Trước lần chạy lương đầu tiên, tôi cần gì?
Trước lần chạy lương đầu tiên, bạn cần một vài thông tin cơ bản về doanh nghiệp, thông tin lương cho nhân viên, và kế hoạch cho thuế và các hạn chót. RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải nhà cung cấp trả lương, vì vậy chúng tôi giúp bạn so sánh các nhà cung cấp có thể thiết lập cho bạn.
Trả lời nhanh
Thường bạn cần thông tin doanh nghiệp, chi tiết lương của nhân viên, lịch trả lương của bạn, và tài khoản ngân hàng bạn sẽ dùng để chi trả tiền lương và thuế. Nếu bạn muốn được hỗ trợ thiết lập, hãy được ghép cặp với một dịch vụ trả lương có thể hướng dẫn bạn qua quy trình.
Với lần chạy lương đầu tiên, mục tiêu chính là đảm bảo mỗi người lao động được phân loại và trả lương đúng cách, đồng thời có sẵn biểu mẫu thuế và các khoản khấu trừ phù hợp. Yêu cầu cụ thể tùy thuộc vào tiểu bang của bạn, loại hình doanh nghiệp và việc người đó là nhân viên hay là nhà thầu độc lập, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp trả lương đủ điều kiện hoặc chuyên gia thuế.
Nếu bạn mới làm quen với hệ thống ở Mỹ, đừng chờ đến ngày trả lương mới thu thập mọi thứ. Hầu hết các sự cố trả lương đều đến từ việc thiếu thông tin, như địa chỉ sai, mức lương trả không rõ ràng, hoặc không biết tiểu bang của bạn áp dụng những loại thuế nào.
Những gì cần chuẩn bị trước khi bắt đầu trả lương
Tối thiểu, hãy chuẩn bị các mục sau:
- Tên pháp lý của doanh nghiệp và thông tin liên hệ doanh nghiệp
- Địa chỉ doanh nghiệp và tiểu bang nơi bạn trả lương cho người lao động
- Tần suất trả lương đã chọn, ví dụ hằng tuần, 2 tuần/lần, nửa tháng/lần hoặc hằng tháng
- Họ tên từng người lao động, địa chỉ, ngày bắt đầu làm việc, mức lương, và lịch làm việc hoặc số giờ
- Mỗi người là nhân viên hay nhà thầu độc lập
- Thông tin về phúc lợi hoặc các khoản khấu trừ, nếu bạn có cung cấp như bảo hiểm y tế hoặc kế hoạch hưu trí
- Bảng chấm công cho người làm theo giờ
- Bất kỳ khoản thưởng, hoa hồng hoặc khoản hoàn trả chi phí nào đã được phê duyệt
Nhà cung cấp trả lương cũng có thể yêu cầu thông tin tài khoản thuế liên bang, tiểu bang và địa phương của bạn, tùy thuộc vào nơi bạn hoạt động. RunWise Pay không thu thập SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hay hồ sơ nhân viên; chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và ý định kinh doanh để ghép bạn với các nhà cung cấp.
Quyết định cách bạn sẽ trả lương cho mọi người
Trước lần chạy đầu tiên, hãy chọn cách nhân viên sẽ nhận lương và tần suất trả. Nhiều doanh nghiệp dùng chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), chi phiếu giấy, hoặc cả hai. Nếu bạn dự định dùng chuyển khoản trực tiếp, nhà cung cấp trả lương sẽ cho bạn biết cần cung cấp thông tin thiết lập gì và mất bao lâu trước khi khoản thanh toán đầu tiên có thể được gửi đi.
Bạn cũng nên xác nhận nhà cung cấp xử lý thuế trả lương, biểu mẫu cuối năm và các hạn chót nộp hồ sơ như thế nào. Dịch vụ trả lương thường sẽ chạy lương, tính thuế, nộp tờ khai thuế trả lương, gửi chuyển khoản trực tiếp và chuẩn bị W-2 cho nhân viên và 1099 cho nhà thầu khi áp dụng. Hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký.
Chi phí cho thiết lập trả lương lần đầu thường phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương và các dịch vụ được bao gồm. Doanh nghiệp nhỏ có thể thấy một khoản phí cơ bản hằng tháng cộng với phí theo từng nhân viên, nhưng các mức này chỉ là khoảng tham khảo chứ không phải báo giá; con số thực tế có thể thay đổi rất nhiều theo tiểu bang và nhà cung cấp.
Những dấu hiệu cảnh báo thường gặp trước khi bạn ký
Hãy cẩn thận với giá không rõ ràng, phí thiết lập bị ẩn, cam kết nộp thuế không rõ ràng, hỗ trợ kém hoặc áp lực phải ký nhanh. Đây là dấu hiệu để bạn chậm lại và hỏi thêm.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp giải thích rõ ràng, bằng văn bản:
- Phần nào được bao gồm trong phí hằng tháng
- Có bao gồm nộp thuế hay tính thêm
- Có bao gồm các biểu mẫu W-2 và 1099 cuối năm hay không
- Họ xử lý các sai sót trong trả lương và cách điều chỉnh như thế nào
- Bạn nhận được hỗ trợ gì nếu có thông báo thuế đến
- Có những khoản phí thiết lập, phí ngoài lịch (off-cycle) hoặc phí cuối năm nào
Nếu có bất kỳ điều gì nghe không rõ, hãy so sánh hơn một báo giá trước khi chọn. Chủ doanh nghiệp vẫn nắm quyền quyết định và chọn ai để thuê.
Danh sách kiểm tra đơn giản cho lần trả lương đầu tiên
- Quyết định ai được trả dưới dạng nhân viên và ai được trả dưới dạng nhà thầu.
- Chọn lịch trả lương và ngày trả lương đầu tiên.
- Thu thập họ tên người lao động, địa chỉ, mức lương, giờ làm và ngày bắt đầu.
- Xác nhận quy tắc trả lương của tiểu bang và các hạn chót về thuế.
- Chọn bạn muốn chuyển khoản trực tiếp, chi phiếu, hay cả hai.
- Xem lại danh sách phí bằng văn bản của nhà cung cấp và các dịch vụ được bao gồm.
- Đảm bảo bạn hiểu ai là người nộp thuế và ai là người chuẩn bị biểu mẫu cuối năm.
- Chạy thử hoặc xem trước một khoản lương nhỏ nếu nhà cung cấp có cung cấp.
Nếu bạn muốn so sánh các lựa chọn hỗ trợ, xem trang services của chúng tôi hoặc bắt đầu với guides của chúng tôi để có giải thích đơn giản về các thuật ngữ trả lương.
Nếu bạn đang xử lý lần trả lương đầu tiên bị trễ hoặc lộn xộn
Nếu lần trả lương đầu tiên của bạn đã trễ hoặc có điều gì đó có vẻ sai, đừng đoán. Hãy liên hệ với nhà cung cấp trả lương hoặc một chuyên gia trả lương đủ điều kiện ngay lập tức và hỏi cách sửa vấn đề, những tờ khai nào có thể bị ảnh hưởng, và cần làm gì trước ngày trả lương tiếp theo.
Quy định, thuế và hạn chót khác nhau theo tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian. Với bất kỳ vấn đề cụ thể nào, hãy kiểm tra hướng dẫn hiện hành của IRS và tiểu bang, đồng thời xác nhận với nhà cung cấp trả lương, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ điều kiện.
Trước lần chạy lương đầu tiên, hãy thu thập thông tin về doanh nghiệp, người lao động, lương và thuế; so sánh báo giá bằng văn bản; rồi chọn một nhà cung cấp giải thích rõ ràng họ sẽ làm gì.