Quy trình payroll cho nhà hàng có tiền boa hoạt động thế nào?

Trả lời nhanh: payroll cho tiền boa thường bao gồm gì

Đối với nhà hàng, “payroll tiền boa” chủ yếu xoay quanh 3 điều: (1) trả lương theo lịch của bạn, (2) dùng đúng các khoản liên quan đến tiền boa đã báo cáo, và (3) tính toán và nộp các loại thuế payroll gắn với những khoản lương và tiền boa đó.

Thông thường bạn sẽ theo dõi tiền boa bạn nhận được (và tiền boa nhân viên báo cáo), rồi nhà cung cấp payroll sẽ tính tổng cho từng nhân viên và thực hiện các tờ khai bắt buộc cho lương/tiền boa.

RunWise Pay giúp bạn tìm nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể xử lý nhu cầu payroll của nhà hàng. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế và không đưa ra lời khuyên về payroll hay thuế—hãy luôn xác nhận chi tiết với nhà cung cấp payroll đủ năng lực và với kế toán của bạn khi cần.

Luồng cơ bản: từ tiền boa đến mỗi kỳ trả lương

1. Nhân viên nhận tiền boa trong lúc làm ca.

2. Nhân viên báo cáo tiền boa cho bạn (ví dụ: trong hoặc sau mỗi kỳ tính lương). Nhiều nhà hàng có quy trình như phiếu ghi tiền boa (tip sheet) hoặc một cách báo cáo đơn giản.

3. Nhà cung cấp payroll thiết lập payroll để tiền boa được xử lý đúng cho từng nhân viên và từng kỳ trả lương. Trong một số tình huống về tiền boa, pháp luật yêu cầu thêm bước (như báo cáo tiền boa và, trong một số trường hợp, phân bổ tiền boa). Nhà cung cấp đủ năng lực có thể giải thích điều gì áp dụng cho thiết lập của nhà hàng bạn.

4. Mỗi lần trả lương (pay run), payroll tính lương cộng với cách xử lý đúng của tiền boa, sau đó trả tiền cho nhân viên (thường qua chuyển khoản trực tiếp) và chuẩn bị báo cáo thuế.

Vì quy định về tiền boa của nhà hàng có thể phụ thuộc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp bạn, hãy xác nhận chính xác các bước bằng văn bản với nhà cung cấp trước khi bạn ký.

Các thuật ngữ quan trọng (nói đơn giản)

“Pay period (kỳ trả lương)” nghĩa là khoảng thời gian bạn trả lương cho nhân viên (hàng tuần, 2 tuần/lần, nửa tháng/lần hoặc theo tháng).

“Payroll taxes (thuế payroll)” là các loại thuế doanh nghiệp bạn phải nộp dựa trên tiền lương của nhân viên và cách xử lý một số khoản tiền boa. Thông thường, nhà cung cấp sẽ tính xem bạn cần nộp những gì, hỗ trợ nộp các tờ khai bắt buộc và hỗ trợ các mẫu biểu cuối năm.

“Tip reporting (báo cáo tiền boa)” là quá trình để nhân viên cho bạn (và bạn dùng) biết họ đã nhận bao nhiêu tiền boa. “Tip allocation (phân bổ tiền boa)” là khái niệm riêng có thể áp dụng trong một số tình huống cụ thể; nhà cung cấp payroll sẽ cho bạn biết nhà hàng của bạn có cần hay không.

Nếu bạn mới làm payroll ở Mỹ, đừng lo—hãy yêu cầu nhà cung cấp hướng dẫn bạn từng bước về quy trình tiền boa của họ cho đúng tần suất pay của bạn và cách nhân viên báo cáo tiền boa.

Trước khi chuyển sang hoặc bắt đầu: bạn nên chuẩn bị gì

Trước khi thuê nhà cung cấp payroll, hãy tập hợp các thông tin cơ bản để họ có thể thiết lập tiền boa đúng cách. Bạn vẫn giữ quyền kiểm soát, và bạn sẽ muốn mọi thứ rõ ràng bằng văn bản.

• Lịch trả lương của bạn (hàng tuần/2 tuần/lần…)
• Tiểu bang của bạn (quy định khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi)
• Cách thu tiền boa và cách nhân viên báo cáo (dù đơn giản)
• Bạn trả lương cho bao nhiêu nhân viên (và liệu giờ làm/thay đổi có biến động nhiều không)
• Bạn có dùng theo dõi thời gian (time tracking) không (và hệ thống nào, nếu có)

Sau đó hỏi nhà cung cấp: “Chính xác thì các anh/chị sẽ xử lý tiền boa cho các kỳ trả lương của tôi như thế nào, và mỗi kỳ trả lương tôi cần cung cấp gì cho các anh/chị?” Nhận câu trả lời bằng văn bản.

Chi phí: nhà hàng thường trả gì cho payroll khi có tiền boa

Giá payroll thay đổi khá nhiều tùy nhà cung cấp, quy mô đội ngũ và mức độ phức tạp của việc thiết lập (tiền boa, trả lương thường xuyên, nhiều địa điểm và cách bạn theo dõi thời gian).

Một cách tính phổ biến là phí theo tháng cơ bản cộng với phí theo từng nhân viên, và đôi khi có thêm phí cho các dịch vụ như hỗ trợ nộp thuế, các mẫu biểu cuối năm hoặc báo cáo bổ sung. Với nhiều nhà hàng nhỏ, bạn có thể thấy mức giá bắt đầu khoảng trong khoảng $40–$150 mỗi tháng cộng với khoảng $4–$15 mỗi nhân viên mỗi tháng—tuy nhiên tổng chi phí thực tế của bạn có thể cao hơn hoặc thấp hơn.

Đây là các mức tham khảo chung, không phải báo giá. Cách an toàn nhất để biết bạn sẽ trả bao nhiêu là yêu cầu một báo giá bằng văn bản nêu rõ chính xác mọi thứ được bao gồm (đặc biệt là xử lý tiền boa và hỗ trợ nộp thuế).

Những dấu hiệu cảnh báo cần để ý (đặc biệt với tiền boa)

Hãy cẩn thận với các nhà cung cấp không giải thích rõ cách xử lý tiền boa và trách nhiệm về thuế. Tiền boa làm tăng độ phức tạp, nên các giải thích mơ hồ thường sẽ trở thành vấn đề tốn kém sau này.

• Giá không rõ ràng (không có chi phí theo từng hạng mục cho pay run, tờ khai và mẫu biểu cuối năm)
• “Phí ẩn” xuất hiện sau khi bạn đã ký
• Không có hỗ trợ nộp thuế rõ ràng hoặc không cam kết về việc nộp tờ khai chính xác trong quy trình của họ (bạn vẫn nên xác nhận họ xử lý việc nộp và chỉnh sửa ra sao)
• Hỗ trợ yếu khi bạn có deadline payroll hoặc vấn đề về báo cáo tiền boa
• Ép bạn ký nhanh trước khi bạn hiểu quy trình vận hành

Trước khi chọn, hãy xác nhận bằng văn bản:
1. Nhà cung cấp làm gì so với những gì bạn phải nộp
2. Tiền boa được xử lý như thế nào trong từng pay period
3. “Hỗ trợ nộp thuế” và các mẫu biểu cuối năm bao gồm những gì (W-2/1099 khi áp dụng)
4. Quy trình của họ để chỉnh sửa nếu có sai sót

Nếu có điều gì chưa rõ, hãy hỏi. Bạn nên cảm thấy tự tin trước khi chuyển đổi.

RunWise Pay giúp thế nào (MIỄN PHÍ) cho nhà hàng có tiền boa

RunWise Pay là dịch vụ đối chiếu MIỄN PHÍ giúp bạn so sánh các nhà cung cấp dịch vụ payroll có thể xử lý nhu cầu payroll của nhà hàng, bao gồm cả các quy trình liên quan đến tiền boa. Chúng tôi không chạy payroll và không đưa ra lời khuyên về thuế.

Để được đối chiếu, chúng tôi chỉ thu thập CONTACT + thông tin về mục đích kinh doanh (chẳng hạn như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người và tiểu bang của bạn). Chúng tôi không thu thập SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hay hồ sơ tiền boa/An sinh xã hội của nhân viên.

1. Cho chúng tôi biết tiểu bang của bạn và khoảng bao nhiêu nhân viên bạn trả lương.
2. Chia sẻ cách bạn xử lý tiền boa hiện nay (ví dụ: cách nhân viên báo cáo tiền boa cho bạn).
3. Xem các nhà cung cấp được đối chiếu và so sánh chi tiết bằng văn bản—đặc biệt là cách xử lý tiền boa và những gì được bao gồm.

Nếu bạn muốn bắt đầu xem xét các lựa chọn, hãy truy cập get matched hoặc tìm hiểu thêm về payroll services.