Что удерживают из зарплаты сотрудника?

Короткий ответ: обычно из зарплаты удерживают вот это

В большинстве случаев при расчете зарплаты в США деньги, которые удерживают из зарплаты сотрудника, обычно попадают в две категории: (1) налоги и (2) некоторые льготы или удержания, с которыми сотрудник согласился.

Обычно к налогам относятся федеральный подоходный налог, Social Security (FICA), Medicare (FICA) и иногда федеральный/государственный подоходный налог штата. К льготам обычно относятся, например, взносы на медицинскую страховку или пенсионные отчисления (если сотрудник их выбрал).

Не на каждой работе действуют одинаковые удержания. Точная сумма зависит от почасовой ставки (или зарплаты), выбранных сотрудником опций/льгот и правил вашего штата. Payroll-сервис должен показать подробную расшифровку на каждом payslip (расчетном листке).

RunWise Pay — бесплатный сервис подбора (не payroll-провайдер), поэтому мы поможем вам найти компанию, которая посчитает и подаст payroll-налоги и будет держать вашу payroll-комплаенс в порядке. При этом вам всё равно стоит подтвердить детали по вашим расчетным листкам и налоговым подачам письменно у выбранного провайдера.

Удержанные налоги (основные пункты): федеральный, Social Security, Medicare и налог штата

1. Федеральный подоходный налог: его удерживают по правилам IRS и в зависимости от того, что сотрудник указал в своей федеральной форме W-4 (например, статус подачи и allowances/exemptions — в применимых случаях).

2. Social Security и Medicare (FICA): это payroll-налоги, удерживаемые из зарплаты. Social Security применяется до определенного лимита по заработку, а Medicare обычно применяется к заработку без «потолка».

3. Налог штата на доход (если он есть): многие штаты удерживают подоходный налог штата с зарплаты сотрудников, но правила и ставки отличаются от штата к штату. В некоторых штатах нет налога на доход.

Важно время payroll-работ: налоги нужно каждый расчетный период посчитать, а затем своевременно уплатить и подать отчетность в нужные агентства. Дедлайны отличаются и могут со временем меняться — поэтому подтвердите процесс провайдера и календарь подачи документов.

Льготы и другие удержания: что «удерживается» помимо налогов

Некоторые удержания уменьшают зарплату сотрудника, хотя это не налоги. Частые примеры: взносы на медицинскую страховку, определенные взносы в пенсионный план, а также другие льготы до налога (pre-tax) или после налога (after-tax) — в зависимости от того, что предлагается.

То, является удержание до налога или после налога, влияет на то, как его учитывают при расчете payroll-налогов. Например, некоторые пенсионные взносы могут уменьшать налогооблагаемый доход (taxable wages) — в зависимости от типа плана.

Если вы настраиваете payroll в первый раз, попросите вашего payroll-провайдера четко объяснить, как каждое удержание отражается в расчетном листке — чтобы вы могли проверить, что суммы совпадают с выборами сотрудника и документами по льготам.

Как читать расчетный листок: смотрите расшифровку построчно

Расчетный листок обычно показывает: gross pay (до удержаний), затем каждую категорию удержаний, а затем net pay (то, что сотрудник реально получает).

Обычно вы увидите разделы:
- Earnings (часы/дни и ставка или зарплата)
- Удержания до налога (если применимо)
- Удержания после налога (если применимо)
- Tax withholdings (федеральный, Social Security, Medicare и налог штата — если применимо)
- Net pay

Если что-то выглядит неправильно — например, отсутствует какой-то тип налога, льгота отображается не на ту сумму, или суммы year-to-date не совпадают — остановитесь и сравните с W-4/выборами сотрудника и отчетом вашего payroll-провайдера. Попросите показать детали расчета именно за этот расчетный период.

Если вы меняете payroll-провайдеров или исправляете проблему с payroll, хороший провайдер поможет согласовать (reconcile) предыдущие расчеты и объяснит, что изменится дальше. Подтвердите письменно, какая поддержка входит в услугу (например, исправления расчетных листков, back-pay и обработка дедлайнов).

На что обратить внимание: payroll «красные флаги» (особенно если вы новичок в payroll США)

Когда вы отдаете payroll на аутсорсинг, следите за проблемами с ценами и сервисом — они могут привести к неверным удержаниям или задержкам.

К «красным флагам» относятся:
- Непонятные цены (нет четкого списка того, что входит)
- Скрытые комиссии (за налоговые подачи, изменения, исправления или дополнительные расчеты)
- Нет понятного объяснения, как они рассчитывают удержания и формируют расчетные листки
- Плохая поддержка или медленные ответы, когда у вас вопрос по payroll с жесткими сроками
- Давление подписать быстро, не проверив договор
- Заявления о «гарантиях», которые не конкретизированы (и не подкреплены понятным процессом)

Перед тем как подписывать, подтвердите письменно, что входит в услугу: ответственность за налоговые подачи, отчетность по расчетным листкам, обработку форм на конец года (W-2 и 1099, если применимо), поддержку direct deposit, как обрабатываются изменения по W-4/льготам, и что происходит, если нужны исправления. Также проверьте их сроки обработки поправок (amendments) или пропущенных подач.

Примечание по стоимости: payroll-сервисы часто берут базовую ежемесячную плату плюс плату за каждого сотрудника, а иногда — более высокие сборы за более частую выплату или дополнительные услуги. Диапазоны часто выглядят примерно как $40–$100+ в месяц плюс $4–$15+ за сотрудника в месяц (это не цитата), в зависимости от штата, графика выплат и того, что входит. Попросите провайдера перечислить всё построчно, чтобы не было сюрпризов.

Как подключиться (или перейти) с уверенностью с помощью RunWise Pay

Если вам нужен простой следующий шаг, начните с подбора payroll-сервиса, который сможет вести удержания и подачи по налогам для вашего бизнеса.

1. Используйте Get matched, чтобы указать название вашего бизнеса, имя контактного лица, телефон, опционально email, сколько людей вы оплачиваете, и ваш штат.

2. Сообщите нам ваш предпочтительный язык, чтобы вы могли работать с провайдером, который объясняет понятно.

3. Сравните описания провайдеров и задайте одни и те же вопросы письменно про расчеты удержаний, детализацию расчетных листков, ответственность за налоговые подачи и поддержку при исправлениях.

RunWise Pay бесплатен для владельцев бизнеса и не является payroll-провайдером — мы помогаем вам найти подходящего. Не передавайте нам SSN сотрудников, EIN, номера банковских счетов или другие чувствительные документы. Мы собираем только контактные данные и информацию о намерении вести бизнес.

Для более общей помощи посмотрите Guides и Services, чтобы понять, что обычно входит в payroll, и как планировать конец года.