Payroll help cho chủ doanh nghiệp nói tiếng Tây Ban Nha

Payroll bằng tiếng Tây Ban Nha: điều cơ bản (không rối)

Nếu bạn mới bắt đầu ở Mỹ hoặc là lần đầu bạn phải tổ chức payroll, cảm thấy choáng ngợp là điều hoàn toàn bình thường. Payroll ở Mỹ không chỉ đơn giản là “trả lương cho nhân viên”: nó còn bao gồm tính thuế, báo cáo và các thủ tục hằng năm.

Nói chung, một dịch vụ payroll có thể: tính xem bạn phải trả bao nhiêu, chạy payroll (pay runs), chi trả qua chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), khấu trừ và báo cáo thuế payroll, và chuẩn bị các biểu mẫu cuối năm như W-2 và 1099.

RunWise Pay không phải là nhà cung cấp payroll. Đây là dịch vụ MIỄN PHÍ giúp bạn so sánh các lựa chọn và tìm được nhà cung cấp phù hợp. Bạn vẫn là người có quyền kiểm soát việc chọn và xem lại chính xác dịch vụ đó bao gồm những gì.

• Gợi ý nhanh: yêu cầu bằng văn bản họ cho biết giá có bao gồm những gì (thuế, W-2/1099, hỗ trợ, tần suất payroll, v.v.).

Nhà cung cấp payroll làm gì thay bạn?

Thông thường, nhà cung cấp payroll làm phần vận hành để bạn có thể tập trung vào công việc kinh doanh của mình.

1. Chạy payroll (pay runs): xử lý các khoản thanh toán vào ngày đã thỏa thuận.
2. Tính thuế và phần khấu trừ: áp dụng quy định của liên bang và của từng tiểu bang cho payroll.
3. Gửi tiền trả cho nhân viên (thường là direct deposit).
4. Lo các biểu mẫu cuối năm: W-2 cho nhân viên và 1099 cho một số nhà thầu, tùy trường hợp.

Quy định và thời hạn thay đổi theo thời gian và tùy theo từng tiểu bang. Vì vậy, bất kỳ nhà cung cấp nào cũng nên xem xét tình huống của bạn và xác nhận các bước cụ thể dựa trên luật hiện hành. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin chung.

• Quan trọng: xác nhận với nhà cung cấp họ bao gồm gì cho W-2 và 1099, và khi nào họ nộp/giao.

Payroll tốn bao nhiêu? Các mức giá thực tế (không phải báo giá)

Chi phí có thể chênh lệch khá nhiều tùy vào bạn trả lương cho bao nhiêu người, tần suất chạy payroll (hằng tuần, hai tuần một lần, hằng tháng), tiểu bang và liệu bạn có cần thêm các hạng mục khác hay không. RunWise Pay miễn phí cho bạn với tư cách là chủ doanh nghiệp; các nhà cung cấp tham gia sẽ trả phí để xuất hiện trong kết quả match, nhưng bạn không phải trả tiền cho việc được match.

Là một hướng dẫn chung, nhiều dịch vụ payroll kết hợp chi phí cơ bản theo tháng hoặc theo kỳ với một khoản phí theo từng nhân viên. Bạn có thể thấy các mức dao động như:

• Khoảng $20 đến $60/tháng cho chi phí cơ bản, cộng thêm $3 đến $12 cho mỗi nhân viên mỗi kỳ (con số sẽ thay đổi tùy theo tần suất và gói)
• Một số ưu đãi có thể tăng cao hơn nếu có các tính năng như công cụ tuân thủ nâng cao, báo cáo thêm hoặc hỗ trợ mở rộng

Những mức này chỉ để tham khảo, không phải báo giá. Trước khi ký, hãy so sánh mức giá cuối cùng và xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm. Tránh các mức giá “quá thấp” nếu họ không mô tả rõ hỗ trợ, mức phí, thuế, W-2/1099 và cách họ xử lý thay đổi.

• Yêu cầu một bản tóm tắt bằng văn bản về tổng chi phí: chi phí cơ bản + theo từng nhân viên + mọi khoản phí cho dịch vụ phát sinh.

Dấu hiệu cảnh báo: tránh rắc rối với payroll của bạn

Để bạn yên tâm, dưới đây là những “cờ đỏ” thường gặp khi bạn đang cân nhắc một nhà cung cấp. Nếu điều gì đó không rõ ràng, bạn nên hỏi thêm hoặc yêu cầu chi tiết bằng văn bản.

• “Giá” mơ hồ: họ không nói rõ là có bao gồm thuế, báo cáo và W-2/1099 hay không.
• “Chi phí phát sinh” không giải thích: chỉ đề cập các khoản phụ phí sau.
• Không có cam kết rõ ràng rằng họ sẽ nộp các báo cáo bắt buộc: hãy yêu cầu họ xác nhận phạm vi dịch vụ.
• Hỗ trợ yếu hoặc không phản hồi: xem thời gian phản hồi và liệu có hỗ trợ bằng ngôn ngữ bạn cần hay không.
• É ký nhanh: hãy dành thời gian và đọc hợp đồng hoặc bản tóm tắt dịch vụ.

Doanh nghiệp của bạn đang vận hành; mục tiêu là có một quy trình ổn định và người chịu trách nhiệm phần kỹ thuật. Một nhà cung cấp tốt sẽ trả lời câu hỏi và giải thích kế hoạch bằng những điều dễ hiểu.

• Trước khi bắt đầu: hỏi họ sẽ xử lý việc chỉnh sửa như thế nào nếu có sai sót trong một kỳ payroll.

RunWise Pay giúp bạn thế nào (miễn phí)

RunWise Pay giúp bạn tìm nhà cung cấp payroll phù hợp, đặc biệt nếu bạn cần hỗ trợ bằng tiếng Tây Ban Nha hoặc cần người hỗ trợ để hiểu hệ thống tại Mỹ.

Để bắt đầu, bạn chỉ cần chia sẻ thông tin cơ bản về liên hệ và ý định kinh doanh của bạn, ví dụ:

1. Tên doanh nghiệp và tên của bạn
2. Số điện thoại (và email là tùy chọn)
3. Bạn ở tiểu bang nào (liên quan đến thuế tiểu bang)
4. Bạn trả lương cho bao nhiêu người (ước tính)
5. Tần suất payroll bạn muốn (nếu bạn biết)
6. Sở thích ngôn ngữ (tiếng Tây Ban Nha)

Chúng tôi không yêu cầu (và bạn cũng không cần) cung cấp SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng hay thông tin cá nhân của nhân viên. Quyết định cuối cùng và quyền kiểm soát luôn thuộc về bạn: bạn so sánh các lựa chọn, kiểm tra dịch vụ đó bao gồm gì, và quyết định hợp tác với ai.

Nếu bạn gặp vấn đề với payroll hiện tại, chúng tôi vẫn có thể hướng dẫn bạn để bạn đặt đúng câu hỏi khi làm việc với các nhà cung cấp.

Những câu hỏi bạn nên hỏi trước khi chọn nhà cung cấp

Những câu hỏi này giúp bạn so sánh công bằng và tránh bất ngờ. Nếu có thể, hãy yêu cầu câu trả lời bằng văn bản.

• Giá bao gồm chính xác những gì? (thuế, direct deposit, báo cáo, W-2/1099, hỗ trợ)
• Họ xử lý thay đổi vào phút chót như thế nào? (tuyển mới, nghỉ, thay đổi giờ làm)
• Tần suất chạy payroll là bao lâu một lần và mỗi kỳ được tính ra sao?
• Họ có hỗ trợ bằng tiếng Tây Ban Nha hoặc có tài liệu bằng tiếng Tây Ban Nha không?
• Nếu có sai sót thì sao? Họ có quy trình để sửa không?
• Họ cần thông tin gì từ phía tôi để bắt đầu?

Hãy nhớ: chúng tôi cung cấp thông tin chung và không phải tư vấn pháp lý, thuế hay kế toán. Với các thắc mắc cụ thể về tình huống của bạn, hãy xác nhận với một nhà cung cấp payroll đủ năng lực và, nếu cần, với kế toán hoặc chuyên gia thuế.