và người lao động, như tên và địa chỉ của người sử dụng lao động; và tên, địa chỉ, số An Sinh Xã Hội (Social Security number), ngày bắt đầu làm việc của nhân viên. Các trường cụ thể tùy theo mẫu biểu hoặc hệ thống online của bang.
Quan trọng: RunWise Pay không thu thập và cũng không cần những hồ sơ nhạy cảm đó. Chúng tôi là dịch vụ miễn phí ghép cặp và chỉ thu thập thông tin liên hệ + các chi tiết nhằm mục đích kinh doanh, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, bang, và ngôn ngữ ưu tiên.
Nếu bạn dùng một nhà cung cấp payroll, hãy hỏi liệu họ sẽ nộp báo cáo bằng thông tin bạn đã nhập trong quá trình onboarding nhân viên, hay bạn cần tự nộp. Chi tiết nhỏ này rất quan trọng vì nhiều sai sót payroll xảy ra khi chủ doanh nghiệp nghĩ rằng nhà cung cấp đã làm, nhưng thực tế việc đó chưa từng được đưa vào gói.
Luôn xác nhận hạn chót, các trường bắt buộc và cách nộp theo quy định hiện hành của bang bạn, và với chính nhà cung cấp mà bạn thuê.
Khi nào và doanh nghiệp nhỏ thường xử lý ra sao
Phần lớn người sử dụng lao động xử lý báo cáo nhân viên mới theo một trong ba cách: họ tự nộp trực tiếp cho bang, dịch vụ payroll của họ nộp giúp, hoặc một người phụ trách HR/payroll nội bộ nộp. Với doanh nghiệp nhỏ, lựa chọn dễ nhất thường là nhờ nhà cung cấp payroll đưa việc này vào onboarding nhân viên.
Quy trình đơn giản thường trông như sau:
- Thu thập giấy tờ tuyển dụng của nhân viên.
- Nhập nhân viên vào hệ thống payroll hoặc onboarding của bạn.
- Kiểm tra xem bang của bạn có yêu cầu báo cáo nhân viên mới hay không và hạn chót là khi nào.
- Nộp báo cáo cho bang, hoặc xác nhận rằng nhà cung cấp payroll của bạn sẽ làm.
- Lưu một bản ghi thể hiện thời điểm đã nộp.
Nếu bạn tuyển dụng ở nhiều bang, quy trình có thể phức tạp hơn. Một số doanh nghiệp báo cáo cho từng bang nơi nhân viên làm việc; những doanh nghiệp khác có thể đủ điều kiện để dùng tùy chọn báo cáo đa bang. Đây là một lĩnh vực bạn nên kiểm tra kỹ với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực, vì quy định từng bang khác nhau.
Có thể tốn bao nhiêu nếu dịch vụ payroll xử lý giúp
Nếu một dịch vụ payroll bao gồm báo cáo nhân viên mới, thì có thể nó được gộp sẵn trong gói payroll thông thường hoặc được bán kèm như một dịch vụ cộng thêm. Chi phí payroll phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ thường là khoảng phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên—ví dụ, khoảng $20 đến $100+ mỗi tháng, cộng với khoảng $4 đến $15+ mỗi nhân viên mỗi tháng. Một số nhà cung cấp có thể tính thêm phí setup, phí mẫu biểu cuối năm, hoặc phí tuân thủ bổ sung.
Nếu báo cáo nhân viên mới không được bao gồm, có thể sẽ có thêm phí cho việc onboarding hoặc hỗ trợ tuân thủ. Con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và bang. Những khoảng giá này không phải báo giá.
Đừng cho rằng giá tháng thấp nhất luôn là lựa chọn tốt nhất. Đôi khi gói rẻ hơn sẽ thiếu hỗ trợ nộp tờ khai thuế, các mẫu biểu cuối năm, thiết lập theo bang, hoặc báo cáo nhân viên mới. Hãy xin danh sách bằng văn bản các dịch vụ được bao gồm trước khi bạn chọn.
Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn, trang dịch vụ của chúng tôi và mẫu đăng ký ghép cặp miễn phí có thể giúp bạn tìm các nhà cung cấp để đánh giá. RunWise Pay miễn phí cho chủ doanh nghiệp.
Cờ đỏ và các câu hỏi thông minh nên hỏi
Một nhà cung cấp tốt sẽ trả lời rõ ràng khi bạn hỏi ai chịu trách nhiệm xử lý báo cáo nhân viên mới, các khoản nộp thuế payroll, thời gian chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), các mẫu biểu cuối năm, và việc đăng ký với bang. Nếu câu trả lời mơ hồ, chậm chạp, hoặc chỉ nói miệng, hãy cẩn thận.
Hãy chú ý các cờ đỏ sau:
- Giá không rõ ràng hoặc có phí phát sinh bất ngờ cho setup, nộp hồ sơ, hoặc hỗ trợ
- Không giải thích rõ liệu báo cáo nhân viên mới có được bao gồm hay không
- Không có bảo đảm nộp tờ khai thuế hoặc trách nhiệm không rõ nếu có việc bị bỏ sót
- Hỗ trợ kém khi bạn hỏi các câu hỏi cơ bản về tuân thủ
- Ép ký nhanh trước khi bạn hiểu những gì được bao gồm
Trước khi ký, hãy hỏi các câu hỏi thực tế này:
- Các bạn có xử lý báo cáo nhân viên mới cho bang của tôi không?
- Việc này có được bao gồm trong giá thông thường hay bị tính riêng?
- Các bạn có xử lý luôn việc nộp thuế payroll của bang và liên bang không?
- Nếu bị bỏ lỡ hạn chót thì ai chịu trách nhiệm?
- Mỗi lần tôi tuyển dụng nhân viên thì các bạn cần tôi cung cấp gì?
- Các bạn có thể xác nhận bằng văn bản tất cả các dịch vụ và phí được bao gồm không?
Câu hỏi cuối cùng quan trọng nhất: hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm. Chủ doanh nghiệp sẽ giữ quyền kiểm soát, so sánh báo giá và chọn ai để thuê.
Báo cáo nhân viên mới thường là một báo cáo theo yêu cầu của bang sau khi bạn tuyển dụng nhân viên, và nếu bạn dùng dịch vụ payroll thì bạn nên xác nhận bằng văn bản rằng họ có xử lý việc này hay không.