Làm sao để thiết lập bảng lương cho doanh nghiệp mới?
Để thiết lập bảng lương cho doanh nghiệp mới, bạn cần đúng các tài khoản thuế, thông tin trả lương cho nhân viên, lịch trả lương, và một hệ thống/đơn vị bảng lương có thể tính lương và nộp thuế đúng. Nếu bạn không muốn tự làm, RunWise Pay có thể ghép bạn miễn phí với các nhà cung cấp dịch vụ bảng lương.
Câu trả lời ngắn gọn
Để thiết lập bảng lương cho doanh nghiệp mới, thường bạn cần:
đăng ký các tài khoản thuế mà doanh nghiệp của bạn cần,
thu thập các mẫu giấy tờ tuyển dụng của nhân viên,
chọn bạn sẽ trả lương cho nhân viên theo chu kỳ nào,
quyết định cách bạn theo dõi giờ làm,
và dùng hệ thống bảng lương hoặc dịch vụ bảng lương để tính lương, khấu trừ thuế, trả lương cho nhân viên, và nộp thuế bảng lương.
Nghe có vẻ nhiều, vì đúng là bảng lương có nhiều phần chuyển động. Chỉ một sai sót có thể dẫn đến nộp thuế trễ, phiếu lương sai, hoặc gặp rắc rối khi đến cuối năm. Vì vậy nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn dùng dịch vụ bảng lương.
RunWise Pay không phải là nhà cung cấp bảng lương, kế toán, người giữ sổ sách, hay chuyên gia tư vấn thuế. Chúng tôi là dịch vụ ghép miễn phí giúp các doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ so sánh các nhà cung cấp bảng lương. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin chung, và bạn nên tự xác nhận chi tiết thiết lập với một nhà cung cấp bảng lương, kế toán, hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang.
Những gì bạn cần trước khi chạy bảng lương lần đầu
Trước khi chạy bảng lương, hãy thu thập các thông tin cơ bản về doanh nghiệp và người lao động của bạn. Tại Mỹ, bảng lương phụ thuộc vào quy định liên bang và thường còn phụ thuộc cả quy định của tiểu bang và địa phương. Thiết lập chính xác có thể khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian.
Dưới đây là danh sách kiểm tra thực tế mà đa số doanh nghiệp mới cần:
- Tên pháp lý doanh nghiệp và địa chỉ doanh nghiệp
- Mã số thuế liên bang của chủ lao động (federal employer tax ID) và mọi tài khoản thuế bảng lương ở tiểu bang nếu có yêu cầu
- Họ tên, địa chỉ, ngày bắt đầu, mức lương và mức trả của người lao động; đồng thời là họ theo giờ hay hưởng lương theo năm
- Các mẫu giấy tờ khấu trừ của nhân viên và hồ sơ tuyển dụng mới theo yêu cầu của tiểu bang bạn
- Lịch trả lương, ví dụ: mỗi tuần, mỗi hai tuần, hoặc hai lần mỗi tháng
- Cách theo dõi giờ làm cho nhân viên theo giờ và làm thêm giờ
- Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bạn sẽ dùng để chi trả lương và thuế
- Kế hoạch cho hình thức chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) hoặc chi phiếu giấy
- Bảo hiểm bồi thường tai nạn lao động (workers' compensation) và các đăng ký theo yêu cầu của tiểu bang, nếu áp dụng
Nếu bạn cũng thuê nhà thầu độc lập (independent contractors) ngoài nhân viên, hãy đảm bảo bạn hiểu sự khác nhau. Gán nhầm loại lao động có thể tạo ra các vấn đề về thuế và tuân thủ. Nhà cung cấp dịch vụ bảng lương hoặc chuyên gia thuế có thể giúp bạn xác nhận cách đối xử đúng với người lao động.
Từng bước: thường việc thiết lập bảng lương diễn ra thế nào
Với nhiều chủ doanh nghiệp, cách dễ nhất để hiểu bảng lương là nhìn theo thứ tự các đầu việc. Nhà cung cấp thường có thể hỗ trợ thiết lập, nhưng vẫn hữu ích nếu bạn nắm được các bước.
- Chọn lịch trả lương. Quyết định khi nào nhân viên được trả và cách hoạt động của kỳ trả lương (pay periods).
- Thiết lập các tài khoản thuế bảng lương liên bang và tiểu bang. Bạn cần gì sẽ tùy thuộc vào tiểu bang và cấu trúc doanh nghiệp của bạn.
- Thu thập các mẫu giấy tờ nhận việc (onboarding) và thông tin trả lương của nhân viên. Bao gồm các lựa chọn khấu trừ và mức lương.
- Quyết định cách bạn theo dõi thời gian. Nhân viên theo giờ thường cần số giờ chính xác, làm thêm giờ (overtime), và thời gian nghỉ có lương (paid time off) được theo dõi.
- Chọn cách bạn sẽ trả lương cho nhân viên. Chuyển khoản trực tiếp là phổ biến, nhưng một số doanh nghiệp cũng cung cấp chi phiếu giấy.
- Thiết lập khấu trừ từ lương (payroll deductions) và thuế của người sử dụng lao động (employer taxes). Có thể bao gồm khấu trừ liên bang và tiểu bang cùng các khoản mục bắt buộc khác.
- Chạy thử hoặc xem trước bảng lương trước khi chạy kỳ trả lương đầu tiên thực tế. Kiểm tra tổng lương (gross pay), thuế, các khoản khấu trừ, và lương ròng (net pay).
- Duyệt bảng lương đúng thời hạn cho mỗi kỳ trả lương. Dù có dịch vụ, nhiều nhà cung cấp vẫn cần bạn xem và phê duyệt.
- Đảm bảo thuế và hồ sơ nộp cho bảng lương được xử lý. Xác nhận ai là người nộp gì, khi nào, và theo những tiểu bang nào.
- Lưu hồ sơ và chuẩn bị các mẫu giấy tờ cuối năm như W-2s và, nếu áp dụng, 1099s.
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp thay vì tự tự xây dựng, bạn có thể bắt đầu tại get matched hoặc tìm hiểu thêm về các services.
Bạn nên tự làm bảng lương hay thuê ngoài?
Một số doanh nghiệp rất nhỏ ban đầu tự làm bảng lương, nhất là khi họ chỉ có một hoặc hai nhân viên. Cách này có thể tốn ít chi phí trực tiếp hơn, nhưng lại cần thời gian và sự chú ý. Bạn sẽ chịu trách nhiệm cho các phép tính, nộp thuế đúng hạn, các hồ sơ, hạn chót, việc sửa sai, và các mẫu giấy tờ cuối năm.
Một dịch vụ bảng lương có thể tiết kiệm thời gian và giảm sai sót bằng cách xử lý chạy bảng lương, chuyển khoản trực tiếp, tính toán thuế bảng lương, nộp hồ sơ thuế, và các mẫu giấy tờ cuối năm—tùy theo gói. Nhiều chủ doanh nghiệp thuê ngoài vì lỗi bảng lương gây căng thẳng và tốn kém để sửa.
Mức giá phổ biến cho bảng lương của doanh nghiệp nhỏ thường là phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên. Ví dụ rất chung, bạn có thể thấy khoảng $20 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ cho mỗi người được trả lương. Một số nhà cung cấp có thể tính thêm phí cho bảng lương nhiều tiểu bang, thanh toán cho nhà thầu, theo dõi thời gian, hỗ trợ phúc lợi (benefits), mẫu giấy tờ cuối năm, hoặc hỗ trợ nhanh hơn. Đây không phải là báo giá. Chi phí thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang.
Nếu bạn chưa chắc bạn cần mức hỗ trợ nào, RunWise Pay có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn miễn phí. Chúng tôi không tự chạy bảng lương. Các nhà cung cấp tham gia sẽ trả phí để được ghép, và luôn luôn miễn phí đối với chủ doanh nghiệp.
Những dấu hiệu đỏ cần để ý khi chọn dịch vụ bảng lương
Không phải mọi gói dịch vụ bảng lương đều giống nhau. Giá rẻ được quảng cáo ban đầu có thể nhìn có vẻ ổn, nhưng có thể thiếu các dịch vụ quan trọng hoặc bị tính phí riêng. Trước khi bạn ký hợp đồng, hãy chậm lại và đặt câu hỏi rõ ràng.
Hãy để ý các dấu hiệu đỏ sau:
- Giá hoặc phí không rõ ràng, không được liệt kê cụ thể
- Tính thêm phí cho thiết lập, mẫu giấy tờ cuối năm, chỉnh sửa (amendments), hoặc thông báo thuế mà không được giải thích sớm
- Không có thông tin rõ ràng về việc ai là người nộp thuế bảng lương và sẽ ra sao nếu xảy ra lỗi nộp hồ sơ
- Hỗ trợ kém, thời gian chờ lâu, hoặc không có đầu mối liên hệ rõ ràng
- Bị ép phải ký nhanh mà không có thời gian xem lại thỏa thuận dịch vụ
- Các lời hứa quá rộng hoặc kiểu được đảm bảo
- Câu trả lời gây rối về bảng lương nhiều tiểu bang, nhà thầu, hoặc hồ sơ thuế địa phương
Hãy yêu cầu một bản phân tích bằng văn bản về những gì được bao gồm: chạy bảng lương, chuyển khoản trực tiếp, nộp hồ sơ thuế, báo cáo người lao động mới, W-2s, 1099s nếu cần, giờ hỗ trợ, hỗ trợ thiết lập, và mọi phí phát sinh khác. Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký.
Kế hoạch thiết lập thực tế cho một chủ doanh nghiệp bận rộn
Nếu bạn thiếu thời gian, hãy ưu tiên làm cho bảng lương vừa an toàn vừa vận hành được trước khi cố làm hoàn hảo. Thiết lập đơn giản và có tổ chức sẽ tốt hơn là làm vội.
Dưới đây là kế hoạch thực tế:
- Lập danh sách bạn sẽ trả lương cho ai: nhân viên, nhà thầu, hoặc cả hai
- Chọn ngày mục tiêu để chạy bảng lương lần đầu
- Thu thập các mẫu giấy tờ tuyển dụng, mức lương và lịch làm việc
- Xác nhận những tài khoản thuế và đăng ký nào là cần thiết tại tiểu bang của bạn
- Quyết định bạn sẽ tự chạy bảng lương hay so sánh các nhà cung cấp
- Nếu thuê ngoài, hãy so sánh vài lựa chọn và yêu cầu giá và chi tiết dịch vụ bằng văn bản
- Chạy bảng lương lần đầu với thời gian rà soát thêm để có thể phát hiện sai sót sớm
Nếu bạn muốn có hỗ trợ bên ngoài để tìm lựa chọn, RunWise Pay có thể ghép bạn với các nhà cung cấp dịch vụ bảng lương dựa trên các thông tin liên hệ và doanh nghiệp cơ bản như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ mong muốn. Chúng tôi không bao giờ yêu cầu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Bạn có thể tìm hiểu thêm trong các guides hoặc yêu cầu một match miễn phí.
Để thiết lập bảng lương, hãy chuẩn bị sẵn các tài khoản thuế và thông tin nhân viên, chọn lịch trả lương, rồi dùng một hệ thống hoặc dịch vụ bảng lương đáng tin cậy—trong đó phải ghi rõ bằng văn bản những gì được bao gồm.