Инструменты для выплат подрядчикам vs полноценная зарплата

Для чего предназначен каждый вариант

Инструмент для выплат подрядчикам создан для компаний, которые платят независимым подрядчикам — часто это называют работниками 1099. Обычно он помогает собрать информацию о подрядчиках, отправлять выплаты и выдавать годовые налоговые формы, например 1099s, если в сервисе есть такая функция.

Полноценная payroll нужна компаниям с сотрудниками на W-2. Обычно она рассчитывает заработную плату, удерживает налоги, организует прямые выплаты (direct deposit), подает payroll-налоги и готовит годовые формы, например W-2s.

RunWise Pay — это бесплатный сервис подбора, а не поставщик payroll-услуг. Мы помогаем владельцам бизнеса сравнить варианты, но не ведем payroll, не подаем налоги и не даем налоговые советы.

Когда инструменты для выплат подрядчикам — это подходящий вариант

Инструмент для выплат подрядчикам может оказаться более простым решением, если вы действительно платите только подрядчикам и у вас нет сотрудников в payroll. Его проще настроить, и иногда он стоит меньше, чем полный пакет payroll.

Такой вариант хорошо подходит небольшому бизнесу, который нанимает фрилансеров, сезонных помощников, правильно классифицированных как подрядчики, или разовых работников на проект. Он также может быть уместен, если вам нужен базовый способ платить людям и вести более аккуратные записи, не оплачивая функции payroll для сотрудников.

Но классификация важна. Если человеку платят по инвойсу, это не делает его подрядчиком автоматически. Правила зависят от штата и со временем меняются, поэтому подтвердите статус работника с квалифицированным поставщиком payroll, бухгалтером или налоговым специалистом.

Когда полноценная payroll подходит лучше

Полноценная payroll обычно лучше, если у вас уже есть хотя бы один сотрудник на W-2 или если вы ожидаете нанять сотрудников в ближайшее время. Когда появляются сотрудники, вам обычно нужна система, которая может обрабатывать выплаты (pay runs), удерживать налоги, подавать payroll-налоги и делать годовую отчетность.

Это также более безопасный выбор, если в вашей команде есть смешанный состав: и сотрудники, и подрядчики. Многие компании предпочитают одну систему, которая закрывает обе задачи, чтобы не отслеживать два отдельных процесса.

Если вы переходите от подрядчиков к сотрудникам или не уверены, должен ли человек быть подрядчиком или сотрудником, получите помощь до того, как настроите «не ту» систему.

Стоимость, поддержка и что нужно подтвердить письменно

Стоимость обычно зависит от размера команды, частоты выплат и того, что входит в услугу. Как ориентир: инструменты для выплат подрядчикам могут иметь более низкую ежемесячную базовую плату или даже небольшую доплату за каждого оплаченного подрядчика, тогда как полноценная payroll часто имеет базовую ежемесячную плату плюс плату за каждого сотрудника. Эти диапазоны не являются коммерческими предложениями (не quotes).

Перед тем как подписывать, подтвердите письменно, что входит:

• direct deposit
• выплаты подрядчикам или pay runs для сотрудников
• годовые формы, например 1099s или W-2s
• подача payroll-налогов и обработка уплаты налогов
• помощь с настройкой новых сотрудников (new-hire setup)
• поддержка по телефону, в чате или по email
• любые дополнительные сборы за годовые формы, исправления или выплаты вне очереди (off-cycle runs)

Следите за красными флагами: расплывчатая цена, скрытые платежи, отсутствие четкого обещания по подаче налогов, слабая поддержка или давление подписать быстро. Владелец остается за рулем: сравнивайте предложения, задавайте вопросы и выбирайте поставщика, который подходит бизнесу.

Простой способ принять решение

1. Составьте список всех, кому вы платите.
2. Отметьте, кто является подрядчиком, а кто — сотрудником.
3. Подсчитайте, сколько человек вы оплачиваете за каждый период выплат.
4. Решите, вам нужны только выплаты подрядчикам или полноценная payroll для сотрудников.
5. Попросите поставщиков показать в письменном виде, что именно входит.
6. Сравните минимум два варианта, прежде чем выбрать.

Если вы все еще не уверены, get matched с поставщиками услуг payroll и сравните ваши варианты бесплатно. Также вы можете прочитать наши guides — там простыми словами объясняются термины payroll и шаги по настройке.