我第一次發薪前需要準備什麼？

簡短回答

你通常需要：你的公司資訊、員工薪資的相關細節、你的發薪週期，以及你用來支付薪資與稅款的銀行帳戶。若你希望有人協助完成設定，請與能在過程中指導你的薪資服務對接：get matched。

第一次發薪的主要目標，是確保每位工作者的身分分類正確、薪資計算與支付正確，同時把正確的稅務表格與扣繳項目都準備好。實際要求會依你所在州、你的公司類型，以及對方是員工還是承包商而不同；請務必向合格的薪資服務提供者或稅務專業人士確認細節。

如果你是第一次接觸美國的制度，不要等到發薪那天才去蒐集所有資料。多數薪資問題都源自缺少資訊，例如地址填錯、時薪或薪資率不清楚，或不知道你所在州適用哪些稅。

薪資開始前要準備什麼

至少先把這些資料備好：

• 法定公司名稱與公司聯絡方式
• 公司地址，以及你支付工資的州
• 你選擇的發薪頻率，例如每週、每兩週、每半月或每月
• 每位工作者的姓名、地址、雇用日期、薪資/時薪，以及工作排程或工時
• 每個人是員工還是獨立承包商
• 福利或扣繳資訊（若你提供例如健保或退休金計畫等）
• 計時員工的工時/出勤紀錄
• 已核准的獎金、佣金或報銷款

視你在哪裡營運，薪資服務提供者也可能會要求你的聯邦、州與地方稅務帳戶資訊。RunWise Pay 不會蒐集 SSN、EIN、銀行帳號或員工紀錄；我們只收集聯絡與商業意圖等資訊，用來幫你跟服務提供者進行媒合。

決定你要怎麼付薪給員工

在你第一次發薪前，先決定員工如何領取薪資、多久發一次。許多公司使用直接入帳（direct deposit）、紙本支票或兩者並行。若你打算使用直接入帳，薪資服務提供者會告訴你需要哪些設定資訊，以及在第一次付款前通常要多久。

你也應該確認：該提供者如何處理薪資稅、年末表格與申報截止期限。薪資服務通常會負責：計算薪資與稅額、申報薪資稅申報表、寄出直接入帳、並在適用時為員工準備 W-2，為承包商準備 1099。簽約前，請先用書面確認「包含哪些內容」。

第一次建立薪資作業的費用常取決於團隊規模、發薪頻率，以及包含哪些服務。小型企業可能會看到每月基本費再加上一位員工的費用，但這些是費用範圍，不是報價；實際金額可能會因州與提供者差很多。

簽約前常見的警訊

留意含糊的定價、隱藏的設定費、模糊的稅務申報承諾、支援不好，或催你盡快簽約。這些都是該放慢腳步、再多問幾個問題的訊號。

請要求服務提供者用書面清楚寫出：

• 月費包含哪些內容
• 稅務申報是否包含在內，或需額外付費
• 年末的 W-2 與 1099 表格是否包含在內
• 他們如何處理薪資錯誤與更正
• 當收到稅務通知時，你能得到什麼支援
• 是否有任何設定費、非例行（off-cycle）費用或年末費用

如果有任何內容聽起來不清楚，選擇前請比較不只一份報價。公司負責人仍掌握決策權，並決定要聘請誰。

一份簡單的第一次薪資清單

1. 決定誰屬於員工、誰屬於承包商。
2. 選擇你的發薪週期與第一次發薪日。
3. 蒐集工作者的姓名、地址、薪資/時薪、工時與開始日期。
4. 確認你所在州的薪資規則與稅務截止期限。
5. 選擇你要用直接入帳、支票或兩者都要。
6. 檢查看起來是否清楚：提供者的「費用清單」與「包含的服務」。
7. 確保你了解：誰負責申報稅務、誰負責準備年末表格。
8. 若提供者有提供測試或預覽，先做一小次測試或預覽。

如果你想比較可提供協助的方案，請見我們的 services 頁，或先看我們的 guides 取得薪資名詞的白話說明。

如果你是在修正逾期或一團亂的第一次薪資

如果你的第一次薪資已經逾期，或看起來有什麼不對勁，請不要憑猜測處理。請立刻聯絡薪資服務提供者或合格的薪資專業人士，並詢問要如何更正問題、可能會影響哪些申報，以及在下一次發薪日前需要完成哪些事。

規則、稅務與截止期限會因州而不同，且也會隨時間更新。若是任何特定事項，請查核目前的 IRS 與州政府指引，並向合格的薪資服務提供者、會計師或稅務專業人士確認。