Checklist sa paglipat ng payroll provider

Ano ang matutulungan ka ng libreng checklist na gawin

Ang paglipat ng payroll provider ay puwedeng maging simple, pero kailangan lang na maingat ang tiyempo at handoff. Dadaan ang libreng checklist na ito sa mga pangunahing hakbang sa malinaw na pananalita para makapaghanda ka ng mga rekord, maikumpara kung ano ang kasama, at lumipat sa bagong provider nang mas kaunting stress.

Lalo itong makakatulong kung ini-set up mo nang mas pormal ang payroll sa unang pagkakataon, inaayos ang mga problema sa kasalukuyang serbisyo mo, o lumilipat sa provider na may mas magandang suporta. Kung bago ka sa US payroll, tinutulungan ka rin ng checklist na maunawaan kung ano ang dapat itanong tungkol sa pay runs, payroll taxes, direct deposit, at mga year-end forms tulad ng W-2s at 1099s.

Ang RunWise Pay ay isang libreng matching service, hindi payroll provider, accountant, bookkeeper, o tax advisor. Hindi kami nagrurun ng payroll o nagfa-file ng taxes. Ang checklist na ito ay general information lamang, at dapat mong i-confirm ang mga detalye ng iyong paglipat sa payroll provider na pipiliin mo at, kung kinakailangan, sa iyong accountant o tax professional.

Ano ang nasa checklist

Ang checklist ay ginawa bilang step-by-step worksheet na puwede mong sundan bago, habang, at pagkatapos ng pagbabago. Idinisenyo ito para sa mga abalang may-ari na gustong may isang lugar na pagtrack ng mga nagawa at kung ano pa ang kailangang asikasuhin.

Sa loob, makikita mo ang mga seksyon na gaya ng:
1. Piliin ang target mong petsa ng paglipat
2. Suriin ang kasalukuyan mong payroll setup at mga kondisyon ng kontrata
3. Ipunin ang mahahalagang payroll reports at kasaysayan ng pagfa-file ng tax
4. I-confirm kung sino ang hahawak ng final payroll tasks kasama ang old provider
5. I-set up ang bagong provider at i-verify ang mga detalye ng sahod ng empleyado
6. I-check ang setup ng tax account, mga responsibilidad sa pagfa-file, at mga deadline
7. Mag-final review bago ang unang pay run sa bagong provider
8. I-save ang mga confirmation nang nakasulat para sa iyong mga rekord

Ang layunin ay hindi gawing payroll expert ka. Ang layunin ay tulungan kang magtanong nang mas tama, manatiling organisado, at mabawasan ang tsansang may mapalampas na mahalaga sa handoff.

Para kanino ang checklist na ito

Magagamit ang download na ito para sa maraming uri ng small at mid-size businesses, lalo na sa mga may-ari na walang full internal payroll team. Makakatulong ito kung ikaw ay nagbabayad ng mga hourly worker, mga empleyadong may sahod (salaried), contractors, o halo-halong uri ng worker.

Baka bagay sa iyo kung:
- mahirap ma-reach ang kasalukuyan mong payroll service
- hindi malinaw ang pricing o madalas itong nagbabago
- nag-aalala ka tungkol sa mga pagkakamali sa tax filing
- kailangan mo ng mas maayos na tulong sa onboarding, direct deposit, o mga reports
- lumaki na ang negosyo mo at hindi na akma ang kasalukuyan mong setup
- hindi English ang unang wika mo at gusto mo ng mas malinaw na proseso

Kung ini-explore mo pa lang ang mga opsyon mo, puwede mo ring gamitin ang checklist bago ka lumipat. Nagbibigay ito ng practical na paraan para maikumpara ang mga provider at ma-confirm kung ano ang kasama bago ka pumirma sa kahit anong dokumento.

Paano gamitin ang checklist

Magsimula sa pagpili ng posibleng petsa ng paglipat. Maraming negosyo ang nagtatangkang lumipat sa dulo ng isang quarter o sa simula ng bagong taon dahil mas malinis ang records, pero hindi iyon palaging kinakailangan. Sa ilang sitwasyon, okay lang ang paglipat sa kalagitnaan ng taon kung tama ang paglilipat ng impormasyon. Nag-iiba ang mga rules at deadline ayon sa state, at puwede ring magbago, kaya i-confirm ang tiyempo sa provider at i-check ang kasalukuyang IRS at state requirements mismo.

Pagkatapos, sundan ang checklist nang sunod-sunod. I-mark ang bawat item lamang kapag mayroon ka nang nakasulat na confirmation kung sino ang hahawak nito. Isa sa pinakamalalaking payroll red flags ay ipagpalagay na may kasama ang isang bagay kahit hindi pala.

Gamitin ang checklist nang ganito:
1. I-review ang kasalukuyan mong service agreement at mga hakbang sa cancellation
2. Humingi ng pricing at nakasulat na listahan ng mga included services mula sa anumang bagong provider
3. I-confirm kung sino ang magpoproseso ng final payroll kasama ang old provider
4. I-confirm kung sino ang magfa-file ng current-quarter at year-end tax forms
5. I-verify ang mga pangalan ng empleyado, pay rates, pay schedules, at bank details direkta sa secure system ng bagong provider
6. I-save ang mga kopya ng reports, confirmations, at setup notes
7. I-double check ang unang pay run bago ang payday

Kung gusto mo ng tulong sa paghahanap ng mga kumpanyang puwedeng ikumpara, RunWise Pay ang magmamatch sa iyo sa mga payroll provider nang walang gastos sa iyong business. Ikaw ang nasa kontrol, ikumpara ang mga opsyon, at pipiliin mo kung sino ang kukunin.

Ano ang dapat i-confirm bago ka lumipat

Bago ka umusad, tiyaking nauunawaan mo ang service, ang suporta, at ang tunay na cost. Kadalasan, may monthly base fee at may per-employee o per-contractor fee. Para sa maraming small businesses, puwede itong magmukhang roughly $25 to $100+ kada buwan, plus tungkol sa $4 to $15+ kada tao na binabayaran, na may posibleng dagdag na singil para sa tax filings, year-end forms, multi-state payroll, time tracking, o HR tools. Ito ay general ranges, hindi quotes. Ang tunay na numero ay nakadepende sa laki ng team, pay frequency, kung ano ang kasama, at sa state.

Magtanong nang direkta at kunin ang sagot sa nakasulat. Mag-ingat sa malabo na pricing, hidden fees, hindi malinaw na tax-filing responsibility, mahina na suporta, o pressure na pumirma agad.

I-confirm nang nakasulat:
- ano ang monthly fees at per-person fees
- kung kasama ang tax filing
- kung sino ang hahawak ng amendments o corrections kapag nagkaroon ng pagkakamali
- kung kasama ang year-end W-2 at 1099 forms
- kung anong support ang available bago at pagkatapos ng paglipat
- ano ang cancellation terms mo sa old provider

Mas matuto pa tungkol sa payroll service options sa aming mga services at guides pages.

Mabilis na paalala tungkol sa iyong impormasyon

Kapag gumamit ka ng RunWise Pay para ma-matched, nangongolekta kami ng mga basic na detalye sa contact at layunin ng business para matulungan ka naming maikonekta sa mga provider. Maaaring kasama rito ang pangalan ng business mo, contact name, phone number, optional email, ilan ang tao ang binabayaran mo, iyong state, at preferred language.

Hindi kami humihingi ng Social Security numbers, EINs, bank account numbers, employee Social Security numbers, o employee personal records. Panatilihin ang sensitibong payroll data sa secure system ng provider na pipiliin mo.

Ang checklist na ito ay para sa general education at planning. Hindi ito payroll, accounting, tax, o legal advice. Palaging i-confirm ang kasalukuyang requirements, filing responsibilities, at deadline sa iyong payroll provider at, kung kinakailangan, sa isang kwalipikadong accountant o tax professional.