Tôi đọc báo cáo lương như thế nào?

Câu trả lời ngắn gọn

Đọc báo cáo lương bằng cách kiểm tra trước 3 điểm: ai được trả, những gì đã bị trừ đi, và chủ lao động phải nộp gì. Ba phần này cho bạn biết đợt chi trả có vẻ đầy đủ hay không, và liệu có cần kiểm tra lại điều gì không.

Báo cáo có thể trông phức tạp, nhưng phần lớn chỉ là bản tóm tắt về tổng lương (gross pay), các khoản khấu trừ, thuế và lương ròng (net pay). Lương tổng (gross pay) là số tiền trước khi trừ bất kỳ khoản nào. Lương ròng (net pay) là số tiền nhân viên thực sự nhận được.

RunWise Pay là dịch vụ miễn phí ghép cặp, không phải nhà cung cấp dịch vụ tính lương. Chúng tôi không chạy bảng lương hay đưa ra lời khuyên về thuế, nhưng chúng tôi có thể giúp bạn được ghép cặp với các nhà cung cấp dịch vụ tính lương có thể giải thích báo cáo của họ và xử lý phần nộp hồ sơ cho bạn.

Các phần chính cần kiểm tra

Bắt đầu với danh sách nhân viên. Đảm bảo đúng người nằm trong báo cáo, loại hình lương của họ đúng, và số giờ, lương theo tháng hoặc tiền thưởng trông hợp lý. Nếu ai đó bị thiếu hoặc bị trả hai lần, hãy dừng lại và sửa trước khi chốt bảng lương.

Tiếp theo, xem tổng lương (gross pay), các khoản khấu trừ và lương ròng (net pay). Gross pay là thu nhập trước khi khấu trừ. Các khoản khấu trừ có thể bao gồm thuế liên bang, thuế tiểu bang và thuế địa phương, phúc lợi, đóng góp hưu trí, khấu trừ bắt buộc (garnishments), hoặc các khoản khấu trừ/giữ lại khác đã được phê duyệt. Net pay phải khớp với số tiền bạn dự kiến nhân viên sẽ nhận sau khi trừ các khoản đó.

Sau đó kiểm tra phần bên phía chủ lao động của báo cáo. Nhiều báo cáo hiển thị thuế lương của chủ lao động, thuế đối ứng (matching taxes) và đôi khi có cả phí dịch vụ. Những khoản này tách biệt với lương của nhân viên. Nếu điều gì đó không rõ ràng, hãy yêu cầu nhà cung cấp gắn nhãn từng khoản bằng ngôn ngữ đơn giản và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn đăng ký hoặc phê duyệt đợt chi trả.

Mỗi dòng thường có ý nghĩa gì

Một báo cáo điển hình có thể bao gồm:

• Gross pay: tổng lương trước khi khấu trừ
• Pre-tax deductions: các khoản khấu trừ trước thuế, là những khoản bị trừ trước khi tính một số loại thuế, như một số gói bảo hiểm sức khỏe hoặc hưu trí nhất định
• Taxes withheld: các loại thuế lương của nhân viên bị khấu trừ từ tiền lương
• Employer taxes: các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp dựa trên bảng lương
• Net pay: tiền lương mang về của nhân viên
• Year-to-date totals: các khoản đã trả hoặc đã khấu trừ cho đến nay trong năm

Một số báo cáo cũng cho biết làm thêm giờ (overtime), thời gian nghỉ có hưởng lương (paid time off), khoản hoàn trả (reimbursements), tiền boa (tips) và chi tiết về địa hạt thuế (tax jurisdiction). Quy định thay đổi theo từng tiểu bang và theo thời gian, nên cùng một khoản có thể được xử lý khác nhau tùy nơi nhân viên làm việc. Nhà cung cấp dịch vụ tính lương hoặc kế toán đủ năng lực có thể giúp bạn hiểu cách xử lý chính xác cho tình huống của bạn.

Các dấu hiệu cảnh báo thường gặp trong báo cáo lương

Hãy để ý các con số không hợp lý khi đặt cạnh nhau. Nếu gross pay đúng nhưng net pay lại quá thấp, có thể đã nhập sai một khoản khấu trừ. Nếu thuế bị khấu trừ sai tiểu bang, hoặc nhân viên xuất hiện trong báo cáo sai, điều đó có thể gây ra vấn đề tuân thủ.

Các dấu hiệu cảnh báo khác gồm: dòng phí ghi chung chung, khoản phí ẩn, không có cam kết nộp thuế rõ ràng, hoặc bộ phận hỗ trợ không giải thích được báo cáo. Nếu bạn đang so sánh các nhà cung cấp dịch vụ lương, hãy yêu cầu họ cho thấy chính xác báo cáo bao gồm những gì, họ nộp những gì và khoản nào tính thêm. Xác nhận bằng văn bản.

Nếu bạn thấy có sai sót, đừng cho rằng nó sẽ tự sửa. Lưu báo cáo, ghi chú vấn đề, và yêu cầu nhà cung cấp giải thích dòng mục đó và quy trình điều chỉnh. Nếu có khả năng việc nộp thuế đã bị làm sai, hãy trao đổi với nhà cung cấp dịch vụ tính lương, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực càng sớm càng tốt.

Cách đơn giản để rà soát từng đợt chi trả lương

1. Kiểm tra tên nhân viên và ngày của kỳ chi trả (pay period).
2. Xác nhận gross pay, số giờ, lương theo tháng, làm thêm giờ và tiền thưởng.
3. Rà từng dòng các khoản khấu trừ và thuế.
4. So sánh net pay với số tiền mà nhân viên nên nhận.
5. Xem thuế của chủ lao động, phí và tổng số lũy kế đến nay (year-to-date totals).
6. Lưu báo cáo và ghi chú về mọi câu hỏi hoặc phần cần sửa.

Nếu bạn thấy mất thời gian, điều đó là bình thường. Nhiều chủ doanh nghiệp thuê ngoài việc tính lương vì họ muốn ít sai sót hơn, báo cáo rõ ràng hơn và có hỗ trợ cho việc nộp thuế và các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099. Nhà cung cấp có thể tính phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên, nhưng chi phí thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, tiểu bang và những gì được bao gồm. Các mức giá đó chỉ là khoảng tham khảo, không phải báo giá.

Nếu bạn đang chuyển nhà cung cấp hoặc bắt đầu lần đầu

Hãy yêu cầu xem một mẫu báo cáo lương trước khi bạn ký. Điều này giúp bạn hiểu nhà cung cấp định dạng việc trả lương, thuế, các khoản khấu trừ và phí như thế nào. Nó cũng giúp bạn dễ so sánh các nhà cung cấp theo cùng điều kiện.

Nếu bạn mới làm với bảng lương tại Mỹ, hãy hỏi thẳng: Họ nộp những loại thuế nào? Đến cuối năm họ xử lý những biểu mẫu nào? Họ sửa lỗi bằng cách nào? Tôi sẽ nhận được hỗ trợ gì nếu báo cáo trông không đúng? Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm, và tự kiểm tra các quy định hiện hành của IRS và tiểu bang vì thời hạn và yêu cầu có thể thay đổi.

Nếu bạn muốn được giúp tìm một nhà cung cấp phù hợp cho doanh nghiệp của mình, get matched miễn phí. Bạn cho chúng tôi biết tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang và ngôn ngữ bạn muốn — không có SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc hồ sơ nhân viên.