Tuân thủ payroll và báo cáo nhân sự mới

:

Những hạng mục tuân thủ payroll thường bao gồm

Tuân thủ payroll là công việc hằng ngày khi trả lương đúng cách và đáp ứng các quy định của chính phủ đi kèm với payroll. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, điều này bao gồm: phân loại người lao động đúng; theo dõi giờ làm; tính làm thêm giờ; khấu trừ thuế payroll; nộp tờ khai đúng hạn; xử lý chuyển khoản trực tiếp (direct deposit); chuẩn bị các mẫu biểu cuối năm; và lưu trữ hồ sơ payroll.

Khi đội ngũ của bạn tăng lên, việc tuân thủ thường trở nên khó hơn. Bạn có thể tuyển nhân sự ở một tiểu bang mới, trả lương cho cả nhân viên và người làm theo hợp đồng (contractor), phải xử lý quy định nghỉ ốm có hưởng lương (paid sick leave), thực hiện lệnh khấu trừ lương, hoặc cần báo cáo tuyển người mới lên tiểu bang đúng thời hạn. Nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể giúp sắp xếp các đầu việc này để quy trình payroll của bạn nhất quán hơn và dễ quản lý hơn.

Các công việc payroll liên quan đến tuân thủ thường gặp gồm:
- Báo cáo nhân sự mới cho đúng cơ quan nhà nước của tiểu bang
- Tính làm thêm giờ theo quy định liên bang và tiểu bang
- Theo dõi lương thường, tiền thưởng, hoa hồng và thời gian nghỉ có hưởng lương (paid time off)
- Hỗ trợ khấu trừ, kê khai và nộp thuế payroll
- Khấu trừ lương theo lệnh (wage garnishments) và các khoản khấu trừ bắt buộc khác
- Thiết lập payroll đa bang và hỗ trợ đăng ký thuế ở từng tiểu bang
- Chuẩn bị mẫu W-2 cuối năm và, nếu áp dụng, mẫu 1099
- Lưu trữ hồ sơ payroll và các báo cáo payroll

Quy định, thuế và hạn nộp khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian. Trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn payroll, kế toán, thuế hay pháp lý. Luôn xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực và tự kiểm tra quy định hiện hành của IRS và từng tiểu bang.

Dịch vụ payroll giúp gì cho việc tuân thủ

Nhà cung cấp dịch vụ payroll thường bắt đầu bằng việc tìm hiểu hiện tại bạn trả lương cho mọi người như thế nào: theo giờ hay theo lương; trả hằng tuần hay mỗi hai tuần; làm việc trong một tiểu bang hay nhiều tiểu bang; và bạn trả lương cho nhân viên, contractor, hay cả hai. Họ cũng có thể hỏi thêm về làm thêm giờ, tiền tip, khoản hoàn trả (reimbursements), hoa hồng, thời gian nghỉ có hưởng lương (paid leave) và bất kỳ vấn đề payroll nào bạn đang gặp. Sau đó, họ thiết lập hệ thống payroll để khớp với lịch trả lương và nhu cầu báo cáo của bạn.

Khi payroll đã chạy, nhà cung cấp có thể tính lương gộp (gross pay), các khoản khấu trừ và phần thuế khấu trừ; gửi direct deposits; chuẩn bị tờ khai thuế; tạo báo cáo payroll; và hỗ trợ các mẫu biểu cuối năm. Một số nhà cung cấp còn có nhắc nhở, cảnh báo hoặc các bước rà soát để giúp bạn bắt lỗi thiếu giờ, các khoản trả lương bất thường hoặc hạn sắp tới trước khi chạy một kỳ trả lương.

Nếu bạn đang tuyển nhân sự đầu tiên hoặc chuyển từ payroll thủ công sang dùng dịch vụ, nhà cung cấp có thể hỗ trợ các đầu việc thiết lập như đăng ký payroll ở tiểu bang, ánh xạ (mapping) tài khoản thuế, và quy trình báo cáo nhân sự mới. Nếu bạn đã có payroll và muốn chuyển đổi, họ có thể nhập dữ liệu trả lương của nhân viên, lịch sử trả lương và các tổng số từ đầu năm đến nay (year-to-date totals) để bạn tiếp tục mà không phải bắt đầu từ số 0.

RunWise Pay không chạy payroll hoặc nộp thuế. Chúng tôi là dịch vụ miễn phí ghép cặp giúp bạn so sánh các nhà cung cấp payroll cho các công việc như payroll services và hỗ trợ liên quan đến tuân thủ.

Những vấn đề chủ doanh nghiệp hay gặp

Nhiều lỗi payroll xảy ra vì các lý do đơn giản: người lao động được thiết lập theo cách không đúng; nhập giờ làm trễ; bị sót làm thêm giờ; quên một loại thuế địa phương; hoặc tài khoản thuế của tiểu bang mới chưa sẵn sàng trước kỳ payroll đầu tiên. Các vấn đề này có thể dẫn đến việc phải chỉnh sửa, nộp tờ khai trễ, khiến nhân viên khó chịu và phát sinh phí phát sinh.

Báo cáo nhân sự mới là một ví dụ tốt. Tại Mỹ, nhìn chung chủ sử dụng lao động phải báo cáo các nhân viên mới được tuyển hoặc được nhận lại (rehired) lên một danh bạ của tiểu bang trong một khung thời gian quy định. Hạn nộp và quy trình cụ thể phụ thuộc vào tiểu bang. Nhà cung cấp payroll thường có thể tích hợp việc này vào quy trình onboarding, nhưng bạn nên xác nhận rõ ai là người chịu trách nhiệm và báo cáo được nộp vào khi nào.

Payroll đa bang là một khu vực vấn đề khác thường gặp. Nếu bạn có nhân viên làm việc ở hơn một tiểu bang, nhà cung cấp có thể cần thiết lập thêm tài khoản thuế, áp dụng quy tắc khấu trừ và thất nghiệp khác nhau, và tuân theo các yêu cầu riêng về tiền lương và làm việc theo giờ (wage-and-hour) của từng tiểu bang. Việc này vẫn làm được, nhưng cần được thiết lập cẩn thận ngay từ đầu.

Khấu trừ theo lệnh (garnishments) cũng cần chú ý. Nếu bạn nhận lệnh yêu cầu khấu trừ một phần tiền lương của nhân viên, hãy hỏi nhà cung cấp xem họ có hỗ trợ thiết lập garnishment, tính toán, xử lý thanh toán và các báo cáo liên quan hay không. Đừng cho rằng điều này đã được bao gồm trừ khi được xác nhận bằng văn bản.

Chi phí hỗ trợ tuân thủ payroll thường là bao nhiêu

Giá dịch vụ payroll thường gồm phí cơ bản hằng tháng cộng thêm phí theo mỗi nhân viên hoặc theo mỗi lần trả lương (per-pay-run). Với doanh nghiệp nhỏ, dịch vụ payroll cơ bản có thể bắt đầu từ khoảng $30 đến $100 mỗi tháng, cộng thêm khoảng $4 đến $12 cho mỗi nhân viên mỗi tháng. Nếu bạn cần hỗ trợ tuân thủ mạnh hơn, payroll đa bang, thanh toán cho contractor, theo dõi thời gian, mẫu biểu cuối năm hoặc xử lý garnishment, chi phí thường cao hơn.

Doanh nghiệp có payroll phức tạp hơn có thể thấy mức giá khoảng $100 đến $300+ mỗi tháng, cộng thêm phí theo nhân viên, tùy theo quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, số tiểu bang và các hạng mục được bao gồm. Một số nhà cung cấp tính thêm phí cho việc thiết lập, chạy payroll ngoài chu kỳ (off-cycle), mẫu biểu cuối năm, tờ khai điều chỉnh (amended filings), đăng ký ở tiểu bang, hoặc hỗ trợ phản hồi các thông báo về thuế. Các mức này chỉ là thông tin chung, không phải báo giá.

Khi bạn so sánh các lựa chọn, hãy yêu cầu một danh sách đầy đủ bằng văn bản về các khoản phí được bao gồm và các khoản phí phát sinh thêm. Giá cơ bản thấp vẫn có thể trở nên đắt nếu các hạng mục quan trọng bị tính riêng. Bạn có thể xem thông tin chung về pricing information trước khi quyết định mức hỗ trợ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Những câu hỏi tốt để hỏi về chi phí:
- Có bao gồm kê khai thuế cho thuế payroll liên bang, tiểu bang và địa phương không?
- Có bao gồm các mẫu W-2 và 1099 không, hay bị tính riêng?
- Có bao gồm báo cáo nhân sự mới không?
- Payroll đa bang và thuế địa phương có tính thêm không?
- Có bao gồm xử lý garnishment không?
- Có phí thiết lập hoặc phí chuyển đổi (migration fee) không?
- Việc chỉnh sửa, tờ khai điều chỉnh hoặc phản hồi thông báo về thuế có tính thêm không?
- Nếu tôi gặp vấn đề với payroll thì hỗ trợ gì được bao gồm?

Những dấu hiệu cảnh báo cần để ý trước khi bạn ký

Nhà cung cấp payroll nên có thể giải thích rõ ràng họ làm gì, họ tính phí như thế nào, và họ cần gì từ bạn cho mỗi kỳ trả lương. Nếu giá mơ hồ, khó liên hệ để được hỗ trợ, hoặc bạn cảm thấy bị thúc ký nhanh, hãy chậm lại và yêu cầu các chi tiết bằng văn bản.

Một số chủ doanh nghiệp cho rằng mọi dịch vụ payroll đều tự động lo toàn bộ phần tuân thủ. Điều này không phải lúc nào cũng đúng. Một nhà cung cấp có thể bao gồm kê khai thuế và mẫu biểu cuối năm, trong khi nhà cung cấp khác có thể tính thêm. Có nơi hỗ trợ payroll đa bang tốt, còn nơi khác phù hợp hơn cho chủ sử dụng lao động chỉ ở một tiểu bang. Cách an toàn nhất là so sánh các nhà cung cấp dựa trên nhu cầu payroll thực tế của bạn.

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo sau:
- Giá mơ hồ hoặc các khoản phí cộng thêm không rõ ràng
- Không có giải thích rõ ai là người nộp và trả thuế payroll
- Không có tuyên bố bằng văn bản về việc sẽ xảy ra gì nếu có sai sót khi nộp hồ sơ
- Hỗ trợ yếu cho payroll đa bang hoặc garnishments
- Bị gây áp lực phải ký nhanh mà chưa xem kỹ thỏa thuận
- Không có kế hoạch onboarding rõ ràng khi chuyển từ hệ thống hiện tại của bạn

Trước khi ký, hãy xác nhận bằng văn bản điều gì được bao gồm, điều gì tính thêm, ai chịu trách nhiệm về hồ sơ và hạn nộp, bạn sẽ nhận những báo cáo nào, và có hỗ trợ gì nếu xảy ra sai sót.

Cách để được ghép cặp với một nhà cung cấp

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các nhà cung cấp payroll, RunWise Pay có thể giúp bạn được ghép cặp. Chúng tôi là dịch vụ miễn phí ghép cặp dành cho doanh nghiệp. Chúng tôi không phải là nhà cung cấp payroll, kế toán, kế toán sổ sách (bookkeeper) hay chuyên gia thuế, và chúng tôi không chạy payroll hoặc nộp thuế.

Quy trình rất đơn giản:
1. Cho chúng tôi biết thông tin cơ bản về doanh nghiệp qua get matched: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email tùy chọn, bạn chi trả cho bao nhiêu người, tiểu bang của bạn và ngôn ngữ bạn muốn.
2. Chúng tôi sử dụng thông tin liên hệ và ý định kinh doanh đó để kết nối bạn với các nhà cung cấp payroll tham gia, có thể phù hợp với nhu cầu của bạn.
3. Bạn so sánh các lựa chọn, hỏi câu hỏi, xem giá và quyết định thuê ai.

Chúng tôi không yêu cầu hoặc cần các hồ sơ payroll nhạy cảm để bắt đầu. Vui lòng không gửi số An Sinh Xã Hội (Social Security numbers), EINs, số tài khoản ngân hàng, số An Sinh Xã Hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên để được ghép cặp.

Bạn luôn kiểm soát trong suốt quá trình. Hãy hỏi từng nhà cung cấp họ xử lý báo cáo nhân sự mới, làm thêm giờ, garnishments, kê khai thuế, mẫu biểu cuối năm và payroll đa bang như thế nào. Sau đó so sánh dịch vụ, mức hỗ trợ và tổng chi phí trước khi bạn chọn.