什麼是新進員工申報？需要嗎？
是的—在美國只要你雇用或重新雇用員工，新進員工申報通常是需要的。意思是要在開始上工後不久，把基本的勞工與雇主資料送交給你所在州的新進員工申報計畫。
簡短答案：什麼是新進員工申報
新進員工申報是雇主必須在你聘用某人之後（有時也包含重新雇用之後）送交給州政府的必要雇主報表。各州會使用這些資訊來進行子女扶養金執行與其他政府配對計畫。
用白話說：當一個人以「員工」身分開始在你的公司工作時，你通常需要在規定天數內把這次雇用報到州政府。截止期限與確切流程依州而不同，而且規則可能會隨時間調整。
對許多小型企業而言，薪資服務可能會在設定或上線（onboarding）時一併處理。但不是每家服務都會自動包含，所以在你簽約前，請務必用書面確認包含哪些內容。
RunWise Pay 是免費的比對媒合服務，而不是薪資供應商、會計師、記帳士或稅務顧問。我們可以幫你比較可能處理新進員工申報等工作的薪資服務；不過你應該自行確認目前你所在州的規定，並且也要和合格的薪資服務供應商或稅務專業人士確認。
需要嗎？
通常需要—只要你在美國雇用員工。多數州要求雇主申報新聘員工，通常也包含重新雇用的員工。如果你錯過期限，依州別不同，企業可能會收到通知、面臨罰金，或出現更多合規上的麻煩。
這條規則通常適用於「員工」，而不是所有類型的工作者。獨立承包商是否需要申報，取決於州別與實際情況。身分歸類很重要，所以如果你不確定某人是員工還是承包商，請向合格的薪資服務供應商、會計師或稅務專業人士確認。
如果你是新手企業主，尤其是你剛開始熟悉美國的薪資系統，這也是你要學的第一批合規步驟之一。它和實際跑薪資、扣繳稅款、以及每季申報薪資稅表是不同的—即使同一家薪資服務可能能把這些都一起協助。
如果你想比較可能會協助合規的服務，你可以先看看 我们的指南 或 免費 get matched。
通常會申報哪些資訊
一般來說，申報會包含基本的雇主與員工身分識別資訊，例如雇主名稱與地址，以及員工姓名、地址、Social Security number、以及雇用日期。實際欄位取決於州政府的表格或線上系統。
重要提醒：RunWise Pay 不會蒐集、也不需要這些敏感資料。我們是免費的比對媒合服務，只收集聯絡與商業意向的資訊，例如公司名稱、聯絡人姓名、電話、可選的電子郵件、你需要支付的人數、所在州，以及偏好的語言。
如果你使用薪資供應商，請詢問他們是用你在員工上線（onboarding）時已輸入的資料代為提交，還是需要你自己去申報。這個小細節很重要，因為很多薪資申報錯誤都發生在「老闆以為供應商會做，但其實合約從未包含」。
請務必用你所在州目前的規則，並且也和你打算聘用的供應商確認：截止期限、必填欄位，以及申報方式。
小型企業通常何時、如何處理
多數雇主會用三種方式之一來完成新進員工申報：直接向州政府申報、由薪資服務代為申報，或由公司內部的人資/薪資人員代為申報。對小型企業來說，最容易的做法通常是讓薪資供應商在員工上線（onboarding）時把它一併包含進來。
一個簡單流程通常看起來像這樣：
- 收集員工的雇用文件。
- 把員工加入你的薪資或上線系統。
- 確認你的州是否要求新進員工申報，以及截止期限。
- 向州政府送出申報，或確認你的薪資供應商會代辦。
- 保存一份記錄，顯示何時完成申報。
如果你在多個州雇用人員，流程可能會更複雜。有些公司會向員工實際工作所在地的每個州分別申報；也有些公司可能符合跨州申報的方案。這一塊建議你再和合格的薪資服務供應商或稅務專業人士確認，因為各州規則不同。
如果由薪資服務處理，可能會花多少錢
如果薪資服務包含新進員工申報，可能會被併入常規薪資方案，或以加購項目提供。小型企業常見的薪資費用大約是「每月基本費 + 每位員工費」—例如每月約 $20 到 $100+，再加上每位員工每月約 $4 到 $15+。有些供應商還可能收取設定費、年終表格費，或額外的合規費。
如果沒有包含新進員工申報，通常在上線（onboarding）或合規支援方面可能會有額外費用。實際金額會取決於團隊人數、發薪頻率、包含的內容，以及州別。這些範圍不是報價。
不要以為最低的每月價格就是最划算的選擇。有時候看似更便宜的方案，可能把稅務申報支援、年終表格、州別設定，或新進員工申報排除在外。你在選擇前，請先要求一份書面清單，確認包含哪些服務。
如果你想比較方案，我们的服务页面 和 免費比對表單 可以幫助你找到可評估的供應商。RunWise Pay 對企業主是免費的。
警訊與你該先問的聰明問題
一個好的供應商在你詢問「誰負責新進員工申報、薪資稅申報、直接匯款（direct deposit）何時到帳、年終表格，以及州政府登記」時，應該能清楚回答。如果回答模糊、拖很久，或只有口頭說明，就要小心。
留意這些警訊：
- 定價模糊，或在設定、申報或支援上突然出現額外費用
- 沒有清楚解釋是否包含新進員工申報
- 沒有稅務申報保證，或若有事情漏掉責任不清
- 你問基本合規問題時，支援品質不好
- 在你還沒弄清楚包含哪些內容前，就施壓要求你趕快簽約
簽約前先問這些實用問題：
- 你們會在我的州幫我處理新進員工申報嗎？
- 它包含在常規價格裡，還是需要另外收費？
- 你們也會代辦州與聯邦的薪資稅申報嗎？
- 如果錯過期限，誰負責？
- 每次我雇用新員工，你們需要我提供哪些東西？
- 你可以用書面確認所有包含的服務與費用嗎？
最後這個問題最重要：請用書面確認包含哪些內容。企業主保有主導權：你可以比較報價，然後選擇要聘用誰。
新進員工申報通常是你雇用員工後需要向州政府提交的必要報表；如果你使用薪資服務，你應該先用書面確認對方是否會代為處理。