Conceptos básicos de nómina para dueños de negocios nuevos en EE. UU.

La respuesta corta: qué significa nómina en EE. UU.

En EE. UU., la nómina es más que enviar dinero a los trabajadores. Por lo general incluye calcular el pago bruto, descontar los impuestos y deducciones requeridos, pagar a los empleados, presentar los formularios de impuestos de nómina, enviar los pagos de impuestos al gobierno y preparar formularios de fin de año como los W-2 o a veces los 1099.

Si está empezando con el sistema de EE. UU., lo más importante que debe saber es esto: la nómina tiene reglas, fechas límite y diferencias entre estados. Si se olvida un paso, pueden aplicar multas. Por eso muchos negocios pequeños usan un servicio de nómina en lugar de intentar hacerlo todo a mano.

RunWise Pay es un servicio gratuito de emparejamiento, no un proveedor de nómina, contador, contable de libros ni asesor fiscal. Brindamos solo información general y podemos ayudarle a comparar opciones de servicios de nómina por medio de get matched. Usted debe confirmar sus requisitos exactos con un proveedor de nómina, contador o profesional fiscal calificado, y revisar por su cuenta las reglas actuales del IRS y de su estado.

Quién normalmente necesita nómina

Si contrata empleados, por lo general necesitará nómina. Esto incluye empleados de tiempo parcial, tiempo completo y, muchas veces, familiares que trabajen en el negocio, dependiendo de cómo se les paga y de cómo está estructurado el negocio.

Algunos dueños se confunden entre empleados y contratistas independientes. En términos simples, los empleados usualmente están en nómina y reciben un W-2 al final del año. Los contratistas independientes usualmente se pagan de otra forma y pueden recibir un 1099 si se cumplen las reglas de reporte. La diferencia importa porque los impuestos de nómina y las reglas de cumplimiento no son las mismas.

Si no está seguro de cómo deben clasificarse sus trabajadores, no adivine. Los errores de clasificación pueden salir caros. Confirme las reglas con un profesional calificado y asegúrese de que cualquier proveedor de nómina explique claramente qué cubre y qué no cubre.

Si quiere una visión más amplia de opciones, puede revisar nuestros services y otros guides.

Los términos básicos de nómina, en lenguaje sencillo

Aquí están las palabras que verá con más frecuencia. El pago bruto (gross pay) es el monto total que se gana antes de que se descuente cualquier cosa. El pago neto (net pay) es lo que el trabajador realmente recibe después de impuestos y deducciones.

Retención (withholding) significa dinero que se retira del pago de un empleado para cosas como el impuesto federal sobre ingresos, Social Security, Medicare y a veces impuestos estatales o locales. Los impuestos del empleador (employer taxes) son impuestos que el negocio también tiene que pagar. Un periodo de pago (pay period) es cada cuánto paga a las personas, por ejemplo semanalmente, cada dos semanas o dos veces al mes.

Depósito directo (direct deposit) significa que el pago va a la cuenta bancaria del empleado. Un talón de pago (pay stub) es el registro que muestra el pago, los impuestos y las deducciones. Un W-2 es el formulario de fin de año para empleados. Un 1099 puede usarse para algunos trabajadores que no son empleados, dependiendo de la situación y de las reglas vigentes.

Las reglas del estado pueden cambiar lo que aplica. Algunos estados tienen impuesto estatal sobre ingresos y otros no. Algunos exigen reportes de nuevo contratado, reglas de tiempo libre pagado, compensación laboral, u otras inscripciones del empleador. Un buen servicio de nómina debe explicar qué incluye para su estado.

Qué normalmente necesita para configurar nómina

La mayoría de los negocios necesita tener algunas cosas listas antes de que la nómina funcione sin problemas. Los requisitos exactos dependen del tipo de su negocio, de su estado y de si ya tiene empleados.

1. Decida quién es empleado y quién no lo es.
2. Elija un calendario de pagos, como semanal o cada dos semanas.
3. Regístrese para las cuentas fiscales que su negocio necesita.
4. Recoja los formularios y la información requeridos para cada empleado.
5. Elija cómo pagará a los trabajadores, por ejemplo depósito directo o cheque.
6. Asegúrese de que las declaraciones y los pagos de impuestos se manejen a tiempo.

Si esto le parece mucho, es normal. Muchos dueños tercerizan la nómina porque ahorra tiempo y ayuda a evitar errores. Un servicio de nómina también puede ayudar con la incorporación (onboarding), el depósito directo, la declaración de impuestos y los formularios de fin de año, pero debe confirmar exactamente qué incluye por escrito antes de firmar.

Nota importante de privacidad: RunWise Pay solo recopila detalles de contacto y de intención del negocio para ayudar con el emparejamiento, como el nombre del negocio, nombre del contacto, teléfono, correo electrónico opcional, cuántas personas paga, el estado y el idioma preferido. No pedimos SSNs, EINs, números de cuenta bancaria, números de Social Security de empleados ni registros personales de los empleados.

Cuánto suele costar la ayuda con nómina

Un servicio de nómina para negocios pequeños a menudo cobra una tarifa base mensual más una tarifa por empleado o por persona. Un rango común es aproximadamente $25 a $100+ por mes como base, además de alrededor de $4 a $15+ por empleado en cada nómina o en cada mes, dependiendo del estilo de precios del proveedor. Los servicios adicionales pueden aumentar el costo.

El número real depende del tamaño del equipo, la frecuencia de pago, en qué estado esté y de qué se incluye. Por ejemplo, la declaración de impuestos, el procesamiento de W-2 o 1099 de fin de año, el control de tiempo (time tracking), nómina multi-estado, reportes de nuevo contratado, deducciones de beneficios y mejor soporte al cliente pueden costar extra. Estos rangos no son cotizaciones.

Si está comparando proveedores, pida el costo total escrito en lenguaje sencillo. Confirme si aplican tarifas de configuración, tarifas de formularios de fin de año, tarifas por enmienda (amendment), tarifas extra por cada corrida de nómina, tarifas de entrega o tarifas de cancelación. La fijación de precios vaga es una señal de alerta.

Señales de alerta a las que debe prestar atención al elegir ayuda

Un servicio de nómina debería hacer que todo sea más claro, no más confuso. Si una empresa no puede explicar lo que hace, lo que cobra y cuáles son sus responsabilidades, vaya despacio.

• Precios o tarifas vagas que solo aparecen después
• Presión para firmar rápido antes de que pueda revisar los detalles
• Sin explicación clara de quién presenta los impuestos y quién es responsable si algo sale mal
• Soporte deficiente o retrasos largos cuando hace preguntas básicas
• Sin desglose por escrito de la configuración, la declaración de impuestos, los formularios de fin de año y los complementos
• Promesas que suenan demasiado perfectas o garantizadas

Un punto importante: pregunte si el proveedor ofrece una garantía de presentación de impuestos o soporte si ocurre un error en una declaración, y qué significa realmente eso. Pida la respuesta por escrito. Además, confirme por escrito qué incluye antes de firmar, especialmente declaraciones de impuestos, depósito directo, configuración del estado, formularios de fin de año y soporte.