Công cụ trả tiền cho nhà thầu vs phần mềm payroll đầy đủ

Mỗi lựa chọn phù hợp cho việc gì

Công cụ trả tiền cho nhà thầu được xây cho các doanh nghiệp trả tiền cho independent contractors, thường được gọi là người nhận 1099. Nó thường giúp bạn thu thập thông tin nhà thầu, gửi tiền thanh toán, và xuất các mẫu thuế cuối năm như 1099s nếu dịch vụ có cung cấp tính năng đó.

Payroll đầy đủ dành cho doanh nghiệp có nhân viên nhận lương theo W-2. Thông thường, nó sẽ tính lương, khấu trừ thuế, xử lý chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), nộp các loại thuế payroll, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2s.

RunWise Pay là dịch vụ miễn phí ghép nối (matching), không phải nhà cung cấp payroll. Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp so sánh các nhà cung cấp, nhưng chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế và không đưa ra lời khuyên về thuế.

Khi nào công cụ trả tiền cho nhà thầu là hợp lý

Công cụ trả tiền cho nhà thầu có thể phù hợp hơn nếu bạn thật sự chỉ trả cho nhà thầu và không có nhân viên nào nằm trong payroll. Cách này có thể dễ thiết lập hơn và đôi khi còn rẻ hơn so với một gói payroll đầy đủ.

Lựa chọn này thường phù hợp với doanh nghiệp nhỏ thuê freelancer, phụ trợ theo mùa được phân loại đúng là contractor, hoặc người làm theo dự án/lần việc. Nó cũng có thể phù hợp nếu bạn cần một cách cơ bản để trả tiền cho mọi người và giữ hồ sơ gọn gàng hơn, mà không phải trả chi phí cho các tính năng payroll dành cho nhân viên.

Tuy nhiên, việc phân loại quan trọng. Một người được trả bằng hóa đơn (invoice) không tự động có nghĩa là họ là contractor. Luật khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xác nhận tình trạng của người lao động với một nhà cung cấp payroll đủ năng lực, kế toán, hoặc chuyên gia thuế.

Khi nào payroll đầy đủ thường hợp lý hơn

Payroll đầy đủ thường phù hợp hơn nếu bạn hiện tại đã có dù chỉ 1 nhân viên nhận lương theo W-2, hoặc nếu bạn dự kiến sớm thuê nhân viên. Khi đã có nhân viên, bạn thường cần một hệ thống có thể xử lý các đợt trả lương (pay runs), khấu trừ thuế, nộp các khoản thuế payroll, và báo cáo cuối năm.

Nó cũng có thể là lựa chọn an toàn hơn nếu đội ngũ của bạn gồm cả nhân viên và nhà thầu. Nhiều doanh nghiệp thích dùng một hệ thống để xử lý cả hai, để không phải theo dõi hai quy trình tách biệt.

Nếu bạn đang chuyển từ nhà thầu sang nhân viên, hoặc bạn không chắc một người nên được xem là contractor hay là nhân viên, hãy nhờ hỗ trợ trước khi bạn thiết lập hệ thống sai.

Chi phí, hỗ trợ và những gì cần xác nhận bằng văn bản

Chi phí thường phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, và những gì được bao gồm. Như một khoảng tham khảo, công cụ trả tiền cho nhà thầu có thể có phí cơ bản theo tháng thấp hơn, hoặc thậm chí có thêm một khoản phí nhỏ cho mỗi contractor được trả, trong khi payroll đầy đủ thường có phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo từng nhân viên. Những khoảng này không phải là báo giá (quotes).

Trước khi bạn ký, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm:

• chuyển khoản trực tiếp (direct deposit)
• thanh toán cho contractor hoặc đợt trả lương cho nhân viên (employee pay runs)
• các biểu mẫu cuối năm như 1099s hoặc W-2s
• xử lý nộp thuế payroll và thanh toán thuế
• hỗ trợ thiết lập cho người mới tuyển (new-hire setup help)
• hỗ trợ qua điện thoại, chat, hoặc email
• mọi khoản phí phát sinh cho biểu mẫu cuối năm, chỉnh sửa (corrections), hoặc các đợt trả ngoài chu kỳ (off-cycle runs)

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo như giá mơ hồ, phí ẩn, không có lời hứa rõ ràng về việc nộp thuế, hỗ trợ kém, hoặc bị gây áp lực để ký nhanh. Chủ doanh nghiệp vẫn nắm quyền kiểm soát: hãy so sánh báo giá, đặt câu hỏi và chọn nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp.

Cách quyết định đơn giản

1. Lập danh sách tất cả những người bạn trả tiền.
2. Đánh dấu ai là contractor và ai là employee.
3. Đếm xem bạn trả cho bao nhiêu người trong mỗi kỳ trả lương.
4. Quyết định xem bạn chỉ cần thanh toán cho contractor, hay cần payroll đầy đủ cho nhân viên.
5. Yêu cầu các nhà cung cấp trình bày chính xác những gì được bao gồm bằng văn bản.
6. So sánh ít nhất hai lựa chọn trước khi chọn.

Nếu bạn vẫn chưa chắc chắn, được ghép nối với các nhà cung cấp dịch vụ payroll và so sánh lựa chọn của bạn miễn phí. Bạn cũng có thể đọc các hướng dẫn của chúng tôi để hiểu các thuật ngữ payroll và các bước thiết lập bằng ngôn ngữ dễ hiểu.