Как настроить payroll для нового бизнеса?

Короткий ответ

Чтобы настроить payroll для нового бизнеса, обычно нужно:
зарегистрироваться для налоговых аккаунтов, которые нужны вашему бизнесу, собрать формы для приема сотрудников, выбрать, как часто вы будете платить, решить, как вы будете учитывать отработанные часы, и использовать систему payroll или сервис, чтобы рассчитывать выплаты, удерживать налоги, платить сотрудникам и подавать payroll-налоги.

Если это звучит как много, то потому что payroll состоит из нескольких движущихся частей. Ошибка может привести к просроченным налогам, неправильным расчетам зарплаты или проблемам в конце года. По этой причине многие малые бизнесы выбирают payroll-сервис.

RunWise Pay — это не payroll-провайдер, не бухгалтер, не bookkeeper и не налоговый консультант. Мы — бесплатный сервис подбора, который помогает малым и средним бизнесам в США сравнивать провайдеров payroll. Мы даем только общую информацию; вам нужно самостоятельно подтвердить детали вашей настройки у квалифицированного payroll-провайдера, бухгалтера или налогового специалиста и проверить актуальные правила IRS и штата.

Что нужно до вашей первой выплаты

Прежде чем запускать payroll, соберите базовые данные по вашему бизнесу и сотрудникам. В США payroll зависит от федеральных правил и часто — от правил штата и местных правил. Точная настройка может отличаться в зависимости от штата и со временем меняться.

Вот практичный чеклист, который нужен большинству новых бизнесов:

• Юридическое название бизнеса и адрес
• Ваш федеральный налоговый ID работодателя и любые требуемые налоговые аккаунты payroll в штате
• Имена сотрудников, адреса, даты начала работы, ставки оплаты и то, почасовая это работа или оклад
• Формы для удержаний с зарплаты сотрудников и новые документы при приеме на работу, которые требуются вашим штатом
• График выплат, например еженедельно, раз в две недели или два раза в месяц
• Способ учитывать часы для почасовиков и сверхурочные
• Бизнес-банковский счет, с которого вы будете финансировать payroll и налоги
• План для прямого депозита (direct deposit) или бумажных чеков
• Страхование от несчастных случаев на работе (workers' compensation) и любые требуемые регистрации в штате, если применимо

Если вы нанимаете также независимых подрядчиков (independent contractors), помимо сотрудников, убедитесь, что понимаете разницу. Неправильная классификация работников может создать налоговые и комплаенс-проблемы. Payroll-провайдер или налоговый специалист поможет вам подтвердить, как должны оформляться ваши работники.

Пошагово: как обычно работает настройка payroll

Для многих владельцев проще понять payroll, если видеть порядок задач. Провайдер часто помогает с настройкой, но все равно полезно знать шаги.

1. Выберите график выплат. Определите, когда сотрудники будут получать зарплату, и как будут работать периоды оплаты.
2. Настройте ваши федеральные и налоговые аккаунты payroll в штате. Что именно нужно, зависит от вашего штата и структуры бизнеса.
3. Соберите формы для онбординга сотрудников и данные по оплате. Это включает выбор удержаний и ставки оплаты.
4. Решите, как вы будете учитывать время. Почасовой персонал обычно нуждается в точном учете часов, сверхурочных и оплачиваемого времени (paid time off).
5. Выберите, как сотрудники будут получать оплату. Прямой депозит (direct deposit) — распространенный вариант, но некоторые бизнесы также предлагают бумажные чеки.
6. Настройте удержания из зарплаты и налоги работодателя. Это может включать федеральные и удержания в штате и другие обязательные позиции.
7. Запустите тестовую или предварительную payroll перед первой «живой» выплатой. Проверьте gross pay, налоги, удержания и net pay.
8. Утверждайте payroll вовремя на каждый период оплаты. Даже если есть сервис, многим провайдерам все равно нужно, чтобы вы проверили и одобрили.
9. Убедитесь, что payroll-налоги и подача документов сделаны. Подтвердите, кто именно подает какие документы, когда и в каких штатах.
10. Ведите записи и подготовьтесь к формам в конце года, например W-2, а когда применимо — 1099.

Если хотите помочь с сравнением провайдеров вместо того, чтобы делать это в одиночку, вы можете начать с get matched или прочитать больше о типичных services.

Сделать payroll самому или отдать на аутсорсинг?

Некоторые совсем небольшие бизнесы начинают с того, что делают payroll сами, особенно если у них всего один или два сотрудника. Это может стоить меньше на прямых комиссиях, но требует времени и внимания. Вы отвечаете за расчеты, налоговые депозиты, подачу документов, дедлайны, исправления и формы в конце года.

Payroll-сервис может сэкономить время и снизить количество ошибок, если он берет на себя payroll-расчеты для каждого периода, direct deposit, расчеты payroll-налогов, налоговые подачи и формы в конце года — в зависимости от тарифа. Многие владельцы отдают на аутсорсинг, потому что ошибки в payroll — это стресс и дорого исправлять.

Частый диапазон цен для payroll в малом бизнесе — ежемесячная базовая плата плюс плата за каждого сотрудника. Как очень общий пример, вы можете увидеть что-то вроде примерно $20–$100+ в месяц, плюс около $4–$15+ за каждого оплачиваемого человека. Некоторые провайдеры берут доплату за payroll по нескольким штатам, выплаты подрядчикам, учет времени, поддержку по льготам, формы в конце года или более быструю поддержку. Это не цитаты (не «quotes»). Реальная стоимость зависит от размера команды, частоты выплат, того, что входит, и от штата.

Если вы не уверены, какой уровень помощи вам нужен, RunWise Pay поможет вам бесплатно сравнить варианты. Мы не ведем payroll сами. Провайдеры, участвующие в сервисе, платят за то, чтобы их сопоставили с вами, и для владельца бизнеса это всегда бесплатно.

На что обратить внимание: «красные флаги» при выборе payroll-сервиса

Не все предложения по payroll одинаковые. Низкая заявленная цена может сначала выглядеть привлекательно, но важные услуги могут отсутствовать или оплачиваться отдельно. Перед тем как подписывать, сбавьте темп и задайте четкие вопросы.

Обратите внимание на эти «красные флаги»:

• Неясные цены или комиссии, которые не перечислены прозрачно
• Дополнительные начисления за настройку, формы в конце года, amendments или налоговые уведомления, которые заранее не объяснили
• Нет ясного заявления о том, кто подает payroll-налоги и что будет, если возникнет ошибка при подаче
• Плохая поддержка, долгие ожидания или нет понятного контактного лица
• Давление подписать быстро, не давая времени внимательно изучить условия сервиса
• Обещания слишком широкие или гарантии, которые звучат нереалистично
• Сложные ответы о payroll в нескольких штатах, подрядчиках или местной подаче налогов

Попросите письменную разбивку того, что входит: payroll-расчеты, direct deposit, налоговые подачи, отчетность о новых сотрудниках, W-2, 1099 при необходимости, часы поддержки, помощь с настройкой и любые дополнительные комиссии. Подтвердите, что именно входит, письменно — до того, как подпишете.

Практичный план настройки для занятого владельца

Если у вас мало времени, сфокусируйтесь на том, чтобы payroll был безопасным и рабочим, прежде чем пытаться сделать его идеальным. Простая, организованная настройка лучше, чем спешка.

Вот практичный план:

• Составьте список, кого вы оплачиваете: сотрудников, подрядчиков или обе категории
• Выберите целевую дату для первой payroll-выплаты
• Соберите формы при приеме, ставки оплаты и рабочие графики
• Подтвердите, какие налоговые аккаунты и регистрации нужны в вашем штате
• Решите, будете ли вы делать payroll сами или сравните провайдеров
• Если отдадите на аутсорсинг, сравните несколько вариантов и попросите письменные цены и детали по сервису
• Запустите первую payroll с дополнительным временем на проверку, чтобы ошибки можно было обнаружить заранее

Если вы хотите получить помощь со стороны в поиске вариантов, RunWise Pay может бесплатно подобрать вам payroll-сервисов-провайдеров на основе только простых контактных и бизнес-деталей: название бизнеса, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько человек вам нужно оплачивать, ваш штат и предпочитаемый язык. Мы никогда не спрашиваем SSN, EIN, номера банковских счетов или личные записи сотрудников.

Вы можете узнать больше в наших guides или запросить бесплатный match.