Kiến thức cơ bản về payroll cho chủ doanh nghiệp mới ở Mỹ
Nếu bạn có nhân viên ở Mỹ, payroll nghĩa là trả lương đúng cách, khấu trừ thuế, nộp các biểu mẫu thuế payroll và đáp ứng các thời hạn. Hướng dẫn này giải thích các kiến thức nền tảng bằng tiếng Anh dễ hiểu để bạn biết cần thiết lập gì và cần hỏi gì.
Câu trả lời ngắn: payroll là gì ở Mỹ
Ở Mỹ, payroll không chỉ là gửi tiền cho người lao động. Thông thường nó bao gồm tính lương gộp, khấu trừ các khoản thuế và khấu trừ bắt buộc, trả lương cho nhân viên, nộp các biểu mẫu thuế payroll, gửi tiền thuế cho chính phủ, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2 hoặc đôi khi 1099s.
Nếu bạn mới làm quen với hệ thống ở Mỹ, điều quan trọng nhất là: payroll có quy định, thời hạn và sự khác nhau giữa các tiểu bang. Bỏ sót một bước có thể dẫn đến bị phạt. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp nhỏ dùng dịch vụ payroll thay vì tự làm hết mọi thứ bằng tay.
RunWise Pay là dịch vụ miễn phí ghép đôi, không phải nhà cung cấp payroll, không phải kế toán, không phải quản lý sổ sách, và không phải cố vấn thuế. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin chung và có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn dịch vụ payroll qua get matched. Bạn nên tự xác nhận các yêu cầu chính xác của mình với nhà cung cấp payroll, kế toán hoặc chuyên gia thuế có chuyên môn, và kiểm tra bằng văn bản chính xác bên cung cấp gồm những gì trước khi ký hợp đồng.
Ai thường cần payroll
Nếu bạn thuê nhân viên, thường bạn sẽ cần payroll. Điều này bao gồm nhân viên bán thời gian, nhân viên toàn thời gian, và đôi khi cả người thân làm việc trong doanh nghiệp—tùy thuộc vào cách bạn trả lương và cách doanh nghiệp được tổ chức.
Một số chủ doanh nghiệp bị nhầm giữa nhân viên và người làm theo hợp đồng độc lập. Nói đơn giản: nhân viên thường nằm trong payroll và đến cuối năm sẽ nhận W-2. Người làm theo hợp đồng độc lập thường được trả theo cách khác và có thể nhận 1099 nếu đáp ứng quy tắc báo cáo. Sự khác biệt này quan trọng vì thuế payroll và quy tắc tuân thủ không giống nhau.
Nếu bạn chưa chắc người của mình nên được phân loại như thế nào, đừng đoán. Lỗi phân loại có thể tốn kém. Hãy xác nhận quy tắc với chuyên gia có chuyên môn và đảm bảo nhà cung cấp payroll giải thích rõ ràng họ xử lý những gì và không xử lý những gì.
Nếu bạn muốn xem tổng quan rộng hơn về các lựa chọn, bạn có thể xem services và các guides.
Các thuật ngữ payroll cơ bản, nói bằng tiếng Anh dễ hiểu
Dưới đây là những từ bạn thường gặp nhất. Lương gộp (gross pay) là tổng số tiền bạn kiếm được trước khi trừ bất kỳ khoản gì. Lương ròng (net pay) là số tiền người lao động thực nhận sau thuế và các khoản khấu trừ.
Khấu trừ (withholding) là phần tiền được trích từ lương của nhân viên cho các khoản như thuế thu nhập liên bang, Social Security, Medicare và đôi khi là thuế tiểu bang hoặc thuế địa phương. Thuế của chủ sử dụng lao động (employer taxes) là các khoản thuế doanh nghiệp cũng phải nộp. Kỳ lương (pay period) là khoảng thời gian bạn trả lương cho người lao động, ví dụ hằng tuần, mỗi hai tuần hoặc hai lần mỗi tháng.
Chuyển khoản trực tiếp (direct deposit) nghĩa là tiền lương đi vào tài khoản ngân hàng của nhân viên. Phiếu lương (pay stub) là bản ghi thể hiện tiền lương, thuế và các khoản khấu trừ. W-2 là biểu mẫu cuối năm dành cho nhân viên. 1099 có thể được dùng cho một số đối tượng không phải nhân viên, tùy theo tình huống và quy định hiện hành.
Quy định của tiểu bang có thể làm thay đổi những gì áp dụng cho bạn. Một số tiểu bang có thuế thu nhập tiểu bang, một số thì không. Một số nơi yêu cầu báo cáo tuyển dụng mới, quy định về nghỉ phép có trả lương, bảo hiểm bồi thường cho lao động (workers' compensation), hoặc các đăng ký khác của chủ sử dụng lao động. Dịch vụ payroll tốt nên giải thích rõ những gì được bao gồm cho tiểu bang của bạn.
Bạn thường cần thiết lập những gì cho payroll
Hầu hết các doanh nghiệp cần một vài thứ sẵn sàng trước khi payroll có thể chạy suôn sẻ. Yêu cầu chính xác phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp của bạn, tiểu bang của bạn, và việc bạn đã có nhân viên hay chưa.
- Quyết định ai là nhân viên và ai là người không phải nhân viên.
- Chọn lịch trả lương, chẳng hạn hằng tuần hoặc mỗi hai tuần.
- Đăng ký các tài khoản thuế mà doanh nghiệp cần.
- Thu thập các biểu mẫu và thông tin cần cho từng nhân viên.
- Chọn cách bạn trả cho người lao động, ví dụ chuyển khoản trực tiếp hoặc trả bằng séc.
- Đảm bảo việc nộp hồ sơ thuế và nộp tiền thuế sẽ được xử lý đúng thời hạn.
Nếu thấy như vậy là nhiều, điều đó là bình thường. Nhiều chủ doanh nghiệp thuê ngoài payroll vì giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Dịch vụ payroll cũng có thể hỗ trợ onboarding, chuyển khoản trực tiếp, nộp hồ sơ thuế và các biểu mẫu cuối năm, nhưng bạn nên xác nhận bằng văn bản chính xác những gì được bao gồm trước khi ký.
Lưu ý quan trọng về quyền riêng tư: RunWise Pay chỉ thu thập các thông tin liên hệ và mục đích kinh doanh để hỗ trợ ghép đôi, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ mong muốn. Chúng tôi không yêu cầu SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, số an sinh xã hội của nhân viên, hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.
Chi phí dịch vụ payroll thường là bao nhiêu
Dịch vụ payroll cho doanh nghiệp nhỏ thường tính phí cơ bản hằng tháng cộng với phí theo mỗi nhân viên hoặc theo mỗi người. Một mức phổ biến là khoảng $25 đến $100+ mỗi tháng cho phí cơ bản, cộng thêm khoảng $4 đến $15+ mỗi nhân viên cho mỗi kỳ lương hoặc mỗi tháng—tùy theo cách định giá của nhà cung cấp. Các dịch vụ cộng thêm có thể làm tăng chi phí.
Con số thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, tiểu bang bạn ở, và những gì được bao gồm. Ví dụ, nộp hồ sơ thuế, xử lý W-2 hoặc 1099 cuối năm, chấm công/thời gian làm việc, payroll nhiều tiểu bang, báo cáo tuyển dụng mới, khấu trừ phúc lợi, và hỗ trợ khách hàng tốt hơn có thể tính thêm phí. Các khoảng chi phí này không phải là báo giá.
Nếu bạn đang so sánh nhà cung cấp, hãy hỏi tổng chi phí được nêu rõ ràng. Xác nhận xem có áp dụng phí thiết lập, phí biểu mẫu cuối năm, phí sửa đổi (amendment), phí cho mỗi lần chạy payroll thêm, phí giao tài liệu (delivery), hoặc phí hủy hay không. Giá cả mơ hồ là một dấu hiệu cảnh báo.
Các dấu hiệu cảnh báo cần xem xét khi chọn dịch vụ hỗ trợ
Dịch vụ payroll nên làm mọi thứ rõ ràng hơn, chứ không làm rối hơn. Nếu một công ty không thể giải thích họ làm gì, họ tính phí ra sao, và trách nhiệm của bạn là gì, hãy chậm lại.
- Giá hoặc phí mơ hồ, chỉ xuất hiện sau
- Bị thúc ép ký nhanh trước khi bạn kịp xem chi tiết
- Không giải thích rõ ai là người nộp thuế và ai chịu trách nhiệm nếu có sai sót
- Hỗ trợ kém hoặc chờ rất lâu khi bạn hỏi những câu hỏi cơ bản
- Không có phần phân tích bằng văn bản về thiết lập, nộp thuế, biểu mẫu cuối năm và các dịch vụ cộng thêm
- Những lời hứa nghe quá “hoàn hảo” hoặc có bảo đảm
Một điểm quan trọng: hãy hỏi xem nhà cung cấp có cam kết về nộp thuế (tax-filing guarantee) hay hỗ trợ nếu xảy ra lỗi khi nộp hay không, và điều đó thực sự có nghĩa là gì. Nhận câu trả lời bằng văn bản. Ngoài ra, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký—đặc biệt là việc nộp hồ sơ thuế, chuyển khoản trực tiếp, thiết lập tiểu bang, biểu mẫu cuối năm và hỗ trợ.
Payroll ở Mỹ nghĩa là trả lương đúng cho nhân viên, xử lý khấu trừ và hồ sơ thuế, đáp ứng thời hạn, và nhiều chủ doanh nghiệp dùng dịch vụ payroll để việc này dễ hơn.