Danh sách kiểm tra khi đổi nhà cung cấp payroll

Danh sách kiểm tra miễn phí này giúp bạn làm gì

Đổi nhà cung cấp payroll có thể đơn giản, nhưng chỉ khi mốc thời gian và việc bàn giao được xử lý cẩn thận. Danh sách kiểm tra miễn phí này hướng dẫn bạn qua các bước chính bằng ngôn ngữ dễ hiểu để bạn chuẩn bị hồ sơ, so sánh những gì được bao gồm, và chuyển sang nhà cung cấp mới với ít căng thẳng hơn.

Nó đặc biệt hữu ích nếu bạn đang thiết lập payroll bài bản hơn lần đầu, cần khắc phục sự cố với dịch vụ hiện tại, hoặc chuyển sang nhà cung cấp có hỗ trợ tốt hơn. Nếu bạn mới bắt đầu với payroll tại Mỹ, danh sách kiểm tra cũng giúp bạn biết cần hỏi về các kỳ trả lương, thuế payroll, chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), và các mẫu biểu cuối năm như W-2 và 1099.

RunWise Pay là dịch vụ miễn phí để ghép nối (matching), không phải nhà cung cấp payroll, kế toán, sổ sách, hay tư vấn thuế. Chúng tôi không chạy payroll và không nộp thuế. Danh sách kiểm tra này chỉ là thông tin chung; bạn nên xác nhận chi tiết việc chuyển đổi với nhà cung cấp payroll mà bạn chọn và, khi cần, với kế toán hoặc chuyên gia thuế của bạn.

Bên trong có gì

Danh sách kiểm tra được thiết kế như một phiếu làm việc theo từng bước để bạn có thể làm trước, trong và sau khi thay đổi. Nó dành cho các chủ doanh nghiệp bận rộn, muốn có một nơi để theo dõi đã làm gì và phần nào vẫn cần chú ý.

Bên trong, bạn sẽ thấy các mục như:
1. Xác định ngày chuyển đổi mục tiêu
2. Rà soát thiết lập payroll hiện tại và các điều khoản trong hợp đồng
3. Thu thập các báo cáo payroll quan trọng và lịch sử nộp thuế
4. Xác nhận bên nào sẽ xử lý các tác vụ payroll cuối cùng với nhà cung cấp cũ
5. Thiết lập nhà cung cấp mới và kiểm tra thông tin nhận lương của nhân viên
6. Kiểm tra thiết lập tài khoản thuế, trách nhiệm nộp, và các hạn chót
7. Rà soát lần cuối trước kỳ payroll đầu tiên với nhà cung cấp mới
8. Lưu các xác nhận bằng văn bản để lưu hồ sơ

Mục tiêu không phải là biến bạn thành chuyên gia payroll. Mục tiêu là giúp bạn đặt câu hỏi tốt hơn, giữ mọi thứ có tổ chức, và giảm khả năng bỏ sót điều quan trọng trong khâu bàn giao.

Dành cho ai

Tải xuống này phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp nhỏ đến trung bình, đặc biệt là chủ doanh nghiệp không có cả một đội payroll nội bộ đầy đủ. Nó hữu ích nếu bạn trả lương theo giờ, nhân viên hưởng lương cố định (salaried), người làm theo hợp đồng (contractors), hoặc kết hợp nhiều loại người lao động.

Danh sách có thể phù hợp nếu:
- dịch vụ payroll hiện tại khó liên hệ
- giá không rõ ràng hoặc cứ thay đổi
- bạn lo về sai sót khi nộp thuế
- bạn cần hỗ trợ tốt hơn cho việc onboarding, direct deposit, hoặc báo cáo
- doanh nghiệp của bạn đã phát triển và cách setup hiện tại không còn phù hợp
- tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên và bạn muốn một quy trình rõ ràng hơn

Nếu bạn chỉ đang cân nhắc lựa chọn, bạn cũng có thể dùng danh sách kiểm tra trước khi chuyển đổi. Nó cung cấp cách thực tế để so sánh các nhà cung cấp và xác nhận những gì được bao gồm trước khi bạn ký bất kỳ điều gì.

Cách sử dụng danh sách kiểm tra

Bắt đầu bằng việc chọn một ngày có thể chuyển đổi. Nhiều doanh nghiệp cố gắng đổi vào cuối quý hoặc đầu năm mới vì hồ sơ có thể gọn gàng hơn, nhưng không phải lúc nào cũng cần. Trong một số trường hợp, chuyển đổi giữa năm vẫn ổn nếu thông tin được chuyển đúng cách. Quy tắc và hạn chót khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận mốc thời gian với nhà cung cấp và tự kiểm tra các yêu cầu hiện hành của IRS và tiểu bang.

Sau đó làm lần lượt theo danh sách kiểm tra. Chỉ đánh dấu từng mục sau khi bạn đã có xác nhận bằng văn bản về việc ai là người chịu trách nhiệm. Một trong những cờ đỏ lớn nhất của payroll là cho rằng một thứ nào đó được bao gồm, trong khi thực tế là không.

Hãy dùng danh sách kiểm tra theo cách này:
1. Rà soát thỏa thuận dịch vụ hiện tại và các bước hủy
2. Yêu cầu mọi nhà cung cấp mới gửi giá và các dịch vụ được bao gồm bằng văn bản
3. Xác nhận ai sẽ xử lý kỳ payroll cuối cùng với nhà cung cấp cũ
4. Xác nhận ai sẽ nộp các mẫu thuế của quý hiện tại và các mẫu cuối năm
5. Xác minh tên nhân viên, mức lương, lịch trả lương, và thông tin ngân hàng trực tiếp trong hệ thống an toàn của nhà cung cấp mới
6. Lưu bản sao các báo cáo, xác nhận và ghi chú thiết lập
7. Kiểm tra kỹ kỳ payroll đầu tiên trước ngày trả lương

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm các công ty để so sánh, RunWise Pay có thể ghép bạn với các nhà cung cấp payroll miễn phí cho doanh nghiệp của bạn. Bạn vẫn chủ động kiểm soát, so sánh các lựa chọn và chọn người bạn muốn thuê.

Cần xác nhận trước khi bạn chuyển đổi

Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ dịch vụ, mức hỗ trợ, và chi phí thực tế. Giá payroll thường có một khoản phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo từng nhân viên hoặc theo từng người làm theo hợp đồng. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, mức này có thể tương đương khoảng $25 đến $100+ mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ cho mỗi người được trả lương, và có thể phát sinh thêm phí cho việc nộp tờ khai thuế, các mẫu biểu cuối năm, payroll nhiều tiểu bang, theo dõi thời gian, hoặc các công cụ nhân sự (HR). Đây là các khoảng chi phí chung, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, và tiểu bang.

Hãy hỏi thẳng và lấy câu trả lời bằng văn bản. Hãy cẩn thận với giá mơ hồ, phí ẩn, không rõ trách nhiệm nộp thuế, hỗ trợ yếu, hoặc bị gây áp lực ký nhanh.

Xác nhận bằng văn bản:
- mức phí theo tháng và theo từng người là bao nhiêu
- việc nộp thuế có được bao gồm không
- ai sẽ xử lý các sửa đổi hoặc điều chỉnh nếu xảy ra sai sót
- các mẫu W-2 và 1099 cuối năm có được bao gồm không
- mức hỗ trợ có sẵn trước và sau khi chuyển đổi
- các điều khoản hủy của bạn với nhà cung cấp cũ

Bạn có thể tìm hiểu thêm về các lựa chọn dịch vụ payroll trên trang services và guides.

Nhắc nhẹ về thông tin của bạn

Khi dùng RunWise Pay để được ghép nối, chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và ý định kinh doanh để có thể giúp bạn kết nối với các nhà cung cấp. Điều này có thể bao gồm tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn, và ngôn ngữ bạn muốn.

Chúng tôi không hỏi số Social Security, EINs, số tài khoản ngân hàng, số Social Security của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên. Hãy giữ dữ liệu nhạy cảm về payroll trong hệ thống an toàn của nhà cung cấp mà bạn chọn.

Danh sách kiểm tra này dành cho mục đích giáo dục và lập kế hoạch chung. Đây không phải là lời khuyên về payroll, kế toán, thuế, hay pháp lý. Luôn xác nhận các yêu cầu hiện tại, trách nhiệm nộp và hạn chót với nhà cung cấp payroll của bạn và, khi cần, với kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.