Phúc lợi, các khoản khấu trừ và tích hợp

Các khoản phúc lợi, khấu trừ và tích hợp có nghĩa gì trong trả lương

Trả lương không chỉ là việc trả tiền lương. Nhiều doanh nghiệp còn cần các khoản khấu trừ như bảo hiểm y tế, khấu trừ kế hoạch hưu trí, các khoản bị khấu trừ theo lệnh, quyền lợi đi lại (commuter benefits) hoặc các khoản khác bị trừ từ mỗi kỳ lương. Những mục này phải được thiết lập đúng để phiếu lương, chi phí của người sử dụng lao động và việc báo cáo thuế luôn chính xác.

Tích hợp (integration) là sự kết nối giữa hệ thống bảng lương và một hệ thống khác, ví dụ phần mềm chấm công, lập lịch, quản lý phúc lợi hoặc phần mềm kế toán. Thiết lập tốt có thể giảm nhập liệu thủ công, giúp tránh sai sót và làm cho việc sắp xếp hồ sơ dễ hơn.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, việc này thường có nghĩa là đảm bảo khoản tiền phù hợp được trừ từ mỗi phiếu lương, các khoản đóng góp của người sử dụng lao động được theo dõi đúng, và thông tin phù hợp chảy vào hệ thống trả lương mỗi kỳ trả lương. Quy định, thuế và thời hạn khác nhau theo từng tiểu bang và có thể thay đổi, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với nhà cung cấp dịch vụ trả lương đủ chuyên môn hoặc chuyên gia thuế.

• Các khoản khấu trừ từ người lao động sẽ làm giảm phần lương của họ cho những khoản như phúc lợi hoặc hưu trí
• Các khoản đóng góp của người sử dụng lao động là những khoản doanh nghiệp trả thêm ngoài tiền lương
• Tích hợp giúp bảng lương chia sẻ dữ liệu với hệ thống chấm công, phúc lợi hoặc kế toán

Nhà cung cấp dịch vụ trả lương thường xử lý những gì

Nhà cung cấp dịch vụ trả lương thường có thể thiết lập các khoản khấu trừ phổ biến và kết nối bảng lương với các hệ thống bạn đang sử dụng. Tùy theo nhà cung cấp và doanh nghiệp của bạn, điều này có thể bao gồm: khấu trừ bảo hiểm y tế, khấu trừ nha khoa hoặc thị lực, khấu trừ kế hoạch hưu trí, theo dõi thời gian nghỉ hưởng lương (paid time off), hỗ trợ dữ liệu workers' comp, và thiết lập chi trả cho nhà thầu (contractor). Một số nhà cung cấp cũng có thể nhập số giờ từ hệ thống chấm công và gửi tổng hợp bảng lương sang phần mềm kế toán.

Nhà cung cấp thường bắt đầu bằng việc tìm hiểu bạn trả cho ai, tần suất bạn chạy bảng lương, các phúc lợi bạn cung cấp và những hệ thống cần được kết nối. Sau đó họ xây dựng mã khoản khấu trừ, ánh xạ (map) các trường dữ liệu, kiểm tra thiết lập và hướng dẫn bạn cách rà soát bảng lương trước mỗi lần chạy.

Một số nhà cung cấp cũng hỗ trợ các biểu mẫu cuối năm như báo cáo W-2 và 1099 như một phần của dịch vụ trả lương. Những nơi khác có thể tính thêm phí hoặc giới hạn hỗ trợ đối với các khoản khấu trừ và tích hợp đặc biệt. Hãy xác nhận bằng văn bản chính xác những gì được bao gồm trước khi bạn ký. RunWise Pay có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn thông qua dịch vụ ghép cặp miễn phí của chúng tôi, nhưng chúng tôi không phải công ty trả lương thực hiện công việc đó.

• Thiết lập các khoản khấu trừ trước thuế và sau thuế
• Theo dõi khoản đóng góp của người sử dụng lao động
• Nhập dữ liệu chấm công và lập lịch
• Đồng bộ kế toán cơ bản hoặc xuất sổ nhật ký bảng lương (payroll journal)
• Hỗ trợ báo cáo cuối năm W-2 và 1099

Quy trình thiết lập thường diễn ra như thế nào

Nếu bạn thêm dịch vụ trả lương lần đầu, chuyển sang nhà cung cấp khác, hoặc cần sửa một thiết lập đang rối, thì việc biết các bước thông thường sẽ giúp ích. Thiết lập cẩn thận là quan trọng vì chỉ cần sai một khoản khấu trừ hoặc tích hợp lỗi cũng có thể gây sai sót trong phiếu lương, vấn đề về thuế hoặc phải dọn dẹp thêm sau này.

Dưới đây là quy trình thường gặp:

1. Rà soát các thông tin cơ bản của doanh nghiệp: tiểu bang, lịch trả lương, số lượng nhân viên và việc bạn có trả tiền cho nhà thầu hay không.
2. Liệt kê từng khoản khấu trừ hoặc phúc lợi bạn cần, chẳng hạn như bảo hiểm y tế, hưu trí, khấu trừ theo lệnh hoặc các khoản khấu trừ khác.
3. Kiểm tra những hệ thống nào cần kết nối, như chấm công, lập lịch hoặc kế toán.
4. Thu thập chi tiết về kế hoạch và bảng lương mà nhà cung cấp yêu cầu. Họ chỉ nên yêu cầu những gì cần thiết cho việc thiết lập và dịch vụ. RunWise Pay chỉ thu thập thông tin liên hệ cơ bản và ý định kinh doanh để ghép cặp, không phải SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng hoặc hồ sơ cá nhân của nhân viên.
5. Nhà cung cấp thiết lập các mục của bảng lương và kiểm tra luồng tính toán.
6. Bạn xem kết quả mẫu, xác nhận những gì được bao gồm và phê duyệt quy trình trước khi chạy bảng lương thực tế.

Nếu bạn chuyển sang nhà cung cấp mới, hãy hỏi cách họ xử lý dữ liệu bảng lương lịch sử, các kỳ thuế đang mở, số dư của nhân viên và thông tin lũy kế đến hiện tại (year-to-date). Hỗ trợ chuyển đổi có thể tạo khác biệt lớn, đặc biệt là vào giữa năm dương lịch.

Khung chi phí thường gặp và điều gì làm thay đổi giá

Giá dịch vụ trả lương thường gồm phí cơ bản theo tháng cộng thêm phí theo mỗi người. Với nhiều doanh nghiệp nhỏ, một gói trả lương đơn giản có thể bắt đầu khoảng $30 đến $90 mỗi tháng cộng thêm khoảng $4 đến $12 cho mỗi nhân viên hoặc nhà thầu được trả lương. Nếu bạn cần hỗ trợ các khoản khấu trừ phúc lợi, khấu trừ hưu trí, chấm công, tích hợp kế toán, nhiều tiểu bang hoặc hỗ trợ thiết lập mạnh hơn, tổng chi phí có thể cao hơn.

Một số doanh nghiệp cũng có thể thấy phí thiết lập hoặc phí di chuyển (migration) một lần, phí cho biểu mẫu cuối năm, phí cho các lần chạy bảng lương ngoài lịch (off-cycle payrolls), hoặc chi phí bổ sung cho các hệ thống tích hợp thêm. Trong trường hợp phức tạp hơn, tổng chi phí theo tháng có thể lên tới vài trăm hoặc hơn. Những mức này chỉ là thông tin chung, không phải báo giá.

Giá thực tế phụ thuộc vào quy mô đội ngũ, tần suất trả lương, những gì được bao gồm, tiểu bang, và mức độ phức tạp của các khoản khấu trừ và tích hợp. Trước khi đồng ý với bất cứ điều gì, hãy yêu cầu bảng phân tích bằng văn bản về phí hàng tháng, phí thiết lập, phí cuối năm, giới hạn hỗ trợ và bất kỳ khoản phí nào cho việc sửa lỗi hoặc thêm tính năng về sau. Bạn cũng có thể xem kỳ vọng về giá chung trên trang pricing.

Cần lưu ý gì trước khi bạn ký

Thiết lập phúc lợi và các khoản khấu trừ có thể trông đơn giản lúc ban đầu, nhưng chi tiết nhỏ lại rất quan trọng. Nếu nhà cung cấp nói chung chung về việc họ sẽ cấu hình những gì, ai là người kiểm tra, hoặc điều gì xảy ra nếu một khoản khấu trừ bị sai, hãy chậm lại và yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo sau:

• Giá hoặc phí không rõ ràng, kiểu "sẽ xác định sau"
• Phí ẩn cho thiết lập, biểu mẫu cuối năm, hồ sơ điều chỉnh (amended filings), hoặc các lần chạy bảng lương bổ sung
• Không có tuyên bố rõ ràng về hỗ trợ khai nộp thuế hoặc ai chịu trách nhiệm về thông báo
• Hỗ trợ khách hàng yếu hoặc không có kênh liên hệ trực tiếp cho các câu hỏi về thiết lập
• Bị gây áp lực phải ký nhanh trước khi bạn hiểu rõ những gì được bao gồm
• Cam kết rằng mọi tích hợp đều tự động, không có thảo luận về việc kiểm tra hoặc giới hạn

Cũng nên hỏi điều gì xảy ra khi số tiền phúc lợi của nhân viên thay đổi, khi kế hoạch được gia hạn, hoặc khi bạn thêm một tiểu bang mới. Hệ thống bảng lương cần cập nhật định kỳ, không chỉ là thiết lập một lần. Hãy xác nhận bằng văn bản nhà cung cấp sẽ xử lý những gì và bạn cần tự rà soát những gì.

RunWise Pay giúp bạn so sánh nhà cung cấp như thế nào

RunWise Pay là dịch vụ ghép cặp miễn phí cho doanh nghiệp cần hỗ trợ về trả lương. Chúng tôi không phải nhà cung cấp trả lương, kế toán, người ghi sổ hoặc cố vấn thuế, và chúng tôi không chạy bảng lương hay nộp thuế. Chúng tôi giúp bạn được ghép với các nhà cung cấp dịch vụ trả lương tham gia để bạn có thể so sánh lựa chọn và chọn nhà phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ về các khoản khấu trừ phúc lợi, khấu trừ hưu trí, kết nối chấm công hoặc tích hợp kế toán, bạn có thể bắt đầu với trang get matched. Chúng tôi chỉ hỏi các thông tin liên hệ cơ bản và ý định kinh doanh, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), tiểu bang, ngôn ngữ ưu tiên và ước chừng bạn trả lương cho bao nhiêu người.

Bạn vẫn hoàn toàn kiểm soát quy trình. Hãy so sánh nhà cung cấp, đặt câu hỏi, rà soát phí và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm trước khi thuê bất kỳ ai. Nếu bạn muốn khám phá trước các dịch vụ hỗ trợ trả lương liên quan, hãy truy cập trang services.