Прямой депозит и оплата вашей команде
Оплачивать людей — звучит просто, но важна настройка. Payroll-сервис поможет корректно и вовремя использовать прямой депозит, pay cards или печатные чеки — а RunWise Pay бесплатно подберёт вам поставщиков под вашу задачу.
Что входит в прямой депозит и способы оплаты
Когда люди говорят «payroll», они часто имеют в виду не только расчёт зарплаты. Payroll-сервис обычно помогает выбрать, как именно оплачивать работников, собрать правильные данные для настройки от работника, провести каждый платёж (pay run) и сформировать pay stub или документ о начислениях (earnings statement) с указанием валовой суммы (gross pay), налогов, удержаний и суммы «на руки» (net pay).
Для сотрудников самый распространённый способ оплаты — прямой депозит на банковский счёт. Некоторые компании также используют печатные бумажные чеки или pay cards. Для подрядчиков способы оплаты могут быть другими, но многие payroll-сервисы всё равно помогают вести учёт того, что было выплачено, и подготавливать формы 1099 на конец года, если это входит в услугу.
Обычно задача поставщика — обработать payroll на основе часов, оклада или сумм подрядчика, которые вы утвердили. Если вы выбираете полный (full-service) payroll, они также могут рассчитать налоги на payroll и подать отчётность. Что именно входит, отличается, поэтому обязательно подтвердите письменно, что поставщик будет делать, прежде чем подписывать договор.
RunWise Pay — это бесплатный сервис подбора, а не payroll-провайдер, бухгалтер, бухгалтер-учёт (bookkeeper) или налоговый консультант. Мы даём только общую информацию и можем помочь вам сравнить payroll-провайдеров, которые предлагают сервисы payroll.
Как payroll-сервис обрабатывает прямой депозит
Прямой депозит означает, что зарплата работника отправляется электронно на его банковский счёт. Обычно payroll-сервис помогает настроить аккаунт, запланировать дату платежа и отправить файл, чтобы деньги поступили к дню выплаты (payday). Многие владельцы выбирают прямой депозит, потому что это аккуратнее, чем раздавать чеки, и работникам проще получать деньги.
Настройка обычно требует небольшой подготовки. Поставщик может иметь дедлайн обработки (processing deadline), иногда называемый payroll cutoff — он подсказывает, за сколько рабочих дней до payday вам нужно утвердить payroll. Если утвердить слишком поздно, депозит может не прийти в нужную дату. Временной фактор — один из самых важных вопросов.
Некоторые поставщики предлагают вариант «на следующий день» или даже «в тот же день», а другие требуют от двух до четырёх банковских дней. Новым компаниям в начале могут сделать дополнительную проверку. Это нормально, но причина начать настройку заранее и уточнить, сколько обычно занимает одобрение аккаунта в вашем штате и для вашего типа бизнеса.
Хороший поставщик должен объяснить шаги простыми словами, включая то, что будет, если банковский счёт введён с ошибкой, платеж отклонён или вам нужно отменить или исправить payroll. Подтвердите эти правила письменно.
Другие способы оплаты: чеки и pay cards
Прямой депозит — распространённый вариант, но это не единственная возможность. Некоторые компании всё ещё используют печатные чеки, особенно если работник не хочет депозит на счёт или если прямой депозит пока не готов. Payroll-сервис может печатать и рассылать чеки, дать вам возможность печатать их самостоятельно или поддерживать детали чеков через своё программное обеспечение.
Pay cards — ещё один вариант в некоторых ситуациях. Pay card — это предоплаченная карта, на которую зарплата загружается электронно. Это может помочь работникам, у которых нет традиционного банковского счёта. Но комиссии, правила доступа и требования штата могут отличаться, поэтому попросите поставщика объяснить, как работает карта, сколько это стоит работодателю и работнику, и есть ли ограничения.
Правильный способ оплаты зависит от вашей команды, графика выплат и штата, где вы работаете. В некоторых штатах есть конкретные правила о способах выплаты зарплаты, согласии работника, доступе к pay stub и сроках окончательного расчёта. Правила также меняются со временем, поэтому проверяйте актуальные рекомендации IRS и штата и подтверждайте детали с квалифицированным payroll-провайдером или налоговым специалистом.
Если вы не уверены, какая настройка подойдёт вашему бизнесу, получите подбор payroll-провайдеров через RunWise Pay. Сервис подбора бесплатный для вашего бизнеса.
Что обычно стоит денег
Ценообразование payroll часто включает ежемесячную базовую плату плюс плату за каждого человека. Для небольшого бизнеса типичный стартовый диапазон — примерно $25 до $100+ в месяц, плюс около $4 до $15+ за каждого сотрудника или подрядчика, которому вы платите. Если вам нужны подача налоговой отчётности, поддержка форм W-2 или 1099 на конец года, печатные чеки, multi-state payroll (ведение payroll для нескольких штатов) или более быстрые сроки прямого депозита, стоимость может быть выше.
Также могут быть отдельные расходы на настройку, формы на конец года, бумагу для чеков, рассылку чеков, off-cycle payroll (выплаты вне обычного графика), подачу отчётности по местным налогам, удержания (garnishments) или определённые отчёты. Некоторые поставщики включают больше в одну цену, чем другие. Поэтому самая низкая ежемесячная плата не всегда означает лучший вариант.
Эти диапазоны — общая информация, а не коммерческие предложения (quotes). Ваш реальный расход зависит от того, сколько людей вы оплачиваете, как часто запускаете payroll, какие функции входят в стоимость, и от штата(ов), которые задействованы. Попросите каждого поставщика перечислить все комиссии письменно, чтобы вы могли сравнить реальную общую стоимость.
Если хотите практичный обзор перед тем, как сравнивать предложения, смотрите pricing. Затем подтвердите с каждым поставщиком, что входит, что оплачивается отдельно, и включены ли формы на конец года и поддержка по налоговой отчётности в пакет.
На что обратить внимание до того, как выбрать поставщика
Самые большие проблемы с payroll часто возникают из-за неясной настройки, а не из-за самого способа оплаты. Если поставщик расплывчато говорит про дедлайны, поддержку, ответственность за подачу налоговой отчётности или комиссии за исправления — остановитесь и задайте больше вопросов. Вам нужны чёткие ответы до первой даты выплаты.
«Красные флаги» включают расплывчатые цены, скрытые комиссии, отсутствие понятной гарантии подачи налоговой отчётности, если они предлагают такую услугу, слабую поддержку и давление подписать быстро. Если кто-то избегает прописывать детали письменно — это тревожный сигнал.
Используйте этот чек-лист, когда сравниваете поставщиков:
- Какие способы оплаты вы поддерживаете: direct deposit, печатные чеки, pay cards, выплаты подрядчикам?
- За сколько рабочих дней до payday мне нужно утверждать payroll?
- Что происходит, если мне нужно исправить ошибку в payroll или отменить платёж?
- Подаёте ли вы payroll taxes от имени сервиса, или это моя ответственность?
- Включены ли формы W-2 и 1099, или они выставляются отдельно?
- Есть ли платы за настройку, сборы на конец года, комиссии за чеки или дополнительные расходы за off-cycle payroll?
- Какую поддержку вы даёте, если работник не получает оплату вовремя?
- Можете ли вы поддержать мой штат, мой график выплат и предпочтительный язык?
Владелец бизнеса остаётся главным. Вы сравниваете предложения (quotes), подтверждаете письменно, что входит, и выбираете, кого нанимать.
Как получить подбор payroll-провайдера
Если вам нужна помощь с поиском payroll-сервиса для прямого депозита и оплаты сотрудников, RunWise Pay поможет вам сравнить варианты. Мы — бесплатный сервис подбора для бизнеса, а не payroll-провайдер, и мы не ведём payroll и не подаём налоги.
Мы собираем только базовые сведения о контакте и намерении вести бизнес, чтобы сделать подбор: название бизнеса, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочтительный язык. Мы не спрашиваем SSN, EIN, номера банковских счетов, Social Security номера сотрудников или личные записи сотрудников.
Простой способ начать:
1. Расскажите нам о вашем бизнесе и сколько людей вы оплачиваете.
2. Укажите ваш штат и предпочтительный язык.
3. Сравните payroll-провайдеров, которые подходят под ваши задачи.
4. Попросите каждого из них рассказать про сроки прямого депозита, комиссии, налоговую отчётность и поддержку.
5. Подтвердите письменно, что входит, до того как вы подпишете договор.
Вы можете начать на get matched или узнать больше о доступных services.
Payroll-сервис может помогать вам платить сотрудникам через прямой депозит, чек или pay card, но сравните комиссии, сроки и поддержку внимательно и подтвердите всё, что входит, письменно.