Những điều cơ bản về tuân thủ trả lương

Tuân thủ trả lương nghĩa là gì

Tuân thủ trả lương là tập hợp các quy tắc giúp bạn trả lương cho người lao động đúng và tránh rắc rối cho doanh nghiệp. Nói đơn giản, nó bao gồm các việc như lương tối thiểu, làm thêm giờ, phiếu lương, báo cáo người mới làm, nộp thuế trả lương đúng lịch, các mẫu cuối năm và việc lưu giữ hồ sơ trả lương.

Các quy định không giống nhau ở mọi nơi. Quy định liên bang áp dụng trên toàn nước Mỹ, nhưng quy định của tiểu bang và thành phố có thể bổ sung thêm yêu cầu—đặc biệt liên quan đến thông báo lương, kỳ trả lương cuối, nghỉ ốm, chi tiết phiếu lương và các hạn chót.

RunWise Pay là dịch vụ ghép MIỄN PHÍ, không phải là đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương. Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp so sánh các nhà cung cấp dịch vụ trả lương, nhưng không trực tiếp chạy bảng lương, không nộp thuế, và không cung cấp lời khuyên pháp lý hay về thuế.

Những điều cơ bản về tuân thủ trả lương quan trọng nhất

Nếu bạn mới bắt đầu, hãy tập trung vào các điều cơ bản trước:

1. Trả cho nhân viên ít nhất mức lương tối thiểu bắt buộc.
2. Theo dõi giờ làm cẩn thận đối với người lao động không thuộc diện miễn trừ.
3. Trả tiền làm thêm giờ đúng cách khi có áp dụng.
4. Cung cấp bảng kê lương rõ ràng (hoặc phiếu lương) cho người lao động nếu tiểu bang của bạn yêu cầu.
5. Báo cáo người mới làm khi pháp luật yêu cầu.
6. Nộp và thanh toán thuế trả lương đúng hạn.
7. Lưu giữ hồ sơ trả lương trong thời gian yêu cầu.
8. Gửi các mẫu biểu cuối năm, như W-2 và 1099, khi cần.

Nhà cung cấp dịch vụ trả lương có thể hỗ trợ các việc này, nhưng phạm vi hỗ trợ khác nhau. Luôn xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi bạn ký hợp đồng.

Các mảng tuân thủ chủ doanh nghiệp thường cần để ý

Quy định về lương và giờ làm là một trong những nguồn gây sai sót lớn nhất. Câu hỏi then chốt là người lao động có được hưởng làm thêm giờ hay không, thế nào được tính là giờ làm việc, và mức đơn giá trả lương đúng là bao nhiêu. Nếu bạn có người lao động nhận tiền tip, người lao động hưởng lương theo tháng, hoặc người có thưởng hoặc hoa hồng, các quy tắc có thể trở nên phức tạp hơn.

Thuế trả lương cũng là một điểm hay gặp rắc rối khác. Người sử dụng lao động có thể cần khấu trừ thuế, nộp phần thuế của người sử dụng lao động, và gửi tiền đến IRS và các cơ quan tiểu bang theo lịch. Hạn nộp có thể thay đổi và khác nhau theo tiểu bang, vì vậy chủ doanh nghiệp nên kiểm tra trực tiếp hướng dẫn hiện hành từ IRS và tiểu bang hoặc hỏi nhà cung cấp dịch vụ trả lương/tư vấn thuế đủ chuyên môn.

Lưu giữ hồ sơ cũng rất quan trọng. Hãy sắp xếp gọn gàng thẻ chấm công, mức lương, ngày trả lương, hồ sơ kê khai thuế và các bản sao của mẫu biểu. Nếu từng có câu hỏi về một khoản thanh toán, hồ sơ sạch sẽ giúp việc xử lý nhanh và dễ hơn rất nhiều.

Những dấu hiệu cảnh báo hay dẫn đến vấn đề về trả lương

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo sau khi chọn nhà cung cấp hoặc rà soát quy trình trả lương của chính bạn:

• giá không rõ ràng, không giải thích phí cơ bản và phí theo từng nhân viên
• phí ẩn cho thiết lập, mẫu biểu cuối năm, chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), hoặc kê khai thuế
• không có cam kết rõ ràng về việc nộp thuế hoặc các hạn nộp
• hỗ trợ kém khi bạn cần giúp xử lý sai sót
• bị gây áp lực ký nhanh trước khi bạn hiểu rõ những gì được bao gồm
• không rõ ràng về cách xử lý các quy định riêng của từng tiểu bang

Nếu nhà cung cấp nói rằng họ “quản lý trả lương”, hãy hỏi thật cụ thể điều đó có nghĩa là gì. Xác nhận bằng văn bản liệu họ có tính toán tiền lương, nộp thuế, chuẩn bị mẫu biểu cuối năm và hỗ trợ sửa lỗi hay không. Đồng thời hỏi rõ những phần KHÔNG được bao gồm.

Dịch vụ trả lương có thể giúp gì

Một dịch vụ trả lương tốt có thể giảm công việc thủ công và giúp bạn tổ chức tốt hơn. Nhiều nhà cung cấp có thể chạy các đợt chi trả (pay runs), tính thuế, xử lý chuyển khoản trực tiếp, chuẩn bị W-2 và 1099, và gửi nhắc nhở về các hạn chót. Một số dịch vụ còn hỗ trợ cảnh báo tuân thủ và thiết lập cho tiểu bang mới khi doanh nghiệp của bạn mở rộng.

Chi phí thay đổi rất nhiều. Mô hình giá phổ biến là phí cơ bản theo tháng cộng với phí theo từng nhân viên, nhưng giá thực tế còn phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, các tiểu bang liên quan và những gì được bao gồm. Với doanh nghiệp nhỏ, giá theo tháng có thể dao động từ khoảng $30 đến $150+ cộng thêm phí theo từng người, nhưng đây chỉ là mức tham khảo chung, KHÔNG phải là báo giá.

Cách an toàn nhất là so sánh vài lựa chọn, đặt câu hỏi và lấy mọi thứ bằng văn bản trước khi bạn chọn. Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh nhà cung cấp, bạn có thể được ghép đối tác miễn phí.

Cách đơn giản để luôn đi đúng hướng

Nếu bạn muốn giảm rủi ro mà không làm việc trả lương phức tạp hơn, hãy dùng một quy trình đơn giản:

1. Xác định ai là nhân viên và ai là nhà thầu (contractor), dựa trên quy định hiện hành và hướng dẫn chuyên môn.
2. Thiết lập lịch trả lương rõ ràng và giữ ổn định.
3. Theo dõi giờ làm cho mỗi kỳ trả lương.
4. Rà soát làm thêm giờ trước mỗi lần chạy bảng lương.
5. Lưu bản sao báo cáo trả lương, hồ sơ kê khai thuế và mẫu biểu.
6. Kiểm tra thường xuyên các thay đổi quy định của tiểu bang và liên bang.
7. Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ trả lương giải thích những gì bạn chưa hiểu theo ngôn ngữ đơn giản.

Nếu bạn thiết lập trả lương lần đầu, chuyển sang nhà cung cấp khác, hoặc đang xử lý một vấn đề trả lương, một dịch vụ ghép có thể giúp tiết kiệm thời gian. RunWise Pay miễn phí cho chủ doanh nghiệp và chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và thông tin doanh nghiệp như: tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ bạn ưu tiên. Chúng tôi KHÔNG thu thập SSN, EIN, số tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ nhân viên.