Mga pangunahing kaalaman sa pagsunod sa payroll

Ano ang ibig sabihin ng payroll compliance

Ang payroll compliance ay hanay ng mga tuntunin na tumutulong sa iyo na mabayaran nang tama ang mga manggagawa at maiwasan ang mga problema sa negosyo. Sa madaling salita, saklaw nito ang mga bagay tulad ng minimum wage, overtime, pay stubs, pag-uulat ng bagong empleyado, payroll tax deposits, mga year-end form, at pag-iingat ng mga rekord sa payroll.

Iba-iba ang mga patakaran sa bawat lugar. Nalalapat ang mga pederal na tuntunin sa buong US, pero puwedeng magdagdag ang estado at lungsod ng mas maraming kinakailangan, lalo na sa wage notices, final paychecks, sick leave, mga detalye ng pay-stub, at mga deadline.

Ang RunWise Pay ay isang FREE na matching service, hindi isang payroll provider. Tinutulungan namin ang mga may-ari ng negosyo na ihambing ang mga payroll service provider, pero hindi namin pinapatakbo ang payroll, hindi kami nagsasampa o nagfa-file ng mga buwis, at hindi rin kami nagbibigay ng legal o tax advice.

Ang mga pangunahing kaalaman sa payroll compliance

Kung nagsisimula ka pa lang, unahin muna ang mga basics:

1. Bayaran ang mga empleyado ng hindi bababa sa minimum wage na kinakailangan.
2. Maingat na itala ang oras para sa mga non-exempt na empleyado.
3. Bayaran nang tama ang overtime kapag applicable.
4. Magbigay ng malinaw na pay statements o pay stubs sa mga manggagawa kung ito ang hinihingi ng iyong estado.
5. I-report ang mga bagong hired kapag kinakailangan.
6. I-file at bayaran ang payroll taxes sa oras.
7. Ipanatili ang payroll records para sa kinakailangang panahon.
8. Magpadala ng mga year-end forms tulad ng W-2s at 1099s kapag kailangan.

Maaaring tumulong ang isang payroll provider sa mga gawaing ito, pero nag-iiba-iba ang coverage. Palaging kumpirmahin nang nakasulat kung ano ang kasama bago ka pumirma.

Mga karaniwang bahagi sa compliance na dapat bantayan ng may-ari

Ang mga tuntunin sa wage at hour ay isa sa pinakamalaking pinanggagalingan ng mga pagkakamali. Ang pangunahing tanong ay kung ang isang manggagawa ay may karapatan sa overtime, kung ano ang itinuturing na oras na nagtrabaho, at ano ang tamang pay rate. Kung may mga tipped workers, salaried workers, o mga worker na may bonus o commissions, mas nagiging kumplikado ang mga patakaran.

Ang payroll taxes ay isa pa sa karaniwang dahilan ng gulo. Maaaring kailangan ng employer na magbawas ng buwis, magbayad ng employer taxes, at magpadala ng pera sa IRS at mga ahensya ng estado ayon sa iskedyul. Nagbabago at nag-iiba ang mga deadline depende sa estado, kaya dapat suriin ng mga may-ari ang kasalukuyang gabay ng IRS at estado nang direkta, o magtanong sa isang qualified payroll provider o tax professional.

Mahalaga rin ang recordkeeping. Itago at ayusin ang mga time cards, pay rates, pay dates, tax filings, at mga kopya ng mga forms. Kapag may tanong tungkol sa isang bayad, mas madali itong ayusin kapag maayos at kumpleto ang mga rekord.

Mga red flag na madalas humahantong sa problema sa payroll

Mag-ingat sa mga warning sign na ito kapag pumipili ng provider o nirerebyu ang sarili mong proseso sa payroll:

• malabo o vague ang pricing na hindi nagpapaliwanag ng base fee at per-employee fee
• mga hidden fees para sa setup, year-end forms, direct deposit, o tax filings
• walang malinaw na pangako tungkol sa tax filing o mga deadline ng pagfa-file
• mahinang support kapag kailangan mo ng tulong sa isang pagkakamali
• pressure na pumirma agad bago mo maintindihan kung ano ang kasama
• hindi malinaw ang paghawak sa mga tuntunin na partikular sa estado

Kung sasabihin ng provider na “inaasikaso nila ang payroll,” tanungin nang eksakto kung ano ang ibig sabihin nito. Kumpirmahin nang nakasulat kung kinakalkula ba nila ang sahod, nagfa-file ng mga buwis, naghahanda ng year-end forms, at tumutulong na ayusin ang mga error. Tanungin din kung ano ang hindi kasama.

Paano makakatulong ang payroll service

Ang isang mahusay na payroll service ay makakatulong na mabawasan ang manu-manong trabaho at matulungan kang mas maging organisado. Maraming provider ang kayang magpatakbo ng pay runs, magkompyut ng mga buwis, mag-handle ng direct deposit, maghanda ng W-2s at 1099s, at magpadala ng reminders para sa mga deadline. Ang ilan ay tumutulong din sa compliance alerts at setup sa bagong estado kapag lumalaki ang iyong negosyo.

Malaki ang pagkakaiba ng gastos. Karaniwang modelo ng pricing ay monthly base fee plus per-employee fee, pero ang totoong presyo ay nakadepende sa laki ng team, pay frequency, mga estado na involved, at kung ano ang kasama sa package. Para sa maliliit na negosyo, puwedeng umabot ang monthly pricing mula sa humigit-kumulang $30 hanggang $150+ kasama ang per-worker fees, pero pangkalahatang range lang ito, hindi quote.

Ang pinakaligtas na approach ay paghambingin ang ilang opsyon, magtanong, at kumuha ng lahat nang nakasulat bago ka pumili. Kung gusto mong tulungan sa paghahambing ng mga provider, puwede kang get matched nang libre.

Isang simpleng paraan para manatili sa tamang track

Kung gusto mong bawasan ang risk nang hindi ginagawang mas komplikado ang payroll, gumamit ng simpleng proseso:

1. Tukuyin kung sino ang empleyado at kung sino ang contractor, gamit ang mga kasalukuyang tuntunin at gabay ng mga propesyonal.
2. Magtakda ng malinaw na pay schedule at panatilihing consistent.
3. Itala ang oras kada pay period.
4. I-review ang overtime bago ang bawat run.
5. I-save ang mga kopya ng payroll reports, tax filings, at forms.
6. Regular na tingnan ang mga pagbabago sa state at federal rules.
7. Magpabili o magtanong sa payroll provider na ipaliwanag ang hindi mo naiintindihan sa plain language.

Kung nagse-setup ka pa lang ng payroll sa unang pagkakataon, lumilipat ng provider, o inaayos ang problema sa payroll, makakatipid ng oras ang isang matching service. Ang RunWise Pay ay libre para sa business owner, at ang kinukuha lang namin ay contact at business details gaya ng business name, contact name, phone, optional email, kung ilang tao ang binabayaran mo, state, at preferred language. Hindi namin kinukuha ang SSNs, EINs, bank account numbers, o employee records.