Что такое отчетность о новых сотрудниках и обязательна ли она?

Коротко: что такое отчетность о новых сотрудниках

Отчетность о новых сотрудниках — это обязательный отчет работодателя, который отправляется в штат после того, как вы наняли человека, и часто — после того, как вы повторно наняли человека. Штаты используют эту информацию для контроля за алиментными обязательствами и других государственных программ сопоставления данных.

Проще говоря: когда человек начинает работать в вашем бизнесе как сотрудник, вы обычно должны сообщить об этом в штат в течение установленного количества дней. Срок и точный порядок зависят от штата, а правила могут со временем меняться.

Для многих малых бизнесов сервис по зарплатам может сделать это в рамках настройки или адаптации (onboarding). Но не каждый сервис включает это автоматически, поэтому подтвердите, что именно входит, письменно, прежде чем подписывать договор.

RunWise Pay — это бесплатный сервис подбора, а не сервис по начислению зарплат, не бухгалтер, не бухгалтер-профессионал и не налоговый консультант. Мы можем помочь вам сравнить сервисы по зарплатам, которые могут выполнять задачи вроде отчетности о новых сотрудниках, но вы должны сами проверить актуальные правила вашего штата и обсудить их с квалифицированным специалистом по зарплатам или налоговым вопросам.

Обязательна ли она?

Обычно да, если вы нанимаете сотрудников в США. В большинстве штатов работодатели должны сообщать о вновь нанятых сотрудниках и часто — о повторно нанятых тоже. Если пропустить срок, бизнесу могут прийти уведомления, штрафы или дополнительные проблемы с соблюдением требований — в зависимости от штата.

Правило обычно относится к сотрудникам, а не ко всем типам работников. Нужно ли сообщать об независимых подрядчиках, зависит от штата и ситуации. Классификация работников важна, поэтому если вы не уверены, сотрудник это или подрядчик, подтвердите это с квалифицированным специалистом по зарплатам, бухгалтером или налоговым консультантом.

Если вы новый владелец бизнеса, особенно если вы только знакомитесь с системой payroll в США, это один из первых шагов по соблюдению требований. Это отдельная процедура от начисления зарплаты, удержания налогов и подачи ежеквартальных форм отчетности по налогам на заработную плату — даже если тот же сервис по зарплатам может помочь со всем этим.

Если вам нужна помощь с сравнением сервисов, которые могут заниматься задачами по соблюдению требований, начните с наших гайдoв или бесплатно оформите подбор.

Какая информация обычно передается

В целом отчет включает базовые идентификационные данные работодателя и сотрудника, например название и адрес работодателя, а также имя сотрудника, адрес, Social Security number и дату приема на работу. Точный набор полей зависит от формы штата или онлайн-системы.

Важно: RunWise Pay не собирает и не нуждается в этих чувствительных данных. Мы — бесплатный сервис подбора, и мы собираем только контактные и данные о намерении сотрудничества, например название бизнеса, имя контакта, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочитаемый язык.

Если вы используете сервис по зарплатам, спросите, подают ли они отчет, используя информацию, которую вы уже ввели во время адаптации сотрудника (onboarding), или вам нужно подавать отчет самостоятельно. Этот маленький нюанс важен, потому что многие ошибки случаются, когда владелец предполагает, что сервис сделает это сам, но фактически это не было включено.

Всегда подтверждайте сроки, обязательные поля и способ подачи с актуальными правилами вашего штата и с тем сервисом, которого вы выберете.

Когда и как это обычно делают малые бизнесы

Большинство работодателей делают отчетность о новых сотрудниках одним из трех способов: подают напрямую в штат, их payroll-сервис подает это, или это делает внутренний сотрудник HR/payroll. Для малого бизнеса самый простой вариант часто — попросить сервис по зарплатам включить это в процесс onboarding сотрудников.

Простой процесс обычно выглядит так:

1. Соберите документы о приеме сотрудника на работу.
2. Добавьте сотрудника в вашу payroll-систему или систему onboarding.
3. Проверьте, требует ли ваш штат отчет о новых сотрудниках и какой дедлайн.
4. Подайте отчет в штат или подтвердите, что ваш payroll-сервис сделает это.
5. Сохраните запись о том, когда отчет был подан.

Если вы нанимаете людей более чем в одном штате, процесс может стать сложнее. Некоторые компании сообщают в каждый штат, где работают сотрудники; другие могут подходить под вариант отчетности для нескольких штатов. Это та область, где стоит перепроверить с квалифицированным специалистом по зарплатам или налоговым консультантом, потому что правила в штатах различаются.

Сколько это может стоить, если этим занимается payroll-сервис

Если payroll-сервис включает отчетность о новых сотрудниках, она может быть встроена в обычный пакет по зарплатам или предлагаться как дополнительная услуга (add-on). Типичная стоимость для малого бизнеса — это примерно ежемесячный базовый платеж плюс плата за каждого сотрудника, например около $20 to $100+ в месяц, плюс около $4 to $15+ за сотрудника в месяц. Некоторые провайдеры могут взимать плату за настройку, плату за формы на конец года или дополнительные сборы за соблюдение требований.

Если отчетность о новых сотрудниках не включена, может быть дополнительная оплата за помощь с onboarding или за поддержку по соблюдению требований. Реальная сумма зависит от размера команды, частоты выплат, того, что входит, и от штата. Эти диапазоны не являются котировками.

Не предполагайте, что самый низкий ежемесячный тариф — это лучший вариант. Иногда более дешевый план не включает поддержку по налоговой отчетности, формы на конец года, настройку в штате или отчетность о новых сотрудниках. Запросите письменный список услуг, которые входят в стоимость, прежде чем выбирать.

Если вы хотите сравнить варианты, страница наших услуг и бесплатная форма для подбора помогут вам найти провайдеров для оценки. RunWise Pay бесплатен для владельца бизнеса.

Сигналы тревоги и умные вопросы, которые стоит задать

Хороший провайдер должен четко отвечать, когда вы спрашиваете, кто занимается отчетностью о новых сотрудниках, подачей payroll-налогов, сроками direct deposit, формами на конец года и регистрациями в штате. Если ответы расплывчаты, задерживаются или даются только устно, будьте осторожны.

Следите за этими сигналами тревоги:

• Непонятное ценообразование или неожиданные сборы за настройку, подачу документов или поддержку
• Нет четкого объяснения, входит ли отчетность о новых сотрудниках в стоимость
• Нет гарантии по налоговой отчетности или неясно, кто отвечает, если что-то было упущено
• Плохая поддержка, когда вы задаете базовые вопросы по соблюдению требований
• Давление подписать быстро, прежде чем вы поймете, что именно включено

Задайте эти практичные вопросы перед тем, как подписать договор:

• Делаете ли вы отчетность о новых сотрудниках в моем штате?
• Входит ли это в обычную цену или взимается отдельно?
• Занимаетесь ли вы также подачей payroll-налогов в штате и на федеральном уровне?
• Кто отвечает, если дедлайн будет пропущен?
• Что вы от меня будете требовать каждый раз, когда я нанимаю сотрудника?
• Можете ли вы подтвердить все включенные услуги и сборы письменно?

Последний вопрос важнее всего: подтвердите, что именно входит, письменно. Владелец остается в контроле, сравнивает условия (котировки) и выбирает, кого нанимать.