新創公司要怎麼設立員工薪資（Payroll）？

簡短答案

要為新創公司設立薪資（payroll），通常你需要：先註冊公司所需的稅務帳戶、收集員工入職/雇用表單、選擇你要多久發薪一次、決定要如何追蹤工時，並使用薪資系統或薪資服務來計算薪資、扣繳稅款、發放薪水，最後完成薪資稅的申報。

如果聽起來很複雜，原因是薪資確實有許多環節。任何小錯誤都可能導致稅款逾期、支票/薪資計算錯誤，或年底交接時出現問題。正因如此，許多小型企業會選擇薪資服務商。

RunWise Pay 不是薪資服務商、不是會計師、不是記帳士，也不是稅務顧問。我們是一個免費的配對服務，協助美國中小型企業比較薪資服務商。我們只提供一般性資訊；你應該自行向合格的薪資服務商、會計師或稅務專業人士確認你的設置細節，並親自查看最新的 IRS 與州政府規定。

第一次發薪前，你需要準備什麼

在你開始發薪之前，先把公司與員工的基本資料整理好。在美國，薪資會依循聯邦規定，且通常也要符合州與地方規定。實際設置可能因州而異，也可能會隨時間變動。

以下是多數新創公司需要的實用清單：

• 你的合法公司名稱與公司地址
• 你的聯邦雇主稅務 ID，以及任何你所在州可能需要的州級薪資稅帳戶
• 你的工作者姓名、地址、開始日期、薪資/時薪，以及他們是按時計酬還是按月/年薪
• 員工扣繳/代扣表單，以及你所在州要求的新手入職文件
• 你的發薪制度，例如每週、隔週或每月兩次
• 用來追蹤時數的方法（若有按時計酬員工）以及加班與請假/帶薪休假時間
• 你用來撥付薪資與稅款的商業銀行帳戶
• 直接匯款（direct deposit）或紙本支票的安排
• 若適用，員工補償（workers' compensation）以及任何州政府要求的登記/註冊

如果你除了員工（employees）之外，也打算聘用獨立承包商（independent contractors），請務必先理解兩者的差異。錯誤分類工作者可能導致稅務與合規上的問題。薪資服務商或稅務專業人士可以協助你確認工作者應如何被正確對待。

一步一步：薪資設立通常怎麼做

對很多老闆來說，理解薪資最容易的方式，就是看各項工作的順序。服務商通常能協助完成設定，但了解步驟仍然很有幫助。

1. 選擇你的發薪制度。決定什麼時候發薪，以及薪資期間（pay periods）要怎麼算。
2. 設立你的聯邦與州級薪資稅帳戶。你需要哪些帳戶取決於你的州與公司/商業架構。
3. 收集員工入職所需表單與薪資資訊。這包含扣繳選項與薪資/時薪。
4. 決定你要如何追蹤工時。按時計酬的員工通常需要正確的工時、加班，以及已付帶薪休假的追蹤。
5. 選擇要如何支付給員工。直接匯款很常見，但部分公司也會提供紙本支票。
6. 設定薪資扣繳項目與雇主稅款。這可能包含聯邦與州的扣繳，以及其他必需項目。
7. 在第一次正式發薪前，先做測試或預覽薪資。檢查總薪資（gross pay）、稅款、扣款項目，以及實領金額（net pay）。
8. 每個薪資期準時審核並核准薪資。即使你用的是服務，許多服務商仍會需要你檢查並核准。
9. 確認薪資稅與申報是否有人處理。釐清由誰在何時、向哪些州進行申報。
10. 保存紀錄並準備年底表單，例如 W-2；若適用也包含 1099。

如果你想在比較服務商而不是自己從零建立的情況下尋求幫助，你可以從 get matched 開始，或閱讀更多常見的 services。

你該自己做薪資（Payroll）還是外包？

有些非常小型的企業一開始會自行處理薪資，特別是只有一到兩位員工時。這可能在「直接收費」上花得比較少，但它需要時間與專注。你必須負責計算、稅款入帳（tax deposits）、申報、截止期限、修正，以及年底表單。

薪資服務商可以依方案負責處理發薪作業、直接匯款、薪資稅計算、稅務申報，以及年底表單，從而節省時間並降低錯誤。許多老闆選擇外包，是因為薪資出錯不但有壓力，而且修正起來也很貴。

小型企業的常見價格範圍通常是「每月基本費」加上「每位員工費」。用非常概略的例子來說，你可能會看到每月約 $20 到 $100+，再加上每位被支付人員約 $4 到 $15+。部分服務商會針對多州薪資、承包商付款、工時追蹤、福利支援、年底表單或更快的支援另行加收費用。以上都不是報價。實際費用取決於團隊人數、發薪頻率、包含的內容，以及你所在的州。

如果你不確定你需要到哪一種協助程度， RunWise Pay 可以免費幫你比較選項。我們不會自己替你跑薪資（run payroll）。參與的服務商會付費參與配對，而對企業主而言永遠是免費。

選擇薪資服務商時要留意的警訊（Red flags）

並不是所有薪資方案都一樣。表面上低價可能一開始看起來不錯，但可能有重要的服務沒有包含在內，或會另外分開收費。在你簽約之前，先慢下來，問清楚問題。

留意這些警訊：

• 價格或費用不清楚，沒有清楚列出
• 設置費、年底表單、修正申報（amendments）、或你早先沒有被告知的稅務通知另行加收
• 沒有明確說明由誰來申報薪資稅，以及如果申報有錯會怎麼處理
• 支援品質差、等待時間很長，或沒有清楚的聯絡人
• 在你還來不及審閱服務合約的情況下，催促你快速簽約
• 太過寬泛、或聽起來像保證的承諾
• 關於多州薪資、承包商（contractors）、或地方稅務申報的說明讓人困惑

請要求提供「書面明細」，說清楚包含哪些項目：發薪/薪資跑作業（payroll runs）、直接匯款、稅務申報、新聘員工申報（new-hire reporting）、W-2s、如有需要的 1099s、支援時數、協助設定（setup help），以及任何額外費用。在你簽約前，請先確認書面上到底包含什麼。

給忙碌老闆的實用設立計畫

如果你時間不多，把重點放在「先讓薪資安全且可運作」，再去追求完美。簡單、有條理的設定比匆忙草率的做法更好。

以下是一個實用計畫：

• 列出你要支付的人：員工、承包商，或兩者都有
• 設定第一次發薪作業的目標日期
• 收集聘用表單、薪資/時薪、以及工作排班
• 確認你的州需要哪些稅務帳戶與登記/註冊
• 決定要自己跑薪資，還是比較不同服務商
• 若選擇外包：比較幾個方案，並要求書面價格與服務細節
• 第一次先跑薪資時預留額外審核時間，讓錯誤能更早被發現

如果你想找外部協助來找選項，RunWise Pay 可以只根據簡單的聯絡與商業資訊（例如：公司名稱、聯絡人姓名、電話、可選的 Email、你要支付多少人、你的州、與偏好語言）幫你配對到薪資服務商。我們從不詢問 SSN、EIN、銀行帳戶號碼或員工的個人紀錄。

你可以在我們的 guides 了解更多，或申請免費的 match。