Как работает зарплата (payroll) для ресторана с чаевыми?

Коротко: что обычно включает payroll с чаевыми

Для ресторана «зарплата с чаевыми» в основном про 3 вещи: (1) выплачивать зарплату по вашему графику, (2) использовать правильные суммы для заявленных чаевых и (3) рассчитывать и сдавать payroll-налоги, связанные с этими зарплатами и чаевыми.

Обычно вы отслеживаете чаевые, которые получаете (и чаевые, которые сообщают сотрудники), а затем ваш payroll-провайдер считает итоги по каждому сотруднику и делает необходимые отчеты для зарплаты/чаевых.

RunWise Pay помогает вам найти провайдера payroll, который сможет закрыть потребности ресторана. Мы не ведем payroll, не сдаем налоги и не даем консультации по payroll или налогам — при необходимости всегда подтверждайте детали у квалифицированного payroll-провайдера и у вашего бухгалтера в пределах вашей ситуации.

Базовый процесс: от чаевых до каждой выплаты

1. Сотрудники получают чаевые во время смен.

2. Сотрудники сообщают вам о чаевых (например, во время или после каждого периода оплаты). У многих ресторанов есть процесс вроде табличек/листов по чаевым или простой способ отчетности.

3. Ваш payroll-провайдер настраивает payroll так, чтобы чаевые учитывались корректно для каждого сотрудника и каждого периода оплаты. В некоторых ситуациях с чаевыми законы требуют дополнительных шагов (например, отчетность по чаевым и, в определенных случаях, их распределение). Квалифицированный провайдер может объяснить, что именно применяется к вашей настройке.

4. В каждую выплату payroll рассчитывает зарплату плюс правильный учет чаевых, затем выплачивает сотрудникам (часто переводом на карту/на банковский счет) и готовит налоговую отчетность.

Поскольку правила по чаевым для ресторанов могут зависеть от фактов вашего бизнеса, перед подписанием обязательно подтвердите точные шаги письменно у провайдера.

Ключевые термины (простыми словами)

«Период оплаты» (pay period) — это временное окно, за которое вы платите сотрудникам (еженедельно, раз в две недели, раз в полмесяца или ежемесячно).

«Payroll-налоги» — это налоги, которые ваш бизнес должен платить на основе зарплат сотрудников и определенного учета чаевых. Обычно провайдер считает, что нужно заплатить, помогает подать необходимые отчеты и поддерживает формы по итогам года.

«Отчетность по чаевым» (tip reporting) — это процесс, когда сотрудники сообщают вам (а вы используете), сколько чаевых они получили. «Распределение чаевых» (tip allocation) — это отдельная концепция, которая может применяться в конкретных ситуациях; payroll-провайдер подскажет, нужно ли это вашему ресторану.

Если вы только начинаете разбираться с payroll в США — не переживайте. Попросите провайдера пройти с вами по шагам их процесс по чаевым для вашей частоты выплат и того, как сотрудники сообщают о чаевых.

Что вам стоит подготовить перед переключением или стартом

Прежде чем нанимать payroll-провайдера, соберите базовые данные, чтобы он мог правильно настроить учет чаевых. Вы остаетесь главным в управлении, и вам нужно, чтобы всё было ясно и письменно.

• Ваш график выплат (еженедельно/раз в две недели/и т.д.)
• Ваш штат (правила отличаются и могут меняться)
• Как собираются чаевые и как сотрудники сообщают их вам (пусть даже это просто)
• Сколько сотрудников вы платите (и сильно ли отличаются часы/изменения)
• Используете ли вы учет времени (и какая система, если есть)

Затем спросите провайдера: «Как именно вы будете обрабатывать чаевые в моих выплатах и что от меня потребуется на каждый период оплаты?» Ответы получите письменно.

Стоимость: что часто платят рестораны за payroll с чаевыми

Цены на payroll сильно зависят от провайдера, размера команды и того, насколько сложна настройка (чаевые, частые выплаты, несколько локаций и то, как вы учитываете время).

Частый вариант — базовая ежемесячная плата плюс плата за каждого сотрудника, а иногда дополнительные сборы за услуги вроде поддержки с налоговой отчетностью, форм по итогам года или расширенной отчетности. Для многих небольших ресторанов вы можете увидеть стартовые цены примерно в диапазоне около $40–$150 в месяц плюс около $4–$15 на сотрудника в месяц — хотя ваш итог может быть выше или ниже.

Это общие диапазоны, а не конкретные предложения. Единственный безопасный способ понять вашу цену — запросить письменное предложение с точным перечислением того, что входит (особенно обработка чаевых и поддержка по налоговой отчетности).

На что обратить внимание (особенно с чаевыми)

Будьте внимательны к провайдерам, которые не объясняют четко обработку чаевых и налоговые обязанности. Чаевые добавляют сложность, поэтому туманные объяснения обычно позже превращаются в дорогие проблемы.

• Непонятные цены (нет построчной стоимости за выплаты, отчеты и формы по итогам года)
• «Скрытые» сборы, которые появляются после того, как вы подписали
• Нет понятной поддержки по налоговой отчетности или нет обещания точных отчетов в рамках их процесса (при этом вы все равно должны подтвердить, как они работают с подачей и исправлениями)
• Слабая поддержка, когда у вас дедлайн по payroll или проблема с отчетностью по чаевым
• Давление подписать быстро, пока вы не поняли рабочий процесс

Перед тем как выбрать, обязательно подтвердите письменно:
1. Что делает провайдер, а что должны подать вы
2. Как обрабатываются чаевые в каждом периоде оплаты
3. Что входит в «поддержку с налоговой отчетностью» и формы по итогам года (W-2/1099 — где применимо)
4. Их процесс исправлений, если что-то пошло не так

Если что-то непонятно — спросите. Перед тем как переключаться, вы должны чувствовать уверенность.

Как RunWise Pay помогает (БЕСПЛАТНО) ресторанам с чаевыми

RunWise Pay — это БЕСПЛАТНЫЙ сервис подбора, который помогает вам сравнить провайдеров payroll, способных закрыть потребности ресторанной зарплаты, включая сценарии, связанные с чаевыми. Мы не ведем payroll и не даем налоговые консультации.

Чтобы получить подбор, мы собираем только контакт + намерение по бизнесу (например, название вашего бизнеса, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько человек у вас в payroll, и ваш штат). Мы не собираем SSN, EIN, номера банковских счетов или записи сотрудников по чаевым/соцстраху.

1. Сообщите нам ваш штат и примерно сколько сотрудников вы платите.
2. Расскажите, как вы обрабатываете чаевые сейчас (например, как сотрудники сообщают вам о чаевых).
3. Посмотрите подобранных провайдеров и сравните письменные детали — особенно обработку чаевых и то, что входит.

Если вы хотите начать изучать варианты, посетите get matched или узнайте больше о payroll services.