薪資合規與新進員工申報
薪資合規的意思是遵守薪資、稅務與申報規則，讓你的企業能正確給付員工並避免可預防的問題。RunWise Pay 是免費的配對服務，不是薪資供應商；我們可以幫你比較提供這些工作的服務商。
薪資合規通常包含哪些內容
薪資合規是日常工作：用正確的方式發薪，並符合薪資所附帶的政府規定。對許多小型企業來說，這通常包括：正確分類員工、追蹤工時、計算加班費、代扣薪資稅、按時完成稅務申報、處理直接存款（direct deposit）、準備年終表單，以及保留薪資紀錄。
當你的團隊擴大，合規往往會變得更難。你可能會在新州雇用員工、同時雇用員工與承攬人、處理有薪病假（paid sick leave）規則、進行工資扣押（wage garnishment），或需要在期限內向州政府申報新進員工。薪資服務供應商可以幫你把這些工作整理好，讓你的薪資流程更一致、更好管理。
常見與合規相關的薪資工作包含：
- 向所需的州主管機關進行新進員工申報
- 依聯邦與州規則計算加班費
- 追蹤正常工資、獎金、佣金，以及有薪休假
- 協助薪資稅代扣、申報與繳款
- 工資扣押與其他法定扣款
- 跨州薪資設定與州稅務登記支援
- 年終 W-2，以及在適用時準備 1099 表單
- 薪資紀錄保存與薪資報表
規則、稅務與截止期限會依州而不同，且會隨時間變動。本頁僅提供一般資訊，不構成薪資、會計、稅務或法律建議。請務必先向合格的薪資服務供應商、會計師或稅務專業人士確認，並自行查看最新的 IRS 與州規則。
薪資服務供應商如何協助維持合規
薪資服務供應商通常會先了解你目前如何發薪：按時計或按薪資、每週或每兩週、在一個州或多個州，以及你是否同時聘用員工、承攬人或兩者。他們也可能會詢問加班費、提示小費（tips）、報銷（reimbursements）、佣金（commissions）、有薪休假，以及你目前是否有任何薪資方面的問題。接著，他們會建立薪資系統，以符合你的發薪安排與申報需求。
一旦薪資開始運作，供應商可能會計算毛薪資、扣款與稅款代扣；提交直接存款；準備稅務申報；建立薪資報表；並協助年終表單。有些供應商也會提供提醒、警示或檢查步驟，幫你在送出每次薪資作業前，留意是否漏記工時、出現不尋常的薪資金額，或即將到來的截止期限。
如果你是在雇用第一位員工，或是從手動薪資改用服務，供應商可能會協助設定工作，例如州別的薪資登記、稅務帳戶對應（tax account mapping），以及新進員工申報流程。如果你已經有薪資系統、想要切換，他們也可能匯入員工薪資資料、發薪歷史與年初至今（year-to-date）的總額，讓你可以不中斷地延續進行，而不必從零開始。
RunWise Pay 不會代你跑薪資或申報稅務。我們是免費的配對服務，協助你比較薪資供應商，提供像是 薪資服務 以及與合規相關的支援這類工作。
雇主常遇到的問題
多數薪資錯誤是因為一些簡單原因：員工被設定成錯誤的類型、工時錄入太晚、漏算加班費、忽略了地方稅，或在第一輪薪資發放前，州別的帳戶尚未完成準備。這些問題可能導致更正、延遲申報、員工不滿與額外費用。
新進員工申報就是一個好例子。在美國，雇主通常必須在規定期限內，將新聘或重新聘用的員工申報到州的名錄（directory）。具體截止日與流程取決於州。薪資服務供應商通常可以協助把這件事納入入職流程（onboarding），但你仍應確認責任歸屬與申報何時完成。
跨州薪資是另一個常見的麻煩點。如果你有員工在超過一個州工作，供應商可能需要另外設定稅務帳戶、套用不同的代扣與失業保險規則，並遵循各州特定的工資與工時（wage-and-hour）要求。這些事情是可以處理的，但應該從一開始就仔細設定。
工資扣押（garnishments）也需要特別注意。如果你收到扣押命令（order to withhold）要求代扣員工部分工資，請先詢問供應商是否支援扣押的設定、計算、付款處理，以及相關申報。不要假設這些都包含在內，除非已經用書面確認。
薪資合規支援通常要多少費用
薪資收費常見是「每月基本費」加上「每位員工或每次發薪」的費用。對小型企業來說，一般的薪資服務可能起始約 $30 到 $100／月，另加每位員工約 $4 到 $12／月。如果你需要更強的合規支援、跨州薪資、承攬人付款、工時追蹤、年終表單，或協助處理扣押，費用通常會更高。
薪資較複雜的企業，費用可能更接近每月 $100 到 $300+，另外還會視團隊規模、發薪頻率、州別數量與包含內容而加收「每位員工」費用。有些供應商也可能對設定（setup）、非例行（off-cycle）薪資、年終表單、修正申報（amended filings）、州別登記，或協助處理稅務通知（tax notices）收取額外費用。以上價格區間僅為一般資訊，不是報價。
比較方案時，請要求提供「完整的書面清單」，列出包含哪些費用以及哪些是額外加收的項目。即使基本價格看起來很低，只要一些重要項目是分開另計，最後也可能變得很貴。你可以在決定你的企業需要哪種支援層級之前，先查看一般 定價資訊。
關於費用，建議你問這些問題：
- 是否包含聯邦、州與地方薪資稅的稅務申報？
- W-2 與 1099 表單是否包含，還是另行計費？
- 是否包含新進員工申報？
- 跨州薪資與地方稅是否另加費用？
- 扣押處理是否包含？
- 是否有設定費或遷移費（migration fee）？
- 更正、修正申報，或回應稅務通知是否另計費用？
- 如果我遇到薪資問題，會包含哪些支援？
簽約前需要留意的警訊（Red flags）
薪資供應商應該能清楚說明他們做什麼、收費多少，以及每個薪資週期你需要提供哪些資訊。如果價格說法含糊、支援不容易聯絡、或你覺得對方逼你快速簽約，請先慢下來，並要求把細節用書面確認。
有些雇主會以為所有薪資服務都會自動處理所有合規工作。這不一定對。某個供應商可能包含稅務申報與年終表單，另一個則可能會另外加收費用。某些供應商對跨州薪資支援得很好，另一些則更適合單一州的雇主。最安全的做法是，依照你實際的薪資需求來比較供應商。
請留意以下警訊：
- 收費資訊含糊，或加購費用不清楚
- 沒有明確說明由誰負責申報與繳納薪資稅
- 沒有書面說明如果申報發生錯誤會怎麼處理
- 對跨州薪資或扣押（garnishments）支援較弱
- 在你還沒審閱合約內容前就催促你快速簽約
- 沒有清楚的切換你目前系統的入職計畫（onboarding plan）
在你簽約前，請用書面確認：包含哪些項目、哪些是額外項目、由誰負責申報與截止期限、你會收到哪些報表，以及如果出現錯誤還能提供哪些支援。
如何與供應商完成配對
如果你想要協助比較薪資供應商，RunWise Pay 可以幫你取得配對。 我們是提供企業免費配對的服務。我們不是薪資供應商、會計師、簿記員或稅務顧問，也不會替你跑薪資或申報稅務。
流程很簡單：
1. 透過 get matched 告訴我們基本的企業資訊：公司名稱、聯絡人姓名、電話、選填 Email、你要支付給多少人、你的州別，以及偏好的語言。
2. 我們會使用這些聯絡資訊與你的需求意向，將你連接到符合你需求的參與式薪資供應商。
3. 你比較不同方案、提出問題、審閱收費，並決定要聘請哪一家的服務。
我們開始時不會要求或需要敏感的薪資紀錄。請不要寄送社會安全號碼（Social Security numbers）、EINs、銀行帳號，員工的社會安全號碼，或任何員工的個人紀錄來完成配對。
你在整個過程中都保持主導權。請分別詢問每位供應商，他們如何處理新進員工申報、加班費、扣押、稅務申報、年終表單，以及跨州薪資。然後在你選擇之前，分別比較服務內容、支援方式與總成本。
薪資合規就是要正確給付員工並符合薪資規則；RunWise Pay 可以幫你在不向你的企業收費的情況下，對提供這些工作的供應商做比較。