Những khoản nào bị khấu trừ từ phiếu lương?

Câu trả lời nhanh: các khoản thường bị khấu trừ từ phiếu lương

Trong hầu hết payroll tại Mỹ, khoản tiền bị khấu trừ khỏi phiếu lương của nhân viên thường rơi vào hai nhóm: (1) thuế và (2) một số phúc lợi hoặc khoản khấu trừ mà nhân viên đã đồng ý.

Các khoản thuế thường bao gồm thuế thu nhập liên bang, An sinh Xã hội (FICA), Medicare (FICA), và đôi khi có thêm thuế thu nhập tiểu bang. Các khoản phúc lợi thường bao gồm các thứ như phí bảo hiểm y tế hoặc khoản đóng góp hưu trí (nếu nhân viên đã chọn).

Không phải công việc nào cũng có cùng các khoản khấu trừ. Số tiền chính xác phụ thuộc vào mức lương theo giờ/đơn giá lương của nhân viên, các lựa chọn/đăng ký (exemptions/elections), và quy định của tiểu bang bạn. Một dịch vụ payroll nên hiển thị chi tiết theo từng dòng trên mỗi cuống phiếu lương (pay stub).

RunWise Pay là dịch vụ ghép miễn phí (không phải nhà cung cấp payroll), vì vậy chúng tôi có thể giúp bạn tìm một công ty payroll sẽ tính và nộp thuế payroll cũng như đảm bảo payroll của bạn tuân thủ đúng quy định. Bạn vẫn nên xác nhận cụ thể về pay stub và các hồ sơ thuế trong văn bản với nhà cung cấp mà bạn chọn.

Các khoản thuế bị khấu trừ (mục chính): liên bang, An sinh Xã hội, Medicare và tiểu bang

1. Thuế thu nhập liên bang: Đây là khoản bị khấu trừ dựa trên quy định của IRS và những gì nhân viên đã chọn trên mẫu Form W-4 liên bang của họ (ví dụ: tình trạng khai (filing status) và allowances/exemptions nếu áp dụng).

2. An sinh Xã hội và Medicare (FICA): Đây là thuế payroll bị khấu trừ từ tiền lương. An sinh Xã hội áp dụng đến một mức giới hạn lương nhất định, còn Medicare thường áp dụng cho lương mà không có giới hạn theo “trần” lương.

3. Thuế thu nhập tiểu bang (nếu tiểu bang của bạn có): Nhiều tiểu bang khấu trừ thuế thu nhập tiểu bang từ tiền lương của nhân viên, nhưng quy định và mức thuế thay đổi theo từng tiểu bang. Một số tiểu bang không có thuế thu nhập tiểu bang.

Thời điểm xử lý payroll cũng quan trọng: thuế phải được tính cho từng kỳ trả lương, sau đó phải được nộp và báo cáo đúng cơ quan theo lịch. Hạn chót khác nhau và có thể thay đổi theo thời gian—vì vậy hãy xác nhận quy trình và lịch nộp hồ sơ của nhà cung cấp.

Phúc lợi và các khoản khấu trừ khác: ngoài thuế thì còn gì bị “khấu trừ”

Một số khoản khấu trừ sẽ làm giảm phiếu lương của nhân viên dù đó không phải thuế. Ví dụ thường gặp gồm phí bảo hiểm y tế, một số khoản đóng góp cho kế hoạch hưu trí, và các phúc lợi khác trước thuế hoặc sau thuế tùy theo những gì được cung cấp.

Việc một khoản khấu trừ là trước thuế hay sau thuế sẽ ảnh hưởng đến cách nó được xử lý khi tính thuế payroll. Ví dụ, một số khoản đóng góp hưu trí có thể làm giảm tiền lương chịu thuế, tùy thuộc vào loại kế hoạch.

Nếu bạn thiết lập payroll lần đầu, hãy yêu cầu nhà cung cấp payroll giải thích thật rõ mỗi khoản khấu trừ sẽ xuất hiện trên pay stub như thế nào—để bạn có thể đối chiếu số tiền có khớp với phần lựa chọn của nhân viên và tài liệu phúc lợi của bạn hay không.

Cách đọc pay stub: xem chi tiết theo từng dòng

Pay stub thường hiển thị: tổng lương (gross pay, trước khi khấu trừ), sau đó là từng nhóm khoản khấu trừ, rồi đến lương ròng (net pay, tức số nhân viên thực nhận).

Các phần thường gặp bao gồm:
- Thu nhập (giờ/ngày và mức đơn giá, hoặc lương theo lương)
- Khoản khấu trừ trước thuế (nếu áp dụng)
- Khoản khấu trừ sau thuế (nếu áp dụng)
- Các khoản thuế bị khấu trừ (liên bang, An sinh Xã hội, Medicare, và tiểu bang nếu áp dụng)
- Lương ròng

Nếu bạn thấy điều gì đó có vẻ sai—ví dụ: thiếu một loại thuế, một phúc lợi hiển thị sai số tiền, hoặc các tổng lũy kế từ đầu năm (year-to-date) không khớp—hãy dừng lại và đối chiếu với phần lựa chọn W-4/phúc lợi của nhân viên và báo cáo của nhà cung cấp payroll. Hãy yêu cầu chi tiết cách tính cho đúng kỳ trả lương đó.

Nếu bạn đang chuyển nhà cung cấp payroll hoặc đang sửa một vấn đề payroll, một nhà cung cấp tốt sẽ giúp bạn đối soát các kỳ trả lương trước đó và giải thích điều gì sẽ thay đổi trong tương lai. Hãy xác nhận bằng văn bản những hỗ trợ nào được bao gồm (ví dụ: sửa pay stub, trả bù (back-pay), và xử lý hạn chót).

Những dấu hiệu rủi ro khi xem payroll (đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu payroll ở Mỹ)

Khi thuê ngoài payroll, hãy để ý các vấn đề về giá cả và dịch vụ có thể dẫn đến việc khấu trừ sai hoặc trả lương bị chậm.

Các dấu hiệu rủi ro gồm:
- Giá không rõ ràng (không có danh sách cụ thể những gì được bao gồm)
- Phí ẩn (cho hồ sơ thuế, thay đổi, sửa lỗi, hoặc các kỳ trả lương phát sinh)
- Không giải thích rõ ràng cách họ tính phần khấu trừ (withholdings) và tạo pay stub
- Hỗ trợ kém hoặc phản hồi chậm khi bạn gặp sự cố payroll cần xử lý gấp
- Ép ký nhanh mà chưa xem kỹ thỏa thuận
- Những lời tuyên bố kiểu “bảo đảm” không cụ thể (và không đi kèm quy trình rõ ràng)

Trước khi ký, hãy xác nhận bằng văn bản những gì được bao gồm: trách nhiệm nộp hồ sơ thuế, báo cáo pay stub, xử lý các form cuối năm (W-2 và 1099 nếu có liên quan), hỗ trợ chuyển khoản trực tiếp (direct deposit), cách xử lý thay đổi W-4/phúc lợi, và điều gì sẽ xảy ra nếu cần sửa. Đồng thời kiểm tra thời gian xử lý của họ đối với việc sửa đổi (amendments) hoặc hồ sơ nộp bị bỏ sót.

Lưu ý về chi phí: các dịch vụ payroll thường tính phí cơ bản theo tháng (base monthly fee) cộng với phí theo từng nhân viên (per-employee fee), và đôi khi tính phí cao hơn cho tần suất trả lương nhiều hơn hoặc các dịch vụ bổ sung. Mức giá thường sẽ trông giống khoảng $40–$100+ mỗi tháng cộng $4–$15+ mỗi nhân viên mỗi tháng (không phải là báo giá), tùy thuộc vào tiểu bang, lịch trả lương và những gì được bao gồm. Hãy yêu cầu nhà cung cấp liệt kê mọi khoản theo từng dòng để không có bất ngờ.

Cách thiết lập (hoặc chuyển) một cách yên tâm bằng RunWise Pay

Nếu bạn muốn bước tiếp theo thật đơn giản, hãy bắt đầu bằng việc ghép với một dịch vụ payroll có thể xử lý việc khấu trừ và nộp hồ sơ cho doanh nghiệp của bạn.

1. Dùng Get matched để chia sẻ tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email tùy chọn, bạn trả lương cho bao nhiêu người, và tiểu bang của bạn.

2. Cho chúng tôi biết ngôn ngữ bạn muốn dùng để bạn có thể làm việc với nhà cung cấp giao tiếp rõ ràng.

3. So sánh mô tả của các nhà cung cấp và hỏi cùng các câu hỏi bằng văn bản về cách tính khấu trừ, chi tiết pay stub, trách nhiệm nộp hồ sơ thuế, và hỗ trợ khi cần sửa.

RunWise Pay miễn phí cho chủ doanh nghiệp và không phải là nhà cung cấp payroll—chúng tôi giúp bạn tìm một nhà cung cấp. Đừng chia sẻ với chúng tôi SSN của nhân viên, EIN, số tài khoản ngân hàng, hoặc các hồ sơ nhạy cảm khác. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và ý định liên quan đến doanh nghiệp.

Nếu bạn cần hỗ trợ chung hơn, hãy xem Guides và Services để tìm hiểu payroll thường gồm những gì và cách lên kế hoạch cho giai đoạn cuối năm.