Mình phải lưu hồ sơ payroll bao lâu?
Tại Mỹ, hồ sơ payroll thường cần lưu ít nhất 3 đến 4 năm, nhưng một số loại hồ sơ nên lưu lâu hơn. Quy định chính xác có thể phụ thuộc loại hồ sơ và tiểu bang của bạn, vì vậy hãy kiểm tra hướng dẫn IRS và tiểu bang hiện hành.
Trả lời ngắn: lưu hồ sơ payroll ít nhất 3 đến 4 năm
Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, nguyên tắc chung an toàn nhất là lưu hồ sơ payroll ít nhất 4 năm sau ngày đến hạn nộp thuế hoặc sau khi đã nộp thuế, vì quy định của IRS có thể yêu cầu thời gian dài hơn đối với hồ sơ thuế liên quan đến việc làm.
Một số hồ sơ về tiền lương và thời giờ (wage and hour) cũng có thể cần lưu ít nhất 3 năm, và các tài liệu hỗ trợ như bảng chấm công hoặc lịch làm việc thường được lưu lâu hơn như một phương án dự phòng thực tế. Quy định của từng tiểu bang có thể khác, nên câu trả lời đúng có thể thay đổi tùy theo doanh nghiệp của bạn hoạt động ở đâu.
RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải đơn vị cung cấp payroll, kế toán, hay cố vấn thuế. Chúng tôi không lưu hồ sơ payroll của bạn và không nộp bất kỳ hồ sơ nào thay bạn; chúng tôi ghép bạn với các nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể xử lý payroll và giải thích chính sách lưu trữ của chính họ.
- Tự kiểm tra quy định IRS và của tiểu bang hiện hành, vì thời hạn có thể thay đổi.
- Lưu hồ sơ lâu hơn nếu có kiểm tra (audit), tranh chấp, hoặc câu hỏi payroll chưa được giải đáp.
- Hỏi nhà cung cấp payroll hoặc kế toán đủ điều kiện xem họ khuyến nghị gì cho doanh nghiệp của bạn.
Mình nên lưu những loại hồ sơ payroll nào?
Lưu các hồ sơ thể hiện bạn đã trả bao nhiêu, trả vào thời điểm nào và cách bạn tính ra số đó. Thông thường sẽ bao gồm: phiếu lương (pay stubs), sổ/biểu ghi payroll (payroll registers), số giờ đã làm, mức lương hoặc tỷ lệ tiền lương, các mẫu biểu thuế, xác nhận chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), và bản sao các hồ sơ payroll đã nộp.
Nếu bạn có nhân viên theo giờ, bạn cũng nên lưu hồ sơ chấm công. Nếu bạn trả cho nhà thầu (contractor), hãy lưu thêm các tài liệu liên quan đến khoản thanh toán 1099. Bạn không cần gửi số An Sinh Xã Hội (Social Security) của nhân viên hoặc số tài khoản ngân hàng cho RunWise Pay; chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ doanh nghiệp và ý định sử dụng dịch vụ để ghép bạn với nhà cung cấp.
Nhà cung cấp payroll có thể cũng lưu hồ sơ cho bạn trong hệ thống của họ, nhưng đừng cho rằng như vậy là bạn có thể xóa hết mọi thứ. Hãy xác nhận bằng văn bản họ lưu những gì, lưu trong bao lâu, và bạn có thể tải bản sao như thế nào nếu sau này bạn chuyển sang nhà cung cấp khác.
- Pay stubs và payroll registers
- Bảng chấm công, lịch làm việc, và số giờ đã làm
- Các hồ sơ nộp thuế, W-2s, 1099s, và bằng chứng về các khoản thanh toán
- Xác nhận chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) và xác nhận đã nộp thuế
Vì sao việc lưu hồ sơ payroll lại quan trọng?
Hồ sơ tốt giúp bạn trả lời câu hỏi của nhân viên, sửa lỗi trả lương, chuẩn bị hồ sơ khai thuế và xử lý các đợt kiểm tra (audit) hoặc thông báo của cơ quan thuế. Nếu có khiếu nại về tiền lương hoặc thông báo thuế, hồ sơ rõ ràng có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng.
Với chủ doanh nghiệp mới, rủi ro lớn nhất không chỉ là mất một file — mà là không chứng minh được chuyện gì đã xảy ra. Điều đó có thể khiến việc sửa lỗi hoặc bảo vệ các con số của bạn khó hơn nếu về sau phát sinh vấn đề.
Nếu payroll đang tốn quá nhiều thời gian, hoặc bạn không chắc mình cần lưu những hồ sơ nào, một dịch vụ payroll có thể giúp bạn thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ. RunWise Pay có thể ghép bạn với nhà cung cấp; chủ doanh nghiệp vẫn ở quyền kiểm soát và so sánh các lựa chọn trước khi chọn.
- Giúp trong các đợt kiểm tra, tranh chấp, hoặc câu hỏi về thuế
- Làm cho việc sửa lỗi trả lương dễ hơn
- Hỗ trợ báo cáo cuối năm cho W-2 và 1099
Cách lưu hồ sơ payroll an toàn
Lưu hồ sơ trong một hệ thống an toàn mà bạn có thể truy cập sau này. Nhiều doanh nghiệp lưu bản sao số (digital) kèm sao lưu (backup), và một số khác lưu bản giấy cho các hạng mục quan trọng. Dù bạn dùng cách nào, hãy đảm bảo chỉ những người phù hợp mới có thể xem thông tin nhân viên.
Một hệ thống đơn giản thường tốt hơn một hệ thống phức tạp. Hãy để một nơi cho báo cáo payroll, một nơi cho hồ sơ khai thuế, và một nơi cho hồ sơ thời gian làm việc của nhân viên. Hãy sao lưu tập tin thường xuyên và kiểm tra để đảm bảo bạn có thể mở chúng.
Nếu bạn thuê nhà cung cấp payroll, hãy hỏi họ bảo vệ dữ liệu như thế nào, bạn có thể xuất (export) những báo cáo nào và điều gì xảy ra với hồ sơ của bạn nếu bạn hủy dịch vụ. Các dấu hiệu cảnh báo gồm: giá mơ hồ, phí ẩn, hỗ trợ kém, bị gây áp lực để ký nhanh, và không có câu trả lời rõ ràng về việc bạn có thể truy cập hồ sơ hay không. Hãy xác nhận những gì được bao gồm bằng văn bản trước khi bạn ký hợp đồng.
- Dùng lưu trữ an toàn có sao lưu
- Giới hạn quyền truy cập đối với dữ liệu nhân viên nhạy cảm
- Hỏi bạn sẽ nhận hồ sơ như thế nào nếu rời nhà cung cấp
RunWise Pay có thể giúp gì?
Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp dịch vụ payroll, get matched với những lựa chọn phù hợp với quy mô doanh nghiệp, tiểu bang và ngôn ngữ bạn ưu tiên. Dịch vụ này miễn phí cho chủ doanh nghiệp.
Các nhà cung cấp có thể tính phí theo tháng cơ bản cộng thêm phí theo mỗi nhân viên, nhưng giá thực tế phụ thuộc vào số lượng nhân sự, tần suất trả lương, tiểu bang và những gì được bao gồm. Các mức giá tham khảo đó không phải là báo giá, nên bạn luôn phải hỏi danh sách phí và dịch vụ bằng văn bản trước khi chọn.
Để tìm hiểu thêm về dịch vụ hỗ trợ payroll, hãy xem trang services của chúng tôi hoặc duyệt guides. Chúng tôi chỉ thu thập các chi tiết liên hệ và ý định sử dụng dịch vụ như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), số lượng người lao động được trả lương, tiểu bang và ngôn ngữ ưu tiên — không phải SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng, hay hồ sơ nhân viên. Hãy xác nhận tất cả bằng văn bản với bất kỳ nhà cung cấp nào bạn cân nhắc.
- Dịch vụ ghép cặp miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Mỹ
- Bạn so sánh nhà cung cấp và chọn người để thuê
- Luôn xác nhận phí, hỗ trợ và việc lưu trữ hồ sơ bằng văn bản
Lưu hồ sơ payroll trong vài năm, lưu trữ an toàn, và luôn xác nhận bằng văn bản những gì nhà cung cấp payroll của bạn sẽ lưu cho bạn.