Konbyen tan m dwe kenbe dosye sou salè (payroll)?
Ozetazini, dosye payroll yo anjeneral bezwen kenbe omwen 3 a 4 ane, men gen kèk dosye ki dwe kenbe pi lontan toujou. Règleman egzak la ka depann de ki kalite dosye a, ak eta a, kidonk tcheke gid aktyèl IRS la ak gid eta w la.
Repons kout: kenbe dosye payroll yo omwen 3 a 4 ane
Pou anpil ti biznis, règ jeneral ki pi an sekirite a se kenbe dosye payroll yo omwen 4 ane apre dat taks la te dwe oswa apre taks la fin peye, paske règ IRS yo ka mande peryòd ki pi long pou dosye taks sou travay anplwaye yo.
Gen kèk dosye sou lè ak salè (wage and hour) ki ka bezwen kenbe omwen 3 ane tou, epi dokiman ki sipòte yo tankou timecards oswa orè yo souvan kenbe pi lontan kòm yon “backup” pratik. Règ eta yo ka diferan, kidonk bon repons lan ka chanje selon kote biznis ou opere.
RunWise Pay se yon sèvis matche GRATIS, se pa yon founisè payroll, se pa yon kontab, ni se pa yon konseye taks. Nou pa kenbe dosye payroll ou yo, epi nou pa soumèt anyen pou ou; nou matche pwopriyetè biznis yo ak founisè sèvis payroll ki ka okipe payroll la epi eksplike pwòp pratik yo sou konbyen tan yo kenbe dosye yo.
- Tcheke règ aktyèl IRS yo ak règ eta yo pou kont ou, paske dat limit yo ka chanje.
- Kenbe dosye yo pi lontan si ou gen odit (audit), diskisyon, oswa kestyon ki rete sou payroll.
- Mande yon founisè payroll ki kalifye oswa yon kontab sa yo rekòmande pou biznis ou.
Ki dosye payroll mwen ta dwe kenbe?
Kenbe dosye yo ki montre sa ou te peye, lè ou te peye li, epi kijan ou te kalkile li. Sa anjeneral gen ladan pay stubs, payroll registers, kantite èdtan ou te travay, salè oswa tarif salè (wage rates), fòm taks yo, prèv konfimasyon depo dirèk (direct deposit), epi kopi deklarasyon payroll ou te soumèt yo.
Si ou gen anplwaye ki travay pa èdtan, kenbe dosye tan yo tou. Si ou peye kontraktè, kenbe dokiman ki gen rapò ak peman 1099 yo tou. Ou pa bezwen voye nimewo Social Security anplwaye yo ni nimewo kont labank yo bay RunWise Pay; nou sèlman kolekte detay kontak biznis ak entansyon pou matche w ak founisè yo.
Yon founisè payroll ka kenbe dosye yo pou ou nan sistèm pa yo, men pa sipoze sa vle di ou ka efase tout bagay. Konfime alekri sa yo estoke, konbyen tan yo estoke l, epi kijan ou ka telechaje kopi yo si ou chanje pita.
- Pay stubs ak payroll registers
- Timecards, orè, ak kantite èdtan yo te travay
- Fich taks (tax filings), W-2s, 1099s, ak prèv peman yo
- Konfimasyon depo dirèk (direct deposit) ak peman taks yo
Poukisa kenbe dosye payroll yo enpòtan
Bon dosye yo ede ou reponn kesyon anplwaye yo, korije erè nan peman, prepare soumèt taks yo, epi reponn odit (audit) oswa notifikasyon ajans yo. Si gen yon plent sou salè (wage complaint) oswa yon notifikasyon taks, dosye klè ka sove tan epi diminye estrès.
Pou yon nouvo pwopriyetè biznis, pi gwo risk la pa sèlman pèdi yon dosye — se pa kapab pwouve sa ki te pase. Sa ka fè li pi difisil pou korije yon erè oswa defann chif ou yo si gen yon pwoblèm ki parèt pita.
Si payroll la pran twòp tan, oswa ou pa fin sèten ki dosye ou dwe sove, yon sèvis payroll ka ede mete kanpe yon pwosesis pou kenbe dosye. RunWise Pay ka matche ou ak founisè; pwopriyetè biznis la rete kontwol e li konpare opsyon yo anvan li chwazi.
- Ede pandan odit (audit), diskisyon, oswa kestyon taks
- Fè li pi fasil pou korije erè nan peman yo
- Sipòte rapò W-2 ak 1099 nan fen ane a
Kijan pou estoke dosye payroll yo san danje
Estoke dosye yo nan yon sistèm ki an sekirite epi ou ka jwenn aksè ladan pita. Anpil biznis kenbe kopi dijital ak backup, epi gen kèk ki kenbe kopi papye pou kèk bagay kle. Kèlkeswa sa ou itilize, asire w se sèlman bon moun ki gen aksè a enfòmasyon anplwaye yo.
Yon sistèm senp pi bon pase yon sistèm konplike. Kenbe yon sèl kote pou rapò payroll, yon lòt pou soumèt taks, epi yon lòt pou dosye tan anplwaye yo. Fè backup dosye ou regilyèman epi teste ou ka louvri yo.
Si ou anboche yon founisè payroll, mande kijan yo pwoteje done yo, ki rapò ou ka ekspòte, epi kisa k ap pase ak dosye ou yo si ou anile sèvis la. Siy avètisman yo enkli: pri ki pa klè, frè kache, move sipò, presyon pou siyen vit, epi pa gen repons klè sou aksè dosye yo. Konfime sa ki enkli alekri anvan ou siyen.
- Sèvi ak yon depo ki an sekirite epi ki gen backup
- Limite aksè a done sansib anplwaye yo
- Mande kijan ou jwenn dosye yo si ou kite founisè a
Kijan RunWise Pay ka ede
Si ou vle èd pou konpare founisè sèvis payroll, get matched ak opsyon ki adapte ak gwosè biznis ou, eta ou, ak lang ou prefere. Sèvis la GRATIS pou pwopriyetè biznis la.
Founisè yo ka chaje yon frè mansyèl baz, ansanm ak yon frè pou chak anplwaye, men pri reyèl la depann de kantite moun nan ekip la, konbyen fwa ou peye, eta a, ak sa ki enkli. Chenn pri sa yo se pa devwa (quotes), kidonk toujou mande pou yon lis frè ak sèvis alekri anvan ou chwazi.
Pou aprann plis sou sipò payroll, vizite paj nou an services oswa browse guides. Nou kolekte sèlman detay kontak ak entansyon biznis tankou non biznis, non kontak, telefòn, imel opsyonèl, kantite travayè ou peye, eta, ak lang ou prefere — pa SSNs, pa EINs, pa nimewo kont labank, ni dosye anplwaye yo. Konfime tout bagay alekri ak nenpòt founisè ou konsidere.
- Sèvis matche GRATIS pou ti ak mwayen biznis Ozetazini
- Ou konpare founisè yo epi ou chwazi ki moun ou pral anboche
- Toujou konfime frè yo, sipò a, ak fason pou kenbe dosye yo alekri
Kenbe dosye payroll yo pandan plizyè ane, estoke yo san danje, epi toujou konfime alekri sa founisè payroll ou a kenbe pou ou.