Lịch lương hằng tuần vs hai tuần một lần vs nửa tháng

Ba lịch này nghĩa là gì?

Lương theo tuần nghĩa là nhân viên được trả lương một lần mỗi tuần, thường là 52 đợt trả lương mỗi năm. Lịch này phổ biến trong nhà hàng, bán lẻ, xây dựng và các doanh nghiệp khác sử dụng nhiều lao động theo giờ.

Lương hai tuần một lần nghĩa là nhân viên được trả lương sau mỗi hai tuần, thường là 26 đợt trả lương mỗi năm. Nhiều chủ doanh nghiệp thích lịch này vì đơn giản hơn lương theo tuần và cũng dễ dự đoán hơn cho nhân viên.

Lương nửa tháng nghĩa là nhân viên được trả lương hai lần mỗi tháng, thường vào các ngày cố định như ngày 15 và ngày cuối cùng của tháng. Thông thường sẽ có 24 đợt trả lương mỗi năm, nhưng các ngày này không phải lúc nào cũng rơi vào cùng thứ trong tuần.

Cách chọn lịch phù hợp

Nếu bạn muốn khoảng cách ngắn nhất giữa số giờ làm và ngày nhận lương, lương theo tuần thường là lựa chọn hấp dẫn nhất. Đổi lại là nhiều đợt payroll hơn, nhiều thời gian xử lý hơn và thường chi phí dịch vụ cao hơn.

Nếu bạn muốn một lựa chọn “vừa phải”, lương hai tuần một lần thường là lựa chọn dễ nhất cho nhiều doanh nghiệp nhỏ. Lịch này giúp nhân viên có lịch trả đều đặn và thường giúp giảm số đợt payroll so với lương theo tuần.

Nếu bạn muốn các ngày cố định trên lịch và số đợt trả lương ít hơn so với tuần hoặc hai tuần, lương nửa tháng có thể phù hợp với đội ngũ trả lương theo tháng lương (salaried). Lịch này có thể hơi khó hơn cho nhân viên trả lương theo giờ vì số giờ trong mỗi kỳ trả lương không phải lúc nào cũng giống nhau.

Chi phí có thể là bao nhiêu và vì sao nhà cung cấp payroll hỏi về lịch

Các nhà cung cấp payroll thường tính phí theo tháng cơ bản cộng thêm phí theo từng nhân viên, và tổng chi phí có thể thay đổi tùy theo tần suất trả lương, tiểu bang và những gì được bao gồm. Nói chung, payroll theo tuần có thể tốn hơn lương hai tuần hoặc nửa tháng vì có nhiều đợt trả lương hơn và nhiều công việc hơn.

Giá thông thường cho doanh nghiệp nhỏ thường dao động rất nhiều, vì vậy hãy xem mọi con số như ví dụ, không phải báo giá. Nhà cung cấp cũng có thể tính thêm phí cho các biểu mẫu cuối năm, nộp thuế, trả lương trực tiếp (direct deposit), thiết lập cho nhân viên mới, hoặc payroll đa tiểu bang.

RunWise Pay là dịch vụ miễn phí để ghép hợp, không phải nhà cung cấp payroll. Chúng tôi không chạy payroll, không nộp thuế, và không đưa lời khuyên về thuế hoặc pháp lý. Chúng tôi chỉ giúp ghép các chủ doanh nghiệp với các nhà cung cấp dịch vụ payroll phù hợp với nhu cầu của bạn.

Những câu hỏi cần hỏi trước khi bạn ký

Trước khi chọn lịch trả lương, hãy hỏi từng nhà cung cấp về những gì được bao gồm bằng văn bản. Điều này quan trọng vì có những báo giá có vẻ thấp cho đến khi thêm các khoản phí phát sinh.

1. Mỗi tháng hoặc mỗi năm có bao nhiêu đợt payroll được bao gồm?
2. Có bao gồm direct deposit không, và có phí theo mỗi đợt trả lương không?
3. Ai sẽ xử lý việc nộp thuế payroll, W-2s và 1099s?
4. Việc nộp bổ sung (amended returns), phiếu trả ngoài lịch (off-cycle checks), hoặc thiết lập nhân viên mới có mất thêm phí không?
5. Nhà cung cấp hỗ trợ payroll hằng tuần, hai tuần một lần và nửa tháng ở tiểu bang của tôi như thế nào?

Xác nhận câu trả lời bằng văn bản trước khi bạn ký. Nếu nhà cung cấp mập mờ, thúc bạn ký nhanh, hoặc không liệt kê rõ các khoản phí, thì đó là những dấu hiệu cảnh báo.

Những lỗi thường gặp của chủ doanh nghiệp

Một lỗi phổ biến là chọn lịch chỉ vì nghe có vẻ đơn giản. Một lịch “đơn giản” trên giấy vẫn có thể đắt hoặc bất tiện nếu đội của bạn chủ yếu là nhân viên trả lương theo giờ, hoặc dòng tiền thay đổi trong suốt tháng.

Lỗi khác là cho rằng mọi nhà cung cấp xử lý mọi lịch theo cùng một cách. Một số hệ thống làm tốt một lịch hơn lịch khác, và một số nhà cung cấp tính thêm chi phí cho các tần suất trả lương cụ thể hoặc các thiết lập đặc biệt.

Nếu bạn mới làm payroll tại Mỹ, bạn cũng rất dễ bỏ sót các quy định của từng tiểu bang hoặc quy tắc về ngày trả lương. Các quy định này khác nhau theo tiểu bang và có thể thay đổi theo thời gian, nên bạn luôn tự kiểm tra yêu cầu hiện hành của IRS và tiểu bang hoặc xác nhận với một nhà cung cấp payroll hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.

RunWise Pay có thể giúp gì

Nếu bạn đang cân nhắc giữa trả lương hằng tuần, hai tuần một lần hay nửa tháng, chúng tôi có thể giúp bạn ghép với các nhà cung cấp hỗ trợ đúng thiết lập bạn muốn. Bạn chỉ chia sẻ thông tin liên hệ và mục đích công việc, như tên doanh nghiệp, tên người liên hệ, số điện thoại, email (tùy chọn), bạn trả lương cho bao nhiêu người, tiểu bang, và ngôn ngữ mong muốn.

Chúng tôi không hỏi SSNs, EINs, số tài khoản ngân hàng, hoặc hồ sơ nhân viên. Bạn vẫn ở quyền kiểm soát, so sánh các lựa chọn và tự quyết định thuê ai.

Nếu bạn muốn so sánh nhà cung cấp, hãy bắt đầu tại đây: Get matched hoặc xem thêm trợ giúp dễ hiểu trong các guides.

Khi nào nên nhờ hỗ trợ thêm

Nếu bạn đang chuyển đổi lịch trả lương, trả lương cho người lao động ở nhiều tiểu bang, hoặc sửa một sai sót payroll, thì nên nhờ một nhà cung cấp payroll đủ năng lực, kế toán, hoặc chuyên gia thuế. Những lỗi nhỏ lúc thiết lập có thể dẫn đến các vấn đề lớn hơn về thuế và tiền lương về sau.

Hãy tìm nhà cung cấp có hỗ trợ rõ ràng, có danh sách bằng văn bản về các dịch vụ được bao gồm, và giải thích các mốc thời hạn bằng lời lẽ dễ hiểu. Tránh bất kỳ ai đưa ra báo giá mập mờ, giấu phí, hoặc không xác nhận bằng văn bản việc nộp thuế và các biểu mẫu cuối năm.