新公司怎么搭建工资（Payroll）？

简短回答

要为新公司搭建工资（Payroll），通常你需要：为公司需要的税务账户完成注册，收集员工入职表格，选择你打算多久发一次工资，决定如何记录工时，然后使用工资系统或工资服务来计算薪酬、代扣税款、发放工资，并申报工资税（payroll taxes）。

如果听起来很多，那是因为工资确实有很多环节。一处错误可能导致税款申报迟延、工资单（paychecks）发错，或者到年末出现问题。很多小企业选择工资服务，正是因为这个原因。

RunWise Pay 不是工资服务提供商（payroll provider）、不是会计事务所（accountant）、不是记账员（bookkeeper），也不是税务顾问（tax advisor）。我们是一个免费匹配服务，帮助美国的小型与中型企业比较工资服务提供商。我们只提供一般性信息。你应该自行确认你的设置细节，并与合格的工资服务提供商、会计或税务专业人士核对，同时也要自己查看当前的 IRS 和州规则。

首次发工资前要准备什么

在你开始跑工资（run payroll）之前，先把公司和员工需要的基础信息收集好。在美国，工资（payroll）既要符合联邦规则，也往往还要符合州和地方规则。具体怎么设置会因州而不同，而且也可能会随时间变化。

下面是大多数新公司需要的实用清单：

• 你的合法公司名称和公司地址
• 你的联邦雇主税务识别号（federal employer tax ID）以及任何需要的州级工资税（state payroll tax accounts）账户
• 工人的姓名、地址、入职日期、计薪标准，以及他们是按小时还是按年/固定薪资
• 员工代扣信息表（withholding forms）以及你所在州要求的入职新员工材料
• 你的发薪计划（pay schedule），例如每周、隔周，或每月两次
• 用于记录按小时员工工时的方式，以及加班/加班费与休假（paid time off）等内容
• 用来支付工资和税款的公司银行账户
• 直投（direct deposit）或纸质支票（paper checks）的支付方案
• 工伤赔付（workers' compensation）以及（如适用）需要的州级注册

如果你除了员工（employees）外，还会雇佣独立承包商（independent contractors），务必先弄清两者差别。把员工归类错了，可能引发税务和合规问题。工资服务提供商或税务专业人士可以帮助你确认应如何对你的工人进行正确处理。

一步一步：工资搭建通常怎么做

对许多老板来说，理解工资最简单的方式是看任务的顺序。提供商通常也能帮你做设置，但知道步骤仍然很有帮助。

1. 选择你的发薪频率（pay schedule）。决定何时发工资，以及工资期（pay periods）如何运作。
2. 设置你的联邦和州级工资税务账户（payroll tax accounts）。你需要什么取决于你的州和公司的组织结构。
3. 收集员工入职（onboarding）表格和薪酬信息。这包括代扣选择（withholding choices）和计薪标准（pay rates）。
4. 决定你如何记录工时。按小时员工通常需要准确的工时、加班时间，以及已支付的休假（paid time off）能被正确记录。
5. 选择如何给员工发放工资。直投（direct deposit）很常见，但有些公司也会提供纸质支票。
6. 设置工资扣款（payroll deductions）和雇主税（employer taxes）。这可能包括联邦与州代扣，以及其他所需项目。
7. 在第一次正式发薪前先跑一笔测试或预览工资。核对毛工资（gross pay）、税款（taxes）、扣款（deductions）和实发工资（net pay）。
8. 在每个工资周期按时审批工资。即使你使用了服务，很多提供商仍需要你审核并批准。
9. 确保工资税（payroll taxes）和申报（filings）都有人处理。确认谁来申报、在什么时候申报、以及在那些州申报。
10. 保存记录，并为年末表格做准备，比如 W-2s，以及在适用时的 1099s。

如果你想在比较提供商时获得帮助，而不是自己从零开始，你可以从 get matched 开始，或了解更多常见的 services。

你该自己做工资（Payroll），还是外包？

一些特别小的企业起初会自己做工资，尤其是只有一到两名员工时。这样直接费用可能更低，但需要时间和精力。你要负责计算、税款缴纳（tax deposits）、申报（filings）、截止日期（deadlines）、更正，以及年末表格。

工资服务可以在制定方案的前提下，通过处理工资发放（pay runs）、直投（direct deposit）、工资税计算、税务申报，以及年末表格，来节省时间并减少错误。很多老板选择外包，是因为工资出错会让人压力很大，而且修正起来也很贵。

小企业工资服务的常见价格通常是“每月基础费用（monthly base fee）+ 每名员工费用（per-employee fee）”。举一个非常笼统的例子，你可能会看到类似每月约 $20 到 $100+，再加上每发放一人约 $4 到 $15+。有些提供商还会对多州工资（multi-state payroll）、承包商付款（contractor payments）、工时跟踪（time tracking）、福利支持（benefits support）、年末表格（year-end forms）或更快支持（faster support）收取额外费用。这些都不是报价（quotes）。真正的成本取决于团队人数、发薪频率、包含哪些内容，以及你的州。

如果你不确定你需要什么程度的帮助， RunWise Pay 可以帮你免费比较不同选项。我们自己不跑工资（不替你发）。参与匹配的提供商会支付费用来完成匹配，而且对企业主来说永远是免费的。

选择工资服务时要注意的红旗（风险信号）

并不是所有工资服务的报价都一样。低价的宣传看起来一开始很划算，但重要的服务可能缺失，或者会被单独另收费。在你签约之前，先放慢节奏，问清楚具体问题。

留意这些红旗：

• 模糊的定价，或没有清楚列出的费用
• 对搭建/设置（setup）、年末表格（year-end forms）、修正（amendments）或税务通知（tax notices）等收取额外费用，但这些在早期没有解释清楚
• 没有明确说明由谁来申报工资税（payroll taxes），以及如果申报出错会发生什么
• 支持（support）很差、等待时间很长，或没有明确的联系人
• 在没有时间审阅服务协议（service agreement）的情况下催你尽快签字
• 承诺听起来太宽泛或“保证一定能做到”
• 关于多州工资（multi-state payroll）、承包商（contractors）或本地税务申报的答案令人困惑

索要书面明细：包含哪些内容（工资发放次数 pay runs、直投 direct deposit、税务申报 tax filings、新员工报备 new-hire reporting、W-2s、如需要的 1099s、支持工时 support hours、设置协助 setup help）以及任何额外费用。你签约前，请用书面形式确认包含哪些内容。

给忙碌老板的实用搭建计划

如果你时间紧，就先把工资搭建得安全且能运转起来，而不是一开始就追求“做到完美”。有条理、简单的搭建，比仓促做完更好。

这里有一个实用计划：

• 列出你要支付的人：员工（employees）、承包商（contractors），还是两者都有
• 为第一次跑工资（first payroll run）选定一个目标日期
• 收集招聘/入职表格、计薪标准（pay rates）和工作安排（work schedules）
• 确认你所在州要求哪些税务账户和注册
• 决定你是自己跑工资，还是去比较提供商
• 如果打算外包，先比较几种方案，并要求书面定价和服务细节
• 第一次跑工资时预留更多审核时间，让错误能尽早被发现

如果你想找外部帮助来发现选项，RunWise Pay 可以只根据简单的联系方式和商业信息（例如你的公司名称、联系人姓名、电话、可选邮箱、你要支付多少人、你的州、以及偏好的语言）来帮你匹配工资服务提供商。我们从不询问 SSNs、EINs、银行账户号码（bank account numbers）或员工个人记录（employee personal records）。

你可以在我们的 guides 了解更多，或申请免费的 match。