Ano ang new-hire reporting at kailangan ba ito?

Maikling sagot: ano ang new-hire reporting

Ang new-hire reporting ay isang kinakailangang employer report na ipinapadala sa state matapos kang mag-hire ng isang tao, at madalas din matapos kang mag-rehire. Ginagamit ng mga state ang impormasyong ito para sa child support enforcement at iba pang government matching programs.

Sa simpleng paliwanag: kapag may taong nagsimulang magtrabaho para sa negosyo mo bilang empleyado, karaniwan ay kailangan mong i-report ang pag-hire na iyon sa state sa loob ng itinakdang bilang ng araw. Ang deadline at eksaktong proseso ay nakadepende sa state, at puwedeng magbago ang mga panuntunan sa paglipas ng panahon.

Para sa maraming maliliit na negosyo, kayang i-handle ito ng payroll service bilang bahagi ng setup o onboarding. Pero hindi lahat ng serbisyo ay awtomatikong kasama, kaya siguraduhing nakasulat kung ano ang kasama bago ka pumirma.

Ang RunWise Pay ay isang libreng matching service, hindi payroll provider, accountant, bookkeeper, o tax advisor. Makakatulong kami na maikumpara mo ang mga payroll provider na maaaring mag-handle ng mga gawain tulad ng new-hire reporting, pero dapat mong i-verify ang kasalukuyang rules para sa iyong state mismo at kasama ang isang kwalipikadong payroll provider o tax professional.

Kailangan ba ito?

Karaniwan, oo—kung may mga empleyado kang hinahire sa US. Sa karamihan ng mga state, kailangan ng mga employer na i-report ang mga bagong hire na empleyado at madalas pati ang mga rehire. Kapag nalampasan mo ang deadline, puwedeng harapin ng negosyo ang mga abiso, penalty, o dagdag na compliance problems depende sa state.

Ang panuntunan ay karaniwang para sa mga empleyado, hindi lahat ng uri ng worker. Kung kailangan bang i-report ang independent contractor ay nakadepende sa state at sa sitwasyon. Mahalaga ang worker classification, kaya kung hindi ka sigurado kung empleyado ba o contractor ang isang tao, kumpirmahin sa isang kwalipikadong payroll provider, accountant, o tax professional.

Kung baguhan ka na negosyante, lalo na kung bago ka sa US payroll system, ito ang isa sa mga unang compliance steps na dapat matutunan. Hiwalay ito sa pagtakbo ng payroll, pag-withhold ng taxes, at pag-file ng quarterly payroll tax forms—kahit na puwedeng makatulong ang parehong payroll service sa lahat ng ito.

Kung gusto mo ng tulong para ihambing ang mga serbisyong maaaring humawak sa compliance tasks, maaari kang magsimula sa aming mga gabay o magpa-match nang libre.

Anong impormasyon ang karaniwang ini-report

Sa pangkalahatan, kasama sa report ang mga pangunahing detalye para sa employer at employee, tulad ng pangalan at address ng employer, at ang pangalan, address, Social Security number, at petsa ng pag-hire ng employee. Ang eksaktong fields ay nakadepende sa form o online system ng state.

Mahalaga: Ang RunWise Pay ay hindi nangongolekta o hindi kailangan ang mga sensitibong record na iyon. Kami ay libreng matching service, at ang kinokolekta lang namin ay contact at business-intent details tulad ng pangalan ng negosyo, pangalan ng contact, phone, optional email, ilang tao ang pinapasweldo mo, state, at preferred language.

Kung gumagamit ka ng payroll provider, itanong kung sila ang nagsusubmit ng report gamit ang impormasyong inilagay mo na sa employee onboarding, o kung ikaw mismo ang kailangang mag-file nito. Malaking bagay ang munting detalye na iyon dahil maraming payroll mistakes ang nangyayari kapag ipinapalagay ng owner na ginagawa ng provider—pero hindi naman talaga ito kasama.

Laging kumpirmahin ang deadlines, required fields, at paraan ng pag-file ayon sa kasalukuyang rules ng iyong state at sa provider na kukunin mo.

Kailan at paano ito karaniwang hinahandle ng maliliit na negosyo

Kadalasan, mayroong tatlong paraan ang mga employer para sa new-hire reporting: nagfi-file sila mismo sa state, ipinapasa ito ng payroll service nila, o isang internal HR/payroll person ang nagfi-file nito. Para sa isang maliit na negosyo, kadalasan ang pinakamadaling option ay isama ito ng payroll provider sa employee onboarding.

Karaniwang ganito ang simpleng proseso:

1. Kolektahin ang hiring paperwork ng employee.
2. I-enter ang employee sa iyong payroll o onboarding system.
3. Suriin kung kailangan ng iyong state ng new-hire report at ano ang deadline.
4. Isumite ang report sa state, o i-confirm kung gagawin ito ng iyong payroll provider.
5. Itago ang record na nagpapakita kung kailan ito na-file.

Kung ikaw ay nag-hire sa higit sa isang state, mas nagiging komplikado ang proseso. May mga negosyo na nagre-report sa bawat state kung saan nagtatrabaho ang mga employees; ang iba naman ay puwedeng kwalipikado para sa multistate reporting option. Ito ay isang bahagi na dapat mong i-double-check sa isang kwalipikadong payroll provider o tax professional dahil nag-iiba ang rules kada state.

Magkano kaya ito kapag hinahandle ito ng payroll service

Kung may kasamang new-hire reporting ang payroll service, puwedeng built-in ito sa regular payroll package o ibenta bilang add-on. Karaniwang gastos sa maliit na negosyo sa payroll ay roughly monthly base fee plus per-employee fee—halimbawa, mga $20 hanggang $100+ kada buwan, kasama ang mga $4 hanggang $15+ kada employee kada buwan. Ang ilang provider ay maaaring maningil ng setup fees, year-end form fees, o dagdag na compliance fees.

Kung hindi kasama ang new-hire reporting, maaaring may dagdag na singil para sa onboarding o compliance support. Ang eksaktong halaga ay depende sa laki ng team, pay frequency, kung ano ang kasama, at sa state. Ang mga range na ito ay hindi quotes.

Huwag ipagpalagay na ang pinakamababang buwanang presyo ang pinakamagandang deal. Minsan, ang mas murang plan ay inaalis ang tax filing support, year-end forms, state setup, o new-hire reporting. Humingi ng nakasulat na listahan ng mga included services bago ka pumili.

Kung gusto mong i-compare ang mga option, tingnan ang aming services page at free matching form para makatulong kang makahanap ng mga provider na pag-iisipan. Libre ang RunWise Pay para sa business owner.

Mga red flags at mga tanong na dapat itanong

Dapat malinaw na sasagutin ng isang mahusay na provider kapag tinanong mo kung sino ang humahandle ng new-hire reporting, payroll tax filings, timing ng direct deposit, year-end forms, at state registrations. Kapag ang sagot ay malabo, mabagal, o puro pasalita lang, mag-ingat.

Bantayan ang mga red flags na ito:

• Malabo ang pricing o may mga unexpected fees para sa setup, filings, o support
• Walang malinaw na paliwanag kung kasama ba ang new-hire reporting
• Walang tax-filing guarantee o hindi malinaw ang responsibilidad kung may makaligtaan
• Mahina ang support kapag nagtanong ka ng basic compliance questions
• May pressure na pumirma nang mabilis bago mo maintindihan kung ano ang sakop

Bago ka pumirma, itanong ang mga practical na tanong na ito:

• Hahawakan ba ninyo ang new-hire reporting sa state ko?
• Kasama ba ito sa regular na presyo o hiwalay na sinisingil?
• Hahawakan din ba ninyo ang state at federal payroll tax filings?
• Sino ang responsable kapag nalampasan ang deadline?
• Ano ang kailangan ninyo sa akin sa bawat beses na may hinahire ako?
• Maaari ninyong kumpirmahin na nakasulat ang lahat ng included services at fees?

Ang huling tanong ang pinakaimportante: i-confirm kung ano ang kasama sa pamamagitan ng nakasulat. Nananatiling kontrolado ang owner, nag-i-compare ng mga quote, at pipili kung sino ang kukuha.