Ano ang kailangan ko bago ang unang payroll run ko?
Bago ang unang payroll run mo, kailangan mo ng ilang pangunahing impormasyon tungkol sa negosyo, impormasyon sa sahod ng empleyado, at plano para sa mga buwis at deadline. Ang RunWise Pay ay isang libreng matching service, hindi provider ng payroll, kaya tinutulungan ka naming ihambing ang mga provider na puwedeng i-set up ito para sa’yo.
Maikling sagot
Karaniwan, kailangan mo ang impormasyon ng negosyo mo, mga detalye ng sahod ng empleyado, ang pay schedule mo, at ang bank account na gagamitin mo para bayaran ang mga sweldo at mga buwis. Kung gusto mo ng tulong sa pag-set up, magpama-match sa payroll service na puwedeng gabayan ka sa proseso.
Para sa unang payroll run, ang pangunahing layunin ay tiyaking tama ang classification at pagbabayad sa bawat worker—kasama ang tamang mga tax form at deductions. Nag-iiba ang eksaktong requirements depende sa state mo, uri ng negosyo mo, at kung ang mga tao ay empleyado o contractors, kaya kumpirmahin ang detalye sa isang kwalipikadong payroll provider o tax professional.
Kung bago ka pa sa U.S. system, huwag mong hintayin ang araw ng sahod para makuha ang lahat. Karamihan sa mga problema sa payroll ay nanggagaling sa nawawalang impormasyon, tulad ng maling address, hindi malinaw na pay rate, o hindi pag-alam kung aling mga buwis ang applicable sa state mo.
Ano ang ihahanda bago magsimula ang payroll
Sa pinakamababa, ihanda ang mga ito:
- Legal na pangalan ng negosyo at mga detalye sa contact ng negosyo
- Business address at ang state kung saan ka nagbabayad ng mga worker
- Ang napili mong pay frequency, gaya ng weekly, biweekly, semi-monthly, o monthly
- Pangalan, address, petsa ng hire, pay rate, at work schedule o hours ng bawat worker
- Kung ang bawat tao ay empleyado o independent contractor
- Benefit o deduction information, kung nag-aalok ka ng mga bagay tulad ng health insurance o retirement plans
- Time records para sa hourly workers
- Anumang inaprubahang bonuses, commissions, o reimbursements
Maaari ring hilingin ng payroll provider ang federal, state, at local tax account details mo—depende sa kung saan ka nagpapatakbo. Ang RunWise Pay ay hindi nangongolekta ng SSNs, EINs, bank account numbers, o employee records; contact at business intent details lang ang kinokolekta namin para ma-match ka sa mga provider.
Magpasya kung paano mo babayaran ang mga tao
Bago ang unang run mo, piliin kung paano babayaran ang mga empleyado at gaano kadalas. Maraming business ang gumagamit ng direct deposit, paper checks, o parehong paraan. Kung plano mong gumamit ng direct deposit, sasabihin ng payroll provider kung anong setup information ang kailangan at gaano katagal bago makaalis ang unang payment.
Dapat mo ring kumpirmahin kung paano tinatrato ng provider ang payroll taxes, year-end forms, at mga filing deadline. Karaniwang pinapatakbo ng payroll service ang payroll, kinakalkula ang mga buwis, nagsasubmit ng mga payroll tax returns, nagpapadala ng direct deposits, at naghahanda ng W-2s para sa mga empleyado at 1099s para sa mga contractor kapag applicable. Kumpirmahin nang nakasulat kung ano ang kasama bago ka pumirma.
Ang gastos para sa first-time payroll setup madalas ay nakadepende sa laki ng team, pay frequency, at kung anong mga service ang kasama. Maaaring makita ng isang small business ang base monthly fee plus per-employee fee, pero ang mga range ay hindi quotes at puwedeng mag-iba nang malaki ayon sa state at provider.
Mga karaniwang red flags bago ka pumirma
Mag-ingat sa malabo na presyo, mga hidden setup fees, hindi malinaw na mga pangakong tungkol sa tax-filing, mahinang support, o pressure para pumirma nang mabilis. Senyales iyon para huminto muna at magtanong pa.
Hilingin sa provider na ilahad, nang nakasulat:
- Ano ang kasama sa monthly fee
- Kung kasama ang tax filing o dagdag pa ito
- Kung kasama ang year-end W-2 at 1099 forms
- Paano nila tinatarget ang payroll mistakes at corrections
- Anong support ang makukuha mo kung may dumating na tax notice
- Lahat ng setup, off-cycle, o year-end fees
Kung may anumang bagay na mukhang hindi malinaw, ihambing ang higit sa isang quote bago ka pumili. Nasa owner pa rin ang kontrol at ikaw ang magpapasya kung sino ang kukunin.
Isang simpleng first-payroll checklist
- Magpasya kung sino ang babayaran bilang empleyado at kung sino ang babayaran bilang contractor.
- Piliin ang pay schedule at ang unang payday mo.
- Ipunin ang mga pangalan, address, pay rates, hours, at start dates ng workers.
- Kumpirmahin ang mga payroll rules ng state mo at mga tax deadline.
- Piliin kung gusto mong direct deposit, checks, o parehong paraan.
- I-review ang nakasulat na listahan ng fees at included services ng provider.
- Tiyaking naiintindihan mo kung sino ang nagfa-file ng taxes at kung sino ang naghahanda ng year-end forms.
- Mag-run ng maliit na test o preview kung nag-aalok ang provider.
Kung gusto mong ihambing ang mga opsyon sa tulong, tingnan ang aming services page o simulan sa aming guides para sa mga plain explanation ng payroll terms.
Kung inaayos mo ang late o magulo mong unang payroll
Kung ang unang payroll mo ay late na o may mukhang mali, huwag kang manghula. Makipag-ugnayan agad sa payroll provider o sa isang kwalipikadong payroll professional at itanong kung paano ayusin ang issue, anong mga filing ang posibleng maapektuhan, at ano ang kailangang gawin bago ang susunod na pay date.
Nag-iiba ang mga rules, taxes, at deadline kada state at nagbabago sa paglipas ng panahon. Para sa anumang partikular, tingnan ang kasalukuyang IRS at state guidance at kumpirmahin sa isang kwalipikadong payroll provider, accountant, o tax professional.
Bago ang unang payroll run mo, tipunin ang mga detalye ng negosyo mo, workers, pay, at taxes, ihambing ang mga nakasulat na quotes, at piliin ang provider na malinaw na nagpapaliwanag kung ano ang gagawin nila.