Как мне читать отчет по зарплате (payroll)?

Короткий ответ

Читайте отчет по payroll, сначала проверив три вещи: кому заплатили, что удержали и что работодатель должен. Эти три области показывают, выглядит ли расчет зарплаты завершенным и не нужно ли присмотреться к чему-то еще.

Отчет может казаться сложным, но в большинстве своем это просто сводка валовой зарплаты (gross pay), удержаний, налогов и чистой зарплаты (net pay). Валовая зарплата — это сумма до того, как из нее что-то удержали. Чистая зарплата — это то, что сотрудник реально получает.

RunWise Pay — это бесплатный сервис подбора (matching), а не провайдер payroll. Мы не ведем payroll и не даем налоговые советы, но можем помочь вам подобрать сервис payroll, который объяснит ваши отчеты и возьмет на себя работу по подаче документов.

Основные части, которые стоит проверить

Начните со списка сотрудников. Убедитесь, что в отчете указаны нужные люди, что тип их оплаты правильный, и что часы, оклад или суммы премий выглядят верно. Если кого-то не хватает или сотрудник указан дважды, остановитесь и исправьте это до финализации payroll.

Затем посмотрите валовую зарплату, удержания и чистую зарплату. Валовая зарплата — это заработок до удержаний. Удержания могут включать федеральные, штатные и местные налоги, льготы, пенсионные взносы, удержания по исполнительным документам (garnishments) или другие разрешенные удержания. Чистая зарплата (net pay) должна совпадать с тем, что вы ожидали после вычета этих позиций.

После этого проверьте «сторону работодателя» в отчете. Многие отчеты показывают налоги на payroll со стороны работодателя, «сопоставляющие» налоги (matching taxes) и иногда сервисные сборы. Это отдельно от выплат сотрудникам. Если что-то непонятно, попросите провайдера подписать/обозначить каждую позицию простыми словами и подтвердить в письменном виде, что именно входит, прежде чем оформлять заказ или одобрять расчет.

Что обычно означает каждая строка

Обычно отчет может включать:

• Валовая зарплата (Gross pay): общая сумма до удержаний
• Удержания до налогообложения (Pre-tax deductions): позиции, которые вычитаются до расчета некоторых налогов, например определенные планы по здоровью или пенсии
• Удержанные налоги (Taxes withheld): налоги payroll сотрудников, которые удержали из зарплаты
• Налоги работодателя (Employer taxes): налоги, которые бизнес должен платить с payroll
• Чистая зарплата (Net pay): зарплата «на руки» у сотрудника
• Итого с начала года (Year-to-date totals): суммы, которые уже выплатили или удержали за текущий год

Некоторые отчеты также показывают сверхурочные (overtime), оплачиваемое время (paid time off), возмещения (reimbursements), чаевые (tips) и детали налоговой юрисдикции. Правила зависят от штата и со временем меняются, поэтому одну и ту же позицию могут относить по-разному в зависимости от того, где работает сотрудник. Квалифицированный провайдер payroll или бухгалтер может помочь объяснить точный порядок для вашей ситуации.

Частые тревожные признаки в отчете payroll

Следите за цифрами, которые не складываются между собой. Если валовая зарплата (gross pay) верная, но чистая (net pay) слишком низкая, значит удержание могло быть введено неправильно. Если налоги удержали по неверному штату или сотрудник указан в «не том» отчете, это может создать проблемы с соблюдением требований (compliance).

Другие тревожные признаки — расплывчатые строки по сборам, скрытые начисления, отсутствие четкой гарантии по подаче налогов, или поддержка, которая не объяснит отчет. Если вы сравниваете провайдеров payroll, попросите их показать точно, что входит в отчет, что именно они подают и какие расходы будут дополнительно. Подтвердите это в письменном виде.

Если вы видите ошибку, не думайте, что она исправится сама. Сохраните отчет, отметьте проблему и попросите провайдера объяснить конкретную строку и процесс исправления. Если есть риск, что налоги могли подать неправильно, свяжитесь с квалифицированным провайдером payroll, бухгалтером или налоговым специалистом как можно скорее.

Простой способ проверить каждый расчет payroll

1. Проверьте имена сотрудников и даты расчетного периода (pay period).
2. Убедитесь, что валовая зарплата, часы, оклад, сверхурочные и премии указаны верно.
3. Проверьте удержания и налоги построчно.
4. Сравните чистую зарплату (net pay) с тем, что сотрудники должны получить.
5. Посмотрите налоги работодателя, сборы и итоги с начала года.
6. Сохраните отчет и заметки по любым вопросам или правкам.

Если это кажется долгим, это нормально. Многие владельцы передают payroll на аутсорсинг, потому что хотят меньше ошибок, более понятные отчеты и помощь с налоговыми подачами и формами на конец года, такими как W-2 и 1099. Провайдер может брать базовую ежемесячную плату плюс плату за каждого сотрудника, но реальная стоимость зависит от размера команды, частоты выплат, штата и того, что входит. Эти диапазоны — не «цены по счету» (не котировки).

Если вы меняете провайдера или начинаете впервые

Попросите показать пример отчета по payroll до того, как подпишете документы. Так вы поймете, как провайдер оформляет выплаты, налоги, удержания и сборы. Также это упростит сравнение провайдеров на одинаковых условиях.

Если вы только начинаете работать с payroll в США, задайте прямые вопросы: Какие налоги вы подаете? Какие формы вы оформляете на конец года? Как вы исправляете ошибки? Какую поддержку я получу, если отчет выглядит неправильно? Подтвердите, что именно входит, в письменном виде, а также проверьте актуальные правила IRS и штата самостоятельно, потому что сроки и требования меняются.

Если хотите помощь в подборе провайдера под ваш бизнес, get matched бесплатно. Вы сообщаете нам название вашего бизнеса, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, штат и предпочитаемый язык — без SSN, EIN, номеров банковских счетов или записей сотрудников.