我需要保留工资/薪资（payroll）记录多久？
在美国，工资/薪资（payroll）记录通常需要至少保留 3 到 4 年，但有些记录需要更久。具体规则可能取决于记录类型以及你所在州，所以请查看最新的 IRS（美国国税局）和州政府指引。
简短回答：至少保留 3 到 4 年工资/薪资记录
对许多小型企业来说，最稳妥的通用做法是：在税款到期日之后至少保留 4 年，或直到税款已缴纳。因为 IRS 对就业税（employment tax）记录可能要求更长的保存期限。
有些工资与工时（wage and hour）记录也可能需要至少保留 3 年，而作为实际备份，诸如打卡记录（timecards）或排班表（schedules）之类的支持文件通常也会保存得更久。州的规定可能不同，所以正确答案可能会随你企业所在地而变化。
RunWise Pay 是一个免费的匹配服务，不是工资/薪资服务提供商、会计师或税务顾问。我们不会替你保管工资记录，也不会替你提交任何文件；我们只是把企业主匹配给能处理工资业务的服务提供商，并由对方说明他们自己的保存（retention）做法。
- 请你自己查看最新的 IRS 和州规则，因为截止日期可能会变。
- 如果你有审计（audit）、争议（dispute）或正在处理与工资相关的未决问题，就把记录保存更久。
- 向合格的工资服务提供商或会计师确认：对你的企业他们建议怎么做。
我应该保留哪些工资/薪资记录？
保留那些能证明你付了什么、何时付的、以及你如何计算得出这些结果的记录。通常包括：工资条（pay stubs）、工资汇总/登记簿（payroll registers）、工作时数（hours worked）、薪资或工资单价（salary or wage rates）、税务表格、直接存款确认（direct deposit confirmations），以及已提交的工资/薪资申报表（filed payroll returns）的副本。
如果你有按小时计薪的员工，也要保留工时记录（time records）。如果你支付的是承包商（contractors），也要保留与 1099 支付相关的文件。你不需要把员工的社会安全号（Social Security numbers）或银行账户号码提供给 RunWise Pay；我们只收集企业联系与意向等信息，帮助你匹配到合适的服务提供商。
工资服务提供商也可能会把记录保存在他们的系统里，但不要假设这意味着你就可以把所有东西都删除。请用书面形式确认他们存了什么、保存多久、以及如果你之后更换服务商，你如何下载备份副本。
- 工资条与工资登记簿（pay stubs 和 payroll registers）
- 工时卡/打卡记录、排班表，以及工作时数
- 税务申报、W-2、1099，以及付款凭证
- 直接存款与税款缴纳确认
为什么保留工资/薪资记录很重要
良好的记录能帮助你回答员工问题、纠正工资错误、准备税务申报，并应对审计（audits）或政府机构的通知。如果出现工资方面的投诉或税务通知，清晰的记录能节省时间、降低压力。
对新企业主来说，最大的风险不仅是丢失文件——更在于无法证明当时发生了什么。这会让你在之后出问题时更难纠正错误，也更难为你的数据/数字进行辩护。
如果工资处理占用的时间太多，或者你不确定需要保存哪些记录，工资服务可以帮助你建立一套记录保存流程。RunWise Pay 可以帮你匹配服务商；企业主仍然掌握主导权，在选择之前对比不同方案。
- 在审计、争议或税务问题出现时有帮助
- 更容易纠正工资错误
- 支持年终 W-2 与 1099 的报送
如何安全地保存工资/薪资记录
把记录存放在一个你之后确实能访问的安全系统中。许多企业会保留有备份的数字副本，也有一些会保留纸质副本用于关键材料。无论你使用什么方式，都要确保只有合适的人能看到员工信息。
简单的系统通常比复杂的更好。把工资报表集中放在一个地方、把税务申报放在另一个地方、把员工工时记录放在另一个地方。定期备份你的文件，并测试你能否打开它们。
如果你雇用工资服务提供商，请询问他们如何保护数据、你能导出哪些报表，以及如果你取消服务，他们会怎样处理你的记录。危险信号包括：定价含糊、隐藏费用、支持不到位、催促你尽快签约，以及对“记录访问权限”没有清晰回答。在你签约之前，用书面确认包含哪些内容。
- 使用安全且有备份的存储方式
- 限制对敏感员工数据的访问权限
- 询问如果你离开该提供商，如何获取记录
RunWise Pay 能如何帮助你
如果你希望在工资服务提供商之间进行对比，去 get matched ，选择适合你企业规模、所在州以及偏好语言的方案。该服务对企业主是免费的。
服务提供商可能会收取基础的月费，再加上按员工计费的费用，但实际价格取决于团队规模、发薪频率、所在州以及包含的内容。这些价格区间不是报价，所以在你做决定之前，一定要索取包含费用与服务项目的书面清单。
想了解更多关于工资支持的信息，请访问我们的 services 页面或浏览我们的 guides。我们只收集联系与业务意向信息，例如：企业名称、联系人姓名、电话、可选邮箱、所支付员工人数、州以及偏好语言——而不是社会安全号（SSNs）、EIN、银行账户号码或员工记录。对于你考虑的任何服务提供商，请把所有内容用书面形式确认清楚。
- 面向美国小型与中型企业的免费匹配服务
- 你对比服务商并选择聘用谁
- 务必用书面形式确认费用、支持与记录保存要求
保留工资/薪资记录若干年，妥善安全地保存，并且始终用书面形式确认你的工资服务提供商会为你保存哪些内容。