我需要保存多久的薪資（Payroll）紀錄？
在美國，薪資（Payroll）紀錄通常需要至少保存 3 到 4 年，但有些紀錄應保存更久。實際規定可能會因紀錄類型與你的州別不同而有所差異，因此請查看最新的 IRS 與州政府指引。
簡短回答：至少保存 3 到 4 年
對多數小型企業來說，最安全的通用原則是：在「應繳稅款到期日」之後至少保存 4 年，或在「稅款已繳納」之後至少保存 4 年，因為 IRS 規則可能要求更長的期間，特別是就業稅（employment tax）相關紀錄。
部分工資與工時（wage and hour）紀錄也可能需要至少保存 3 年；像是打卡紀錄（timecards）或排班表（schedules）這類佐證文件，出於實務備份的考量通常也會保存更久。各州規定可能不同，所以正確答案會因你公司在哪裡營運而有所變動。
RunWise Pay 是免費的配對服務，不是薪資服務提供者、會計師或稅務顧問。我們不會替你保存薪資紀錄，也不會替你提交任何文件；我們只是將企業主配對到能處理薪資並說明其自身保存（retention）做法的薪資服務供應商。
- 請你自己確認最新的 IRS 與州別規則，因為期限可能會調整。
- 如果你有稽核、爭議，或薪資尚未釐清的問題，請保存更久。
- 請向合格的薪資服務供應商或會計師詢問，針對你公司的情況他們建議保存多久。
我應該保存哪些薪資紀錄？
請保存能說明「你付了什麼、何時付、以及你如何計算」的紀錄。通常包含：薪資單（pay stubs）、薪資帳冊或登記簿（payroll registers）、實際工時（hours worked）、薪資或時薪／工資費率（salary or wage rates）、稅務表單（tax forms）、直接存款（direct deposit）確認紀錄，以及已申報薪資相關回執（已提交的薪資報表）副本。
如果你有按時計酬的員工，也請一併保存工時紀錄。如果你支付的是承包商（contractors），也請保留與 1099 支付相關的文件。你不需要向 RunWise Pay 提供員工的社會安全號碼（Social Security numbers）或銀行帳號號碼；我們只收集企業聯絡與意圖（intent）等資訊，用來幫你配對到合適的供應商。
薪資服務提供者也可能會在他們的系統中替你保存紀錄，但不要因此就以為你可以把所有東西都刪掉。請以書面方式確認他們保存哪些內容、保存多久，以及如果你之後改用別家，如何下載取得副本。
- 薪資單（pay stubs）與薪資帳冊（payroll registers）
- 打卡／工時表（timecards）、排班表（schedules）與實際工時（hours worked）
- 稅務申報、W-2、1099，以及付款證明
- 直接存款與繳稅確認（tax payment confirmations）
為什麼保存薪資紀錄很重要？
良好的紀錄能幫你回答員工問題、修正薪資錯誤、準備稅務申報，並在稽核或政府機關通知時能迅速回應。如果出現工資申訴（wage complaint）或稅務通知，有清楚的紀錄通常能節省時間、也能降低壓力。
對新手企業主來說，最大的風險不只是丟失一份文件——而是你無法證明當時到底發生了什麼。等到之後真的出問題，你可能就更難修正錯誤，或在需要時替你的數字辯護。
如果薪資流程正在耗費太多時間，或你不確定哪些紀錄需要保存，薪資服務可以協助你建立一套紀錄保存流程。RunWise Pay 可以替你配對供應商；企業主仍然掌握主控權，在選擇之前比較不同方案。
- 稽核、爭議或稅務問題時更有用
- 更容易修正薪資錯誤
- 支援年底 W-2 與 1099 的申報與彙整
如何安全地保存薪資紀錄
把紀錄存放在一個安全、且之後你真的能存取到的系統裡。許多企業會保留數位版本並做備份；也有些公司會為關鍵文件保留紙本。無論你使用哪種方式，都要確保只有對的人能查看員工資訊。
簡單的系統通常比複雜的更好。把薪資報表放在一個地方、把稅務申報放在另一個地方、把員工工時紀錄放在第三個地方。請定期備份你的檔案，並測試你能開啟它們。
如果你雇用薪資服務提供者，請詢問他們如何保護資料、你可以匯出哪些報表，以及如果你取消合作，他們會怎麼處理你的紀錄。警訊包括：報價不清楚、隱藏費用、支援品質差、催促你趕快簽約，以及對「如何取得你的紀錄」沒有明確說法。你簽約之前，請先以書面確認哪些內容包含在內。
- 使用安全並有備份的儲存方式
- 限制敏感員工資料的存取權限
- 詢問如果你離開供應商，你要如何取得紀錄
RunWise Pay 能如何幫助你
如果你想比較不同的薪資服務提供者，請到 get matched 取得配對，選擇符合你公司規模、州別與偏好語言的方案。這項服務對企業主是免費的。
供應商可能會收取每月基本費（base monthly fee）加上每位員工（per-employee）的費用，但實際價格會取決於團隊規模、薪資發放頻率、州別，以及包含的內容。這些價格區間不是報價（不是報價單），所以你在選擇之前一定要索取一份「以書面列出」的費用與服務清單。
想進一步了解薪資支援，請到我們的 services 頁面，或瀏覽我們的 guides。我們只收集聯絡與企業意圖等資訊，例如：企業名稱、聯絡人姓名、電話、可選的電子郵件、所支付薪資的工人數、州別，以及偏好語言——不收取社會安全號碼（SSNs）、EIN、銀行帳號，也不收集員工紀錄。你考慮的任何供應商，請務必用書面方式確認所有細節。
- 對美國小型到中型企業主提供免費配對服務
- 你比較供應商並決定要聘用哪一家
- 一定要用書面確認費用、支援與紀錄保存方式
保存幾年你的薪資紀錄、用安全方式存放，並且一定要用書面確認你的薪資服務提供者替你保留哪些內容。