Hỗ trợ payroll cho doanh nghiệp do người nhập cư làm chủ

Payroll cơ bản (nói đơn giản)

Payroll là quá trình trả lương cho nhân viên và đáp ứng các yêu cầu của Mỹ—đúng thời hạn—để bạn luôn tuân thủ.

Thông thường, nhà cung cấp payroll sẽ hỗ trợ: tính toán tiền lương, chạy các đợt trả lương, khấu trừ thuế payroll, nộp các tờ khai thuế bắt buộc và chuẩn bị các mẫu biểu cuối năm như W-2 và 1099 (khi áp dụng). Họ cũng có thể hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp (direct deposit).

Nếu bạn mới làm payroll tại Mỹ, có thể sẽ thấy hơi rối. Tin tốt là bạn không cần học tất cả ngay lập tức. Bắt đầu bằng những câu hỏi ảnh hưởng đến chi phí và thời hạn, rồi chọn nhà cung cấp sẽ hướng dẫn rõ ràng bằng ngôn ngữ bạn chọn.

Nhà cung cấp payroll thường làm gì (và bạn cần xác nhận gì)

Vì mỗi dịch vụ có thể khác nhau, đừng cho rằng mọi thứ đều được bao gồm. Trước khi ký bất kỳ điều gì, hãy xác nhận nhà cung cấp sẽ thực sự làm những gì cho doanh nghiệp của bạn và tiểu bang của bạn.

Những mục thường nên hỏi:
- Họ có chạy payroll theo lịch của bạn không (hàng tuần, 2 tuần/lần, nửa tháng/lần, hoặc hàng tháng)?
- Họ có xử lý việc tính toán thuế payroll và các tờ khai bắt buộc không?
- Họ có hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) cho nhân viên không?
- Họ xử lý việc tuyển dụng mới và nghỉ việc/thôi việc như thế nào?
- Họ có chuẩn bị và gửi/cung cấp các biểu mẫu cuối năm không (W-2 cho nhân viên, biểu mẫu 1099 cho một số nhà thầu/cộng tác viên)?

Nếu có vấn đề xảy ra—ví dụ bị bỏ sót tờ khai hoặc tính toán tiền lương sai—hãy hỏi họ có quy trình hỗ trợ và sửa lỗi như thế nào. Nhà cung cấp tốt nên giải thích các bước một cách rõ ràng.

Các câu hỏi thường gặp của doanh nghiệp do người nhập cư làm chủ (EIN, tài khoản tiểu bang và biểu mẫu cuối năm)

Nhiều chủ doanh nghiệp thắc mắc EIN và tài khoản tiểu bang nằm ở đâu. Nói chung, bạn cần thiết lập doanh nghiệp để làm payroll theo các yêu cầu của Mỹ, và nhà cung cấp payroll thường sẽ giúp bạn dùng các thông tin bạn đã có để chạy các đợt trả lương đúng quy định.

Với các biểu mẫu cuối năm, quy tắc sẽ phụ thuộc vào việc người lao động là nhân viên (employee) hay là nhà thầu độc lập (independent contractor). Nhà cung cấp payroll thường có thể hỗ trợ báo cáo phía payroll, nhưng bạn cũng nên xác nhận hướng dẫn phân loại người lao động với một chuyên gia đủ điều kiện.

Vì quy định và thời hạn có thể thay đổi, hãy kiểm tra các yêu cầu hiện tại của IRS và tiểu bang của bạn—hoặc yêu cầu nhà cung cấp payroll hướng dẫn cụ thể theo tình huống của bạn.

Chi phí có thể là bao nhiêu (khoảng giá trung thực, không phải báo giá)

Giá dịch vụ payroll phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, tiểu bang của bạn và những gì được bao gồm (ví dụ: direct deposit, báo cáo giờ làm/nghỉ phép, hoặc hỗ trợ tuân thủ thêm). Vì vậy, bất kỳ khoảng chi phí nào cũng chỉ là ước tính.

Bạn có thể thấy cấu trúc giá như:
- Phí cơ bản theo tháng (hoặc phí thiết lập) cộng thêm phí theo mỗi nhân viên, và/hoặc
- Phí phụ cho các hạng mục như biểu mẫu cuối năm, báo cáo mới hoặc hỗ trợ thêm

Khi so sánh các lựa chọn, hãy xem giá “quá tốt để tin” như một dấu hiệu cảnh báo. Giá mơ hồ, chi phí theo mỗi đợt trả lương không rõ ràng hoặc các cam kết không có chi tiết bằng văn bản có thể dẫn đến bất ngờ về sau. Hãy yêu cầu bản tóm tắt phí đơn giản bằng văn bản về các khoản phí và những gì bạn nhận được mỗi tháng.

Nếu bạn muốn cách nhanh để so sánh nhà cung cấp, bạn có thể bắt đầu tại đây: get matched và check services. Để biết hướng dẫn chung về giá cả, xem pricing basics.

Cách chọn nhà cung cấp một cách an toàn (và tránh các dấu hiệu rủi ro về payroll)

Bạn vẫn là người kiểm soát. Dù sau khi trao đổi với các nhà cung cấp, chính bạn là người so sánh những gì được bao gồm và quyết định thuê ai.

Dùng danh sách kiểm tra này để bảo vệ bạn:
- Yêu cầu bảng giá và những gì được bao gồm bằng văn bản (không chỉ một cuộc gọi điện thoại)
- Xác nhận giờ hỗ trợ và cách bạn sẽ liên hệ với họ
- Hỏi ai là người sửa lỗi và thời gian sửa lỗi trông như thế nào
- Kiểm tra xem họ có xử lý việc nộp tờ khai thuế như một phần của dịch vụ không
- Hỏi về hỗ trợ ngôn ngữ hoặc liệu họ có thể giao tiếp rõ ràng bằng ngôn ngữ bạn ưu tiên không

Những dấu hiệu rủi ro về payroll cần để ý:
- Phí ẩn xuất hiện sau
- Không có giải thích rõ ràng về việc họ nộp những gì và khi nào
- Không có cam kết nộp tờ khai thuế hoặc không có quy trình sửa lỗi được ghi thành tài liệu
- Ép ký nhanh trước khi bạn xem kỹ các chi tiết

Nhớ rằng: RunWise Pay là dịch vụ ghép MIỄN PHÍ, không phải nhà cung cấp payroll. Chúng tôi không chạy payroll và cũng không nộp thuế.

Sẵn sàng để được ghép? Chúng tôi sẽ hỏi gì (và những gì chúng tôi không hỏi)

Để ghép bạn với các nhà cung cấp payroll, RunWise Pay chỉ thu thập thông tin liên hệ và ý định kinh doanh—nhằm để chúng tôi kết nối bạn với các lựa chọn phù hợp nhu cầu.

Thông thường, chúng tôi hỏi:
1. Tên doanh nghiệp
2. Tên người liên hệ
3. Số điện thoại (email tùy chọn sẽ hữu ích)
4. Bạn trả lương cho bao nhiêu người
5. Tiểu bang của bạn
6. Ngôn ngữ ưu tiên (tùy chọn)

Chúng tôi KHÔNG hỏi (và bạn cũng không nên cung cấp) số an sinh xã hội (Social Security) của nhân viên, số tài khoản ngân hàng hoặc các giấy tờ nhận dạng nhạy cảm của chính phủ như EINs trong quá trình ghép.

Bắt đầu tại get matched khi bạn sẵn sàng. Sau đó, hãy so sánh các báo giá và xác nhận bằng văn bản về những gì được bao gồm trước khi bạn ký bất kỳ hợp đồng nào với nhà cung cấp.