Gửi tiền trực tiếp và trả lương cho đội ngũ của bạn
Trả tiền cho người khác nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng phần thiết lập mới là điều quan trọng. Một dịch vụ payroll có thể giúp bạn dùng đúng cách gửi tiền trực tiếp, thẻ trả lương hoặc séc in — đúng cách và đúng thời hạn — và RunWise Pay có thể ghép bạn với các nhà cung cấp hoàn toàn miễn phí.
Các cách trả lương gửi tiền trực tiếp và những gì bao gồm
Khi mọi người nói “payroll”, họ thường nghĩ nhiều hơn là chỉ tính tiền lương. Một dịch vụ payroll thường giúp bạn chọn cách người lao động được trả tiền, thu thập đúng các thông tin thiết lập từ người lao động, xử lý từng kỳ trả lương và tạo phiếu lương (pay stub) hoặc bảng kê thu nhập (earnings statement) thể hiện tổng lương, thuế, các khoản khấu trừ và số tiền nhận (net pay).
Với nhân viên, cách trả phổ biến nhất là gửi tiền trực tiếp vào tài khoản ngân hàng. Một số doanh nghiệp cũng dùng séc giấy in sẵn hoặc thẻ trả lương. Với nhà thầu (contractors), cách thanh toán có thể khác, nhưng nhiều dịch vụ payroll vẫn có thể giúp theo dõi những khoản đã trả và chuẩn bị các biểu mẫu 1099 vào cuối năm nếu đó là một phần của dịch vụ.
Công việc của nhà cung cấp thường là xử lý payroll dựa trên số giờ, mức lương hoặc số tiền nhà thầu mà bạn phê duyệt. Họ cũng có thể xử lý tính toán và nộp thuế payroll nếu bạn chọn gói payroll dịch vụ đầy đủ. Nội dung bao gồm có thể khác nhau, vì vậy hãy xác nhận bằng văn bản chính xác nhà cung cấp sẽ làm gì trước khi bạn ký.
RunWise Pay là dịch vụ ghép miễn phí, không phải là nhà cung cấp payroll, kế toán (accountant), người giữ sổ (bookkeeper) hay tư vấn thuế. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin chung và có thể giúp bạn so sánh các nhà cung cấp payroll cung cấp payroll services.
Dịch vụ payroll xử lý gửi tiền trực tiếp như thế nào
Gửi tiền trực tiếp (direct deposit) nghĩa là tiền lương của người lao động được gửi điện tử vào tài khoản ngân hàng của họ. Một dịch vụ payroll thường giúp thiết lập tài khoản, lên lịch ngày thanh toán và gửi file để tiền đến đúng ngày trả lương. Nhiều chủ doanh nghiệp thích gửi tiền trực tiếp vì sạch sẽ hơn so với việc phát séc và giúp người lao động nhận tiền dễ hơn.
Quá trình thiết lập thường cần một chút kế hoạch. Nhà cung cấp có thể có thời hạn xử lý, đôi khi gọi là payroll cutoff, cho bạn biết bạn phải phê duyệt payroll bao nhiêu ngày làm việc trước ngày trả lương. Nếu bạn phê duyệt quá trễ, khoản tiền có thể bị lỡ ngày. Mốc thời gian này là một trong những câu hỏi quan trọng nhất cần hỏi.
Một số nhà cung cấp có tùy chọn trả lương vào ngày hôm sau (next-day) hoặc thậm chí cùng ngày (same-day), trong khi những nhà khác cần từ hai đến bốn ngày làm việc ngân hàng. Doanh nghiệp mới đôi khi phải trải qua bước rà soát thêm ở giai đoạn đầu. Việc này là bình thường, nhưng cũng là lý do để bạn bắt đầu thiết lập sớm và hỏi xem việc phê duyệt tài khoản thường mất bao lâu tại tiểu bang của bạn và theo loại hình doanh nghiệp.
Một nhà cung cấp tốt nên giải thích các bước bằng ngôn ngữ đơn giản, bao gồm điều gì xảy ra nếu nhập sai thông tin tài khoản ngân hàng, khoản thanh toán bị từ chối, hoặc bạn cần hủy hoặc chỉnh sửa một lần payroll. Hãy xác nhận các quy tắc đó bằng văn bản.
Các cách trả khác: séc và thẻ trả lương
Gửi tiền trực tiếp là phổ biến, nhưng không phải là lựa chọn duy nhất. Một số doanh nghiệp vẫn dùng séc giấy in sẵn, đặc biệt nếu người lao động không muốn gửi qua ngân hàng hoặc vì việc gửi tiền trực tiếp chưa sẵn sàng. Một dịch vụ payroll có thể in và gửi séc, cho phép bạn tự in, hoặc hỗ trợ chi tiết về séc thông qua phần mềm của họ.
Thẻ trả lương (pay cards) là một lựa chọn khác trong một số tình huống. Pay card là thẻ trả trước, nơi tiền lương được nạp điện tử. Điều này có thể giúp người lao động không dùng tài khoản ngân hàng truyền thống. Nhưng phí, quy tắc truy cập và yêu cầu của từng tiểu bang có thể khác nhau, vì vậy hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích thẻ hoạt động như thế nào, chi phí cho người sử dụng lao động và người lao động là bao nhiêu, và có giới hạn nào không.
Cách trả phù hợp phụ thuộc vào đội ngũ của bạn, lịch trả lương và tiểu bang nơi bạn hoạt động. Một số tiểu bang có quy định cụ thể về phương thức thanh toán tiền lương, sự đồng ý của người lao động, việc truy cập phiếu lương (pay stub), và thời điểm trả lương lần cuối. Quy định cũng thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy xem hướng dẫn hiện hành của IRS và tiểu bang, đồng thời xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.
Nếu bạn chưa chắc thiết lập nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, hãy được ghép với các nhà cung cấp payroll thông qua RunWise Pay. Dịch vụ ghép này miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.
Thông thường chi phí là bao nhiêu
Giá payroll thường gồm phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo mỗi người. Với doanh nghiệp nhỏ, mức bắt đầu phổ biến là khoảng $25 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ cho mỗi nhân viên hoặc nhà thầu được trả lương. Nếu bạn muốn có dịch vụ nộp thuế, hỗ trợ biểu mẫu W-2 hoặc 1099 cuối năm, in séc, payroll đa tiểu bang, hoặc thời gian gửi tiền trực tiếp nhanh hơn, chi phí có thể cao hơn.
Ngoài ra có thể có các khoản phí tách riêng cho: thiết lập, biểu mẫu cuối năm, chi phí giấy séc, gửi séc, payroll ngoài chu kỳ (off-cycle payrolls), nộp thuế địa phương (local tax filings), khấu trừ theo lệnh (garnishments), hoặc một số báo cáo nhất định. Một số nhà cung cấp gộp nhiều hạng mục hơn vào một mức giá so với những nhà khác. Vì vậy, phí tháng thấp nhất chưa chắc là lựa chọn tốt nhất.
Những mức khoảng này là thông tin chung, không phải báo giá. Chi phí thực tế của bạn phụ thuộc vào số người bạn trả lương, tần suất bạn chạy payroll, các tính năng được bao gồm và một (hoặc nhiều) tiểu bang liên quan. Hãy yêu cầu từng nhà cung cấp liệt kê tất cả các khoản phí bằng văn bản để bạn so sánh tổng chi phí thực.
Nếu bạn muốn cái nhìn tổng quan thực tế trước khi so sánh các gói, hãy xem pricing. Sau đó, xác nhận với từng nhà cung cấp những gì được bao gồm, những gì tính thêm chi phí và liệu hỗ trợ biểu mẫu cuối năm và nộp thuế có nằm trong gói hay không.
Những điều cần để ý trước khi chọn nhà cung cấp
Các vấn đề payroll lớn nhất thường đến từ việc thiết lập chưa rõ ràng, chứ không phải từ chính phương thức trả lương. Nếu nhà cung cấp nói mơ hồ về thời hạn (cutoff), hỗ trợ, trách nhiệm về nộp thuế hay phí chỉnh sửa/sửa sai, hãy chậm lại và hỏi thêm nhiều câu. Bạn cần câu trả lời rõ ràng trước khi trả lương lần đầu.
Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm: giá cả mơ hồ, phí ẩn, không có cam kết rõ ràng về việc nộp thuế (tax-filing guarantee) nếu họ đang cung cấp dịch vụ nộp thuế, hỗ trợ kém, và gây áp lực để bạn ký nhanh. Nếu ai đó né tránh việc ghi chi tiết bằng văn bản, đó là một dấu hiệu đáng ngờ.
Dùng danh sách kiểm tra này khi so sánh các nhà cung cấp:
- Bạn hỗ trợ các cách trả nào: gửi tiền trực tiếp, séc in, thẻ trả lương, thanh toán cho nhà thầu?
- Cần bao nhiêu ngày làm việc trước ngày trả lương để tôi phê duyệt payroll?
- Nếu tôi cần sửa sai một lần payroll hoặc hủy/đảo ngược một khoản thanh toán thì sao?
- Thuế payroll có được nộp bởi dịch vụ của bạn, hay đó là trách nhiệm của tôi?
- Biểu mẫu W-2 và 1099 có được bao gồm, hay bị tính riêng?
- Có phí thiết lập, phí cuối năm, phí séc, hoặc phí phát sinh cho payroll ngoài chu kỳ không?
- Bạn hỗ trợ gì nếu người lao động không nhận được lương đúng thời hạn?
- Bạn có thể hỗ trợ tiểu bang của tôi, lịch trả lương của tôi và ngôn ngữ tôi muốn không?
Chủ doanh nghiệp vẫn là người nắm quyền kiểm soát. Bạn so sánh báo giá, xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, và quyết định chọn ai để thuê.
Cách để được ghép với nhà cung cấp payroll
Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm dịch vụ payroll cho gửi tiền trực tiếp và trả lương cho nhân viên, RunWise Pay có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn. Chúng tôi là dịch vụ ghép miễn phí cho doanh nghiệp, không phải nhà cung cấp payroll, và chúng tôi không chạy payroll hay nộp thuế.
Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và ý định kinh doanh để phục vụ việc ghép: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang và ngôn ngữ bạn muốn. Chúng tôi không hỏi SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, số An sinh Xã hội của nhân viên, hay hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Cách bắt đầu đơn giản:
1. Cho chúng tôi biết về doanh nghiệp của bạn và bạn trả lương cho bao nhiêu người.
2. Chia sẻ tiểu bang và ngôn ngữ bạn muốn.
3. So sánh các nhà cung cấp payroll phù hợp với nhu cầu của bạn.
4. Hỏi từng nhà cung cấp về thời gian gửi tiền trực tiếp, phí, nộp thuế và hỗ trợ.
5. Xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản trước khi bạn ký.
Bạn có thể bắt đầu tại get matched hoặc tìm hiểu thêm về các services hiện có.
Một dịch vụ payroll có thể giúp bạn trả lương cho người lao động bằng gửi tiền trực tiếp, séc hoặc thẻ trả lương, nhưng bạn nên so sánh kỹ phí, thời gian và mức hỗ trợ, đồng thời xác nhận mọi thứ được bao gồm bằng văn bản.